Bienvenido al nuevo lugar de trabajo híbrido, donde las personas trabajan en una combinación de en la oficina y de forma remota

6 trucos de productividad en una oficina híbrida

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Actualizado 18 | 06 | 2021 11:48

Productividad laboral

Imagínate que tienes un proyecto que vence en un mes, pero solo estás en la oficina con los otros miembros del equipo cada dos martes y viernes. Y cada vez que estás allí, parece que te has dejado algo que necesitas en tu oficina en casa.

Además, la empresa contrató a un nuevo miembro del equipo que se encuentra en una zona horaria diferente y estás tratando de ponerte al día con la nueva versión de la plataforma de colaboración de tu empresa. ¿Cómo se supone que vas a mantenerte productivo y cumplir con tu fecha límite?

Bienvenido al nuevo lugar de trabajo híbrido, donde las personas trabajan en una combinación de en la oficina y de forma remota, y pocos están seguros de cómo organizarse y hacer las cosas. Los empleadores lo están resolviendo a medida que avanzan. Hasta ahora, no hay datos, métricas o análisis que muestren qué va a ser mejor para una empresa.

¿Cómo se supone que debes mantener en orden los horarios en conflicto, recordar lo que vas a necesitar en un día determinado y crear sistemas y rutinas cuando los miembros de tu equipo están trabajando en diferentes lugares en diferentes momentos? Aquí hay seis formas de organizarte y hacer las cosas.

  • Conoce las reglas básicas: A medida que la empresa hace planes para el lugar de trabajo híbrido, deberías recopilar información sobre lo que necesitas para hacer el trabajo. Sé comunicativo porque este no es un entorno único para todos. Cada equipo tiene que decidir cuál es la combinación óptima de híbrido de oficina y hogar. Idealmente, habrá al menos varias horas al día, algunos días a la semana, cuando los horarios de los miembros del equipo se superpongan y puedan colaborar. Una vez que estés familiarizado con cuándo se espera que los miembros del equipo entren y salgan de la oficina y estén disponibles para reuniones o sesiones de colaboración, cómo se medirán los resultados y otras expectativas, tendrás un marco de trabajo. Eso es esencial para ayudarte a evitar el exceso de trabajo y el agotamiento. Mucha gente se queja de que trabajan 24 horas la día, 7 días a la semana, porque no saben cuáles son los límites.
  • Establece una “oficina base de operaciones”: Hay mucha especulación sobre cómo se utilizará el espacio de oficina una vez que los equipos comiencen a operar de manera híbrida. Una sugerencia es el «hot-desking», en el que los trabajadores comparten las estaciones de trabajo, y tal vez incluso por orden de llegada. Pero esta opción deja a las personas en la oficina con una sensación real de que son transitorias. No tienen ningún sitio para dejar sus cosas, cambian cada día  y tienen que reorientarse. Y esto realmente socavará su productividad. En su lugar, prueba los escritorios compartidos donde puedes tener dos equipos que rotan dentro y fuera de las estaciones de trabajo de una manera estructurada. Incluso si compartes una oficina con otra persona a tiempo parcial, aún puedes mantener allí una colección de los artículos que necesitas durante el transcurso de tu jornada laboral en lugar de luchar por los mejores asientos con los miembros de tu equipo.
  • Planifica tres días seguidos: Cuando tu horario cambia con regularidad, tratar de planificar el día a día no será suficiente. Mirar hacia el futuro a tres días vista te dará una idea de lo que necesitas planificar. Por ejemplo, si estás en la oficina durante dos días y luego trabajas de forma remota, puedes planificar mejor las situaciones que surgirán.
  • Comparte el acceso a la información y el trabajo: Pocas cosas son más perjudiciales para la productividad que no tener los archivos, los datos o el producto de trabajo que necesitas. Las empresas híbridas simplemente tendrán que tener una base más digital. Además, deberás establecer reglas básicas para administrar archivos en papel, suministros y tecnología. Los archivos en papel o los datos normalmente deben permanecer en la oficina, especialmente si otros miembros del equipo los necesitan. Eso puede requerir que pienses más en los datos que necesitarás cuando trabajes desde casa.
  • Utiliza las herramientas adecuadas: Una de las mejores formas de asegurarte de que otros tengan acceso a la información que necesitan es utilizar plataformas de colaboración basadas en la nube. Y si bien varias plataformas tienen sus fortalezas, la clave para ser más productivo es asegurarte de que los miembros de tu equipo estén usando las mismas plataformas y que haya algunas pautas sobre cómo usarlas. Si tienes miembros del equipo que utilizan diferentes plataformas, es posible que otros no puedan acceder fácilmente a ese trabajo y datos, lo que puede causar retrasos e ineficacia.
  • Gestionar reuniones e interrupciones: Si hay menos horas centrales en las que todo el equipo está trabajando al mismo tiempo, se necesitarán más sistemas para guiar las reuniones. Es posible que tengas días y horas específicos en los que las reuniones son posibles, por lo que esos tiempos deberán usarse con prudencia, no solo para asegurarte de obtener el tiempo de colaboración que necesitas, sino también para evitar perder tiempo en reuniones innecesarias. Además, muchos esperan con ansias el aspecto social de la oficina. Querrás ponerte al día con tus compañeros de trabajo, pero también querrás proteger el tiempo que necesitas dedicar a otras cosas. Será un acto de equilibrio, sobre todo al principio.

Te llevará algo de tiempo determinar el ritmo de estar en la oficina a tiempo parcial y a tiempo parcial remoto. Si planificas con anticipación y utilizas las herramientas y tácticas disponibles, puedes hacer que estos cambios sean un poco más fluidos.

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