Las organizaciones de ventas pueden ganar mucho al incorporar principios de gestión de proyectos en sus operaciones. Si bien la gestión de proyectos de ventas está poco definida y, a menudo, se pasa por alto, el liderazgo de ventas debería al menos considerar incluir los principios básicos en sus objetivos más amplios y en el día a día de los representantes de ventas.
A continuación, veremos más de cerca cómo puede ser la gestión de proyectos en el contexto de las ventas y cómo la aplicación de sus principios a los esfuerzos de ventas puede proporcionar un gran impulso a las organizaciones de ventas.
Gestión de proyectos en procesos de ventas
La gestión de proyectos, como concepto, puede tener un lugar en el contexto de la mayoría de los procesos de ventas. Cuando desglosas un proceso de ventas, cada paso, desde la prospección hasta la cualificación, la presentación y el cierre, esencialmente cualifica como una etapa de un proyecto mayor.
Un prospecto no se convierte en un cliente por arte de magia. Llegar ahí generalmente requiere una progresión cuidadosamente conducida, dividida en pasos incrementales. Por ejemplo, la prospección y la cualificación de un cliente potencial pueden implicar pasos como investigación, llamadas de descubrimiento y programación de demostraciones.
En teoría, todos esos pasos pueden tratarse como entregables individuales, compartimentados en flujos de trabajo detallados y rastreados por múltiples partes interesadas. A su vez, los objetivos generales respaldados por esos entregables se vuelven más directos, menos imponentes y más simples.
Gestión de proyectos entre equipos
Una organización de ventas promedio generalmente se compone de varios equipos, que pueden incluir desarrollo de ventas, desarrollo comercial, administración de cuentas, ventas de campo, ventas internas y una serie de otros subconjuntos de un departamento de ventas.
La gestión de proyectos a menudo se aprovecha como un medio para conectar una serie de partes interesadas en varios equipos. Fomenta la colaboración para romper los silos y facilitar la comunicación productiva entre varios participantes del proyecto: los equipos de ventas pueden beneficiarse de la adopción de esos procesos.
Aplicar los principios de gestión de proyectos a los procesos de ventas y otras actividades de ventas clave que pueden reducir las redundancias, optimizar las operaciones de ventas, hacer que los esfuerzos de ventas sean más predecibles y ofrecer a los líderes de ventas una mejor visibilidad de cómo operan sus equipos y organizaciones más amplias.
Cómo la gestión de proyectos ayuda a las ventas
- Aumenta la responsabilidad entre los representantes
Una mayor visibilidad es un elemento básico de todo lo relacionado con la gestión de proyectos. El software que respalda este tipo de esfuerzos generalmente permite a los gerentes de proyectos ver dónde se encuentran las distintas partes interesadas y el personal con respecto a sus contribuciones a un proyecto.
La misma mentalidad se puede aplicar al incorporar los principios de gestión de proyectos en los esfuerzos de ventas. Los gerentes de ventas, que operan en una capacidad de estilo de gestión de proyectos, tienen visibilidad de los flujos de trabajo y el progreso general de sus representantes.
Ese tipo de información fácilmente disponible sobre el desempeño de cada representante se presta a una mejor disciplina y una mayor responsabilidad. Si los representantes saben que sus gerentes pueden controlar sus operaciones diarias, es menos probable que se relajen y dejen que ciertas responsabilidades se queden en el camino.
- Se presta a una mejor productividad
La gestión de proyectos es, en esencia, una serie de principios dedicados a agilizar el logro de objetivos y aumentar la productividad dentro de ciertas limitaciones, incluido el presupuesto, el alcance y el tiempo.
Esos principios y beneficios pueden aplicarse a tus operaciones de ventas. Aprovechar las tácticas de gestión de proyectos para respaldar los objetivos y las metas más amplias de tu organización de ventas hace que tus esfuerzos de ventas sean más manejables, productivos y eficientes.
- Ofrece a los representantes más claridad en cuanto a sus responsabilidades
La delegación táctica y medida de responsabilidades es un elemento básico de cualquier esfuerzo exitoso de gestión de proyectos. La gestión eficaz de proyectos se basa en la capacidad de una organización para dividir claramente y asignar tareas a varias partes interesadas dentro de ella.
Cuando aplicas esos principios a los objetivos operativos y metas generales de una organización de ventas, puedes dar a los representantes más claridad sobre lo que se espera de ellos y cómo se supone que deben cumplir con esas responsabilidades.
- Brinda orientación a los vendedores a través de cronogramas claramente definidos
La falta de comprensión del «cuándo» detrás de los esfuerzos de ventas puede afectar enormemente la dirección y la productividad de una organización de ventas. Definir claramente los plazos es un componente clave de la gestión de proyectos.
Cuando los vendedores tienen plazos definitivos y fácilmente visibles adjuntos a sus responsabilidades, tienen una mejor comprensión de las expectativas del liderazgo y una base sólida sobre cómo pueden asignar su tiempo y esfuerzo de la manera más efectiva.
- Hace que los planes de ventas colaborativos sean más productivos
La mayoría de los planes de ventas exitosos involucran algún tipo de colaboración. Los vendedores en prácticamente todos los roles o grados de antigüedad pueden ganar mucho al compartir libremente objetivos, ideas y otra información clave.
La colaboración es fundamental para la gestión eficaz de proyectos. Los proyectos más amplios a menudo involucran a las partes interesadas en varios equipos, y facilitar la comunicación y las asociaciones fluidas entre esos diferentes organismos hace que el logro de objetivos sea más consistente y una mejor ejecución.
Fomentar la colaboración entre los representantes de desarrollo de ventas, desarrollo comercial, administración de cuentas, operaciones de ventas y cualquier otro organismo dentro de una organización de ventas permite una mayor cohesión y cumplimiento de los objetivos operativos y estratégicos.
La aplicación de prácticas y principios de gestión de proyectos en el contexto de un proceso de ventas puede ser de gran ayuda para cualquier organización de ventas que tenga dificultades con la organización, la comunicación abierta y otras funciones clave que contribuyen a que las operaciones diarias sean más fluidas y al logro de objetivos más amplios.
Si tu negocio se está arrastrando debido a los silos dentro del departamento de ventas, la comunicación dispersa, la responsabilidad o la delegación de tareas, investigar los principios y recursos de gestión de proyectos podría ser lo mejor para ti.
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