La incorporación remota es el proceso de incorporar nuevos empleados virtuales a tu equipo y empresa. Por lo general, se necesitan entre 1 y 3 meses para que los empleados remotos se acostumbren a la cultura, los sistemas, los procesos y las políticas de la empresa. La incorporación remota suele incluir una orientación y formación a través de la tecnología.
La incorporación exitosa de empleados remotos es fundamental para cualquier empleador que busque retener talento a largo plazo. La rotación es costosa y disruptiva, y casi el 20% de la rotación de empleados ocurre dentro de los primeros 45 días de empleo.
Teniendo esto en cuenta, un programa de incorporación sólido es una de las inversiones más valiosas que puedes realizar para crear un equipo de ventas eficaz.
La incorporación de empleados remotos puede presentar más desafíos. Existe una barrera mayor para la comunicación y la creación de confianza. Cuando los nuevos empleados están físicamente distantes del equipo, quieres que se sientan incluidos. A continuación, te ofrecemos algunos consejos para incorporar empleados remotos.
Cómo incorporar empleados remotos
- Prepara al resto de tu equipo para la llegada del nuevo empleado
Aunque es posible que el nuevo miembro de tu equipo no esté trabajando directamente junto con tus otros empleados, debes hacer que se sienta incluido y parte del equipo. La creación de esta dinámica comienza antes de la llegada del empleado.
Cuando decidas realizar una nueva contratación remota y tengas una fecha de inicio establecida, comunica los detalles necesarios al resto de tu equipo. Cuéntales sobre su nuevo colega, cuál será su trabajo y comparte su fecha de inicio.
Asigna a un miembro actual de tu equipo para que sea su amigo o mentor y pueda servirle como interlocutor para preguntas y apoyo para que no se sienta perdido o inseguro de dónde acudir en busca de orientación.
Asegúrate de que los miembros actuales de tu equipo sepan que deben estar disponibles para apoyar a tu nuevo empleado según sea necesario para que se sienta capacitado para hacer preguntas y obtener la ayuda que necesita.
- Ten listo su equipo tecnológico con anticipación
Además de preparar a tu equipo actual para apoyar a tu nuevo empleado, asegúrate de que todas las herramientas o equipos tecnológicos que necesita para realizar su trabajo con éxito estén listos a su llegada. Tener problemas de TI cuando se trabaja de forma remota puede ser un desafío, por lo que mitigar estos problemas para le nuevo empleado favorece una transición sin problemas.
Para los trabajadores remotos, tener el equipo adecuado y el acceso al sistema en orden es muy importante para la productividad, especialmente cuando no se cuenta con soporte técnico en el sitio como lo tienen muchos trabajadores de oficina.
Dependiendo de los recursos que tengas disponibles, haz arreglos para que le entreguen el equipo necesario a tu nuevo empleado antes del primer día para que pueda comenzar a trabajar. Además, si tu nuevo empleado necesita acceso a algún sistema especial, documenta los pasos que debe seguir para obtener acceso para que el empleado pueda comenzar a solicitar de inmediato el acceso que necesita para desempeñar su función.
- Ten listos documentos digitales de incorporación y cultura empresarial
Puedes crear un plan de 100 días que sirva como hoja de ruta de incorporación para nuevos empleados. Dependiendo de la declaración de trabajo del empleado, el plan de 100 días puede consistir en capacitación clave, documentación de la declaración de trabajo e hitos importantes que el nuevo empleado debe completar durante sus primeros 100 días en el trabajo.
Si bien no es necesario crear un plan de 100 días, tener un plan que documente claramente lo que el nuevo empleado puede esperar a medida que se pone al día es increíblemente útil para quien trabaja en un entorno remoto.
Esto podría significar tener hitos documentados de 30, 60 y 90 días para tu empleado o un plan de incorporación personalizado sólido que se actualice para cada empleado.
Independientemente del enfoque que adoptes, planificar cómo serán los primeros meses de trabajo para tus nuevos empleados es una de las mejores prácticas que puede prepararlos para el éxito en tu organización.
- Programa reuniones individuales periódicas
A medida que tu nuevo empleado hace la transición a su puesto, programa reuniones individuales periódicas con él para mantenerte en comunicación y ofrecerle apoyo según sea necesario.
Si bien tener reuniones individuales es una práctica estándar para la mayoría de los gerentes con todos sus empleados, es posible que debas considerar realizar controles más frecuentes con tus nuevos empleados que trabajan de forma remota.
Para los empleados que aún se están adaptando a sus roles, tener un documento estructurado donde puedan compartir preguntas o puntos de conversación que les gustaría cubrir durante sus reuniones individuales puede ser útil para mantener las conversaciones encaminadas.
Puedes utilizar tus reuniones individuales iniciales para verificar los principales hitos del plan de incorporación de tus empleados y ofrecer un espacio seguro para cualquier pregunta o apoyo que puedan tener. Entablar conversaciones periódicas con tus nuevos empleados es una forma eficaz de comenzar a generar confianza.
- Organiza reuniones de bienvenida por videoconferencia con el equipo
El 35% de los trabajadores remotos informan que se sienten solos dos o tres días a la semana. Para quienes se están adaptando a un nuevo entorno laboral, estos sentimientos podrían amplificarse.
Una forma eficaz de apoyar a los nuevos empleados remotos es programar reuniones introductorias con los demás miembros del equipo. No es necesario que estas reuniones se realicen semanalmente. Sin embargo, dentro de las primeras semanas de unirse a tu organización, tu nuevo empleado debería tener tiempo asignado para tener reuniones cara a cara con sus nuevos colegas a través de una plataforma de videoconferencia.
Al igual que una reunión con un gerente, estas conversaciones iniciales son útiles para generar confianza entre el nuevo empleado y los empleados actuales. Además, estas reuniones le dan a tu nuevo empleado la oportunidad de sentirse incluido.
- Establece expectativas y normas de trabajo claras
Comunicar claramente las expectativas sobre la declaración de trabajo del nuevo miembro del equipo es especialmente importante para quienes trabajan de forma remota. Si bien algunos empleados prosperan trabajando de forma independiente, otros pueden necesitar responsabilidad externa para mantenerse motivados.
Establecer expectativas claras sobre las funciones y responsabilidades de tu nuevo empleado es esencial cuando comienza a trabajar en tu organización. Esto puede consistir en indicar claramente cuáles son sus funciones y entregables clave, asegurarte de que sepa cuándo asistir a reuniones clave y compartir las normas de trabajo que su equipo haya establecido.
- Fomenta la comunicación excesiva
Cuando se trabaja con empleados remotos, la comunicación regular es esencial.
Para los equipos remotos, comunicarse excesivamente puede significar proporcionar el estado de los entregables incluso cuando no se solicita, mantener actualizado su Slack o sistema de mensajería instantánea y confirmar la recepción y comprensión de los mensajes que se comparten electrónicamente.
Básicamente, debido a que no se puede confiar en la comunicación en persona o el lenguaje corporal para garantizar la comprensión o la responsabilidad, mantener un canal de comunicación abierto (especialmente con los nuevos empleados que se están aclimatando al trabajo remoto) crea una experiencia laboral más positiva para todos los involucrados.
