Estipular como algo no negociable que tú y tu personal actualicéis los proyectos al final de cada día es una de las claves

5 consejos para aprovechar al máximo tu herramienta de gestión de proyectos

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Actualizado 05 | 10 | 2020 07:00

Gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos son muy importantes para un equipo remoto y muchos de nosotros estamos trabajando de forma remota o en una situación híbrida.

A continuación, te damos cinco consejos para obtener el máximo valor de tu herramienta de gestión elegida, ya sea Slack, Asana, Zoho Projects, Trello, Basecamp, Liquid Planner o cualquier otra.

  1. Decide quién debe publicar: Todo el mundo debería publicar, pero del 80 al 90% de las veces, la persona que debería publicar una tarea o una actualización de una tarea es la persona responsable de la tarea en sí. Tal vez el 10 o el 20% de las veces, será un compañero comentando algo que alguien más ha hecho o asignando una tarea a otra persona, o podría ser el gerente de esa persona. Evita la trampa, como gerente de un subordinado directo, de ser el responsable de todas las cosas pendientes en la lista de tareas de administración de proyectos de esa persona. Esto te permite ver si las personas de tu equipo tienen claro lo que se supone que deben hacer. Dejarlos crecer profesionalmente al poseer su propia lista de tareas es una excelente manera de ayudar a que tu equipo se desarrolle.
  1. Actualización diaria: Estipula como algo no negociable que tú y tu personal actualicéis los proyectos al final de cada día. Realizar las actualizaciones, tomar los porcentajes de finalización en una tarea del 10 al 30%, o poner un par de comentarios solo os llevará 5 o 10 minutos.
  1. Aprovecha tu feed: Prácticamente, todas las herramientas de gestión de proyectos tienen un feed y todos están familiarizados con esto, ya sea el de Facebook o el feed de tu herramienta de proyectos. Te muestra todas las novedades ordenadas cronológicamente.
  1. Utiliza la aplicación móvil: Otro truco tiene que ver con mirar el feed a través de una aplicación móvil. Muchos de estos programas tienen un montón de funciones y opciones que pueden obstaculizar la obtención de una visión general del progreso de tu equipo. Así que intenta omitir la versión de escritorio y controla la transmisión a través de tu teléfono o tableta. Suele ser mucho más limpio y fácil de navegar.
  1. Aprende a filtrar: Las herramientas de gestión de proyectos te dan la posibilidad de, con un clic, ordenar todos los proyectos de la empresa y filtrar los que quieres ver en cada momento. Puedes filtrar por proyectos, tareas o responsabilidades de otros miembros del equipo. Por lo tanto, asegúrate de conocer tu programa y sus características. Es probable que te facilite mucho las cosas.

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