Desafortunadamente, algunos empresarios evitan delegar por temor a poner en peligro la seguridad laboral o posiblemente interrumpir el flujo del equipo. Sin embargo, hay algunos resultados muy positivos de la delegación si se hace correctamente.
La delegación puede ser una herramienta muy eficaz para gestionar el tiempo y la productividad. Sin embargo, es importante que nunca «pases» tus asignaciones no deseadas o fallidas a otros. Este método es transparente y puede resultar frustrante y causar resentimiento entre tu equipo. También podrías perder cierto nivel de respeto si los empleados no se sienten respetados.
Las buenas estrategias de delegación incluyen considerar cuidadosamente lo que puedes hacer para hacer crecer tu equipo durante el proceso de delegación. A continuación, presentamos 3 importantes beneficios de la delegación eficaz y lo que puedes hacer para que el proceso se desarrolle sin problemas.
Delega tareas de baja prioridad para aumentar la productividad
A medida que comienzas a buscar formas de maximizar tu productividad, los expertos en administración del tiempo recomiendan mantener un registro del tiempo de todas tus actividades durante al menos dos semanas. El propósito de esta tarea es realizar un seguimiento de tus asignaciones de alta y baja prioridad.
Cuando tienes mucho que hacer, comienzas a sentirte apurado y no produces tu mejor trabajo. Busca las cosas que haces a diario que se pueden delegar en otra persona competente. Haz una lista de las asignaciones que te gustaría delegar. Si tu equipo es bastante grande, también puedes anotar los nombres de las personas a las que estás considerando asignar ciertas tareas. Revisa tu lista para asegurarte de que estás asignando a las personas correctas.
Reduce el estrés integrando tu carga de trabajo
Como empresario, probablemente se te ha encomendado hacer muchas cosas en poco tiempo. Al trabajar solo, te limitas a solo aquellas cosas que puedes lograr. Con el aumento de la tecnología y la demanda de logros, ese papel de la administración evoluciona enormemente en el transcurso de un año. A medida que los roles laborales se expanden, se vuelve difícil ver cómo tendrás tiempo para comprometerte con todo lo que está en tu agenda. Puedes encontrar dificultades para gestionar tus crecientes demandas. Un pequeño acto de desorganización puede hacer que tu día y la moral de tu equipo caigan en una espiral descendente. A través de la delegación, puedes obtener un mejor control de tu día mientras trabajas para crear un entorno de “responsabilidad compartida” entre tu equipo.
Si tu escritorio está desordenado y tu agenda desbordada, no estás utilizando de manera efectiva las fortalezas de un entorno de equipo. Puedes administrar las demandas que se te imponen tomando medidas para lograr tus objetivos de manera realista. Considera la delegación como un medio para ayudarte a lograr más a medida que amplías tu capacidad de gestión. Toma la determinación de reasignar algunas de tus cargas de trabajo y supervisa periódicamente la progresión. Tu nivel de estrés disminuirá cuando estés más confiado en tu función como gerente. Considera que puedes ayudar a otros a tener éxito y agregar valor a la organización otorgándoles más responsabilidad. Para un crecimiento máximo, asegúrate de elegir delegados que sean competentes para completar las tareas.
Apunta a fomentar la moral del personal
Cuando eliges no delegar, es posible que te estés perdiendo una excelente oportunidad para ofrecer tu conocimiento y apoyo a los demás. Un punto de vista que a menudo se pasa por alto es que la delegación puede ser una poderosa herramienta de motivación para los empleados. Los deberes adicionales pueden ayudar a mejorar tu base de conocimientos y desarrollar aún más tus habilidades laborales. En algunos casos, se descubrirán talentos ocultos.
Por ejemplo, puedes saber que has asignado una tarea de administración de documentos a una persona con habilidades excepcionales en investigación de Internet, Outlook y Excel. Los delegados no solo deben estar facultados para tomar decisiones, sino que también deben comprender que la ayuda y la orientación están ahí si la necesitan. Tu trabajo consiste en comunicar claramente las instrucciones y expectativas. Cuando los empleados reciben las herramientas adecuadas para tener éxito, es menos probable que fracasen.
La supervisión del proceso de delegación se puede realizar mediante reuniones de lluvia de ideas, documentación escrita y seguimiento. Luego, se utiliza la retroalimentación para confirmar si la estructura es sólida o si algunas ideas deben ser revisadas. Debes examinar si es necesario algún nivel de capacitación formal o informal para ayudar a los delegados a tener éxito. Ten en cuenta que debes reiterar a los empleados que están haciendo una contribución valiosa al éxito de la organización y que sus esfuerzos son muy apreciados. La iniciativa de satisfacción de los empleados gira en torno a un buen portafolio de competencias laborales, una buena reputación y un reconocimiento adecuado al trabajo bien hecho.
En conclusión, maximizar las habilidades de los empleados y gerentes es un beneficio clave de la delegación efectiva. El resultado final es una mayor satisfacción laboral para ambas partes. El empresario o gerente desarrolla habilidades mediante el ejercicio de buenas prácticas de liderazgo que involucran la selección, dirección y entrenamiento de los delegados individuales o de equipo; y el delegado desarrolla habilidades tomando una directiva y procediendo con empoderamiento para completar la tarea. Con apoyo, orientación y todos los recursos disponibles, los empleados se sienten seguros de que son una parte importante del diseño estratégico del departamento y, por lo tanto, de la organización.
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