Maneras efectivas para sacarles el máximo partido a las reuniones

8 herramientas para gestionar tus reuniones

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Actualizado 25 | 09 | 2019 07:00

Gestionar reunión

Tus reuniones pueden ser una molestia, pero no tienen por qué serlo. Si estás utilizando un servicio como Google Calendar, iCloud Calendar u Office 365, hay muchas maneras de sacarles partido.

Aquí están algunos consejos, herramientas, trucos y aplicaciones esenciales para aprovechar al máximo tu agenda y reuniones con facilidad.

Agregar automáticamente cosas importantes

Si usas tanto Gmail como Google Calendar, puedes agregar vuelos, reservas y otros eventos a tu agenda automáticamente. Simplemente abre Google Calendar, dirígete a Configuración, selecciona Eventos de Gmail y activa la opción “Agregar eventos desde Gmail”.

Borrar citas pasadas

Con los años, probablemente hayas acumulado un montón de fechas y eventos, por lo que es hora de deshacerse de ellos.

Para Google Calendar, vete a calendar.google.com, dirígete a Configuración y luego encuentra el calendario que deseas eliminar. Haz clic en Eliminar calendario, luego Darse de baja y luego Eliminar calendario nuevamente.

En Outlook, haz clic con el botón derecho en el nombre del calendario que deseas eliminar, luego presiona “Eliminar calendario” y presiona “Sí”.

Para los calendarios de iCloud, vete a iCloud.com, selecciona Calendario, luego haz clic en “Editar” en la parte inferior de la pantalla. Presiona el botón rojo para cualquier calendario que desees eliminar, luego haz clic en “Eliminar”.

Agregar eventos en un instante

Cuando solo necesitas obtener una cita en el calendario y los asistentes de voz pueden ayudarte. Pídele a Siri, al Asistente de Google o a Amazon Alexa que creen una cita, especifiquen el nombre del evento y la hora, y ya está todo listo. Los usuarios de Amazon deberán vincular sus calendarios con Alexa primero, y los usuarios de Google Home deben habilitar la personalización.

¿No quieres usar tu voz? Si tienes Google Calendar, puedes agregarlos escribiéndolos directamente en la Búsqueda de Google. Pruébalo escribiendo “Haz una cita para el mediodía de mañana” o “Agrega un evento para mañana al mediodía”, luego presiona el botón “Crear evento” en la parte superior de los resultados de búsqueda.

Establecer tiempos de alerta predeterminados

No permitas que tu aplicación decida el mejor momento para notificarte un evento.

Para Google Calendar, dirígete a Configuración, selecciona tus calendarios, desplázate hacia abajo a Notificaciones de eventos (en la web) o notificaciones predeterminadas (en el móvil) y selecciona “Agregar una notificación”.

Para iCloud Calendar, vete a Configuración, selecciona Calendario, luego selecciona Tiempos de alerta predeterminados.

Para Outlook, haz clic en la pestaña Archivo, haz clic en Opciones, haz clic en Calendario y luego haz clic en una nueva ventana en la sección Opciones de calendario.

Obtener sugerencias para fijar reuniones

Para comprobar la disponibilidad en Google Calendar, crear un evento de la aplicación web y añadir a los invitados, vete a “sugerencias de fechas”. Amazon Alexa también sugiere los horarios de reuniones cuando se dice “programar una reunión con [nombre del contacto]”, y Microsoft Outlook ofrece un asistente de programación en sus aplicaciones web y de escritorio. (Ten en cuenta que estos trucos solo funcionan si el calendario del invitado es público o lo ha compartido contigo).

Los usuarios de Slack, Microsoft Teams y Hipchat también deberían consultar Meekan, que sugiere el mejor momento para reunirse y luego sincroniza la hora acordada con los calendarios de todos.

Aprovechar las herramientas de programación

Si no tienes acceso al calendario de tus invitados, puedes seguir usando herramientas de terceros para ayudarles a llegar a la hora de la reunión. Meetingbird lo permite a los asistentes Google Calendar y Office 365, pero admite más tipos de reuniones (con una suscripción opcional) y servicios de agenda (incluido Outlook y iCloud). Ingresa la ubicación de cada participante y el sitio web te ayudará a elegir una hora de reunión que esté dentro del horario de trabajo de todos. Para fijar una reunión sin registrarte en el servicio en todo momento, consulta Doodle.

Probar con una aplicación diferente

Si bien puedes crear tu propio calendario, también puedes probar alternativas de terceros. En iOS, Fantastical 2 te permite agregar eventos usando frases de lenguaje natural, admite temas (con tamaños de fuente personalizados), y puede enviarlos rápidamente por mensaje de texto, correo electrónico y más. (También está disponible para Mac.) Rooster tiene una vista práctica del navegador para saltar a futuras fechas y ayuda a administrar tareas importantes que no están en el calendario, fijándolas en la parte superior de la pantalla.

La aplicación de calendario es menos dinámica en Android, pero es una alternativa simple a la aplicación predeterminada de tu teléfono, con colores y widgets personalizables. Y si deseas tener una sola aplicación para correo electrónico y calendario, consulta Microsoft Outlook. (No te dejes engañar por el nombre, también funciona con Google Calendar y Gmail y también está disponible para iOS).

Usar IFTTT para más trucos

IFTTT es un servicio gratuito para automatizar tareas en Internet y es una forma útil de agregar información útil a tus calendarios. IFTTT también puede realizar acciones automáticamente en función de la información que ya está en tu agenda. Cuando un evento está a punto de comenzar en tu calendario de Office 365, por ejemplo, puede enviarlo también a tus colegas.

Para comenzar, explora algunas aplicaciones de muestra para el Calendario de iOS, el Calendario de Google y el Calendario de Office 365. Tendrás que crear una cuenta IFTTT y vincularla a tu calendario para comenzar a automatizar las tareas.

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