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5 herramientas para ayudar a tu equipo a colaborar mejor

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Actualizado 16 | 04 | 2018 07:00

Herramientas colaboración

La colaboración puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso de una organización. De hecho, una encuesta encontró que el 86% de las personas atribuyen fallos en el lugar de trabajo a la falta de colaboración.

En la era actual de equipos y trabajadores remotos, la tecnología juega un papel esencial en la colaboración. Por ejemplo, las herramientas que emplean la inteligencia artificial evitan la monotonía y suman sugerencias, haciendo la colaboración más rápida y más fácil.

Hoy en día hay nuevos tipos de herramientas de colaboración que no existían hace unos años. Entre ellas, destacamos cinco que influirán en tu negocio de la mejor manera posible.

Herramientas de videoconferencia

No hace mucho tiempo, la videoconferencia era difícil de configurar y, por tanto, se usaba con poca frecuencia. El avance ha sido rápido y se está convirtiendo en una forma rutinaria de colaborar. Algunas pequeñas empresas y departamentos lo utilizan diariamente, porque el coste de las aplicaciones ha bajado, el ancho de banda y la velocidad de la red han aumentado, haciendo la conectividad más fiable, y la facilidad de uso ha mejorado.

Ahora se puede participar en una conferencia en tu smartphone, tablet, ordenador o televisión. WebEx, Zoom, GoTomeeting, Join.me y Skype son algunas alternativas. Y si quieres aún más, comparte tu video reunión con un grupo en Facebook en vivo -aplicaciones como Zoom te permiten emitir al instante a tu página de Facebook-.

Herramientas de voz

A lo largo del día, varias veces sólo necesitas una respuesta rápida de alguien. ¿Pero qué pasa si estás en otro lugar o en otra ciudad?

Seguramente, puedes coger tu teléfono fijo o smartphone, o enviar un correo electrónico, pero entonces puede que tengas que esperar horas para una respuesta. Los empresarios emprendedores de hoy en día, en cambio, utilizan aplicaciones de mensajería de voz. Estas aplicaciones pueden permanecer abiertas y permanentemente en tu escritorio mientras trabajas. Por lo general, muestran si la persona a la que deseas contactar está disponible y, además, ofrecen tanto mensajes de texto instantáneo y llamadas de voz.

Añade la posibilidad de compartir pantallas y enviar archivos, que son más fáciles de usar que el correo electrónico o las llamadas telefónicas cuando necesitas respuestas rápidas durante todo el día.

Nextiva tiene una aplicación para la colaboración de voz rápida, pero también puedes echar un vistazo a las aplicaciones de mensajería instantánea y de llamadas telefónicas y de videoconferencia (hangouts) de Skype y Google. Las herramientas de colaboración de voz como éstas hacen que tu empresa sea más ágil y rápida, minimizando innumerables retrasos cada día.

Herramientas de colaboración de proyectos

Las primeras herramientas de gestión de proyectos eran esencialmente calendarios y hojas de cálculo, utilizadas principalmente para realizar un seguimiento de los plazos y responsabilidades. Las herramientas de gestión de proyectos actuales todavía ayudan a gestionar los plazos y las responsabilidades, pero hacen mucho más, mediante la integración de funciones de colaboración sofisticadas, incluyendo almacenamiento de archivos compartidos, lugares para que los miembros del equipo dejen comentarios y hagan preguntas, así como mensajería instantánea, compartición de pantallas y conferencias, todo en un espacio de trabajo virtual.

Estas herramientas, como Slack, Trello y Basecamp, pueden reunir a los miembros del equipo sin importar cuán dispersos estén en el mundo real, así que todo el mundo sabe  en un único panel lo que todo el mundo está haciendo con las funciones de programación, comunicaciones, administración de archivos y coordinación.

Herramientas de diseño visual

¿Sigues pasando por el lento proceso de llamadas de un lado a otro, viajando y cargando planos y cuadernos, o enviando por correo electrónico maquetas? Si eres un desarrollador de diseño, de un sitio web o una aplicación, o un fotógrafo, arquitecto, paisajista o diseñador de interiores, las herramientas de colaboración de diseño visual tienen el poder de transformar la forma en que trabajas con los clientes.

Uno de los desafíos que enfrentan los profesionales creativos es encontrar un terreno común con sus clientes y otros miembros del equipo durante el proceso de diseño interactivo.

Para lograr la colaboración sin esfuerzo y la capacidad de obtener fácilmente comentarios sobre el producto visual, existen aplicaciones como GoVisually, InVision, Mural, Concept Board y Prevue.

Colaboración móvil

Hoy en día las soluciones de colaboración móvil son capaces de explotar las características de los smartphones y tabletas para que puedas hacerlo desde casi cualquier lugar.

Puedes tener correo electrónico, contactos, calendario y tareas con sincronización continua a través de dispositivos, mientras monitorizas proyectos y asignas y compartes tareas.

Avaya Mobile Collaboration e IBM Mobile Collaboration Services ofrecen soluciones robustas, pero también puedes probar 8X8, Asana y Huddle para obtener opciones más asequibles.

Por último, recuerda que hay muchas soluciones de colaboración en el mercado. Haz algunas averiguaciones sobre lo que está disponible y podrías cambiar -para mejor- la forma en que tú y tu equipo trabajáis.