Supervisar a un equipo de empleados remotos no es fácil para la mayoría de los gerentes o directores de departamento. Sin embargo, dado que el trabajo remoto se está convirtiendo en la nueva norma, las empresas se están centrando en desarrollar potentes procesos de gestión remota para realizar un seguimiento de la carga de trabajo de los empleados y establecer una cultura de responsabilidad, productividad y buenas prácticas.
Desde herramientas tecnológicas hasta estilos de gestión, aquí hay algunas formas en las que puedes gestionar las tareas de los empleados remotos de forma eficiente y eficaz.
- Haz un buen uso de las herramientas online. Administrar un equipo remoto puede ser caótico, pero con la planificación adecuada, puedes realizar un seguimiento de la carga de trabajo de tus empleados y evitar la holgura. Cuando se trata de administrar un equipo remoto, hay tres elementos que son de suma importancia; calidad, confiabilidad y comunicación. Asegúrate de emplear un número cada vez mayor de herramientas online para operar a un alto nivel, como Slack y Skype para la comunicación, Trello y TaskQue para la gestión de proyectos, G Suite para crear y compartir correos electrónicos y documentos, y Asana para evaluar la carga de trabajo y asignar nuevas tareas. El apoyo en múltiples plataformas ayuda a agregar transparencia.
- Confía en una tecnología eficaz. El software de proyectos puede ayudar a crear una mayor responsabilidad y transparencia. Cuando todo el equipo puede ver en qué proyectos se está trabajando, quién está trabajando en qué, junto con los plazos y los entregables clave, es más probable que los empleados respondan, cumplan los compromisos y asuman la responsabilidad de los resultados.
- Establece registros regulares. Si deseas evitar el incumplimiento de los plazos, los líderes y gerentes de equipo deben verificar constantemente el progreso e intervenir cuando sea necesario. Los gerentes remotos exitosos establecen controles frecuentes con sus empleados remotos, ya sea en forma de llamadas individuales o reuniones de equipo. Lo importante aquí es establecer reglas de participación, de modo que puedas establecer la frecuencia, los medios y el momento ideal de comunicación para todo el equipo. Por ejemplo, puedes utilizar la videoconferencia para las reuniones de registro diarias, pero utiliza la mensajería instantánea cuando surja algo urgente. Esta interacción y compromiso constantes ayudará a los trabajadores remotos a sentirse incluidos.
- Informes semanales. La mejor manera de administrar las tareas de los trabajadores remotos es solicitar informes semanales sobre lo que han logrado en la semana y lo que esperan lograr en la próxima semana. Esta es una de las mejores formas de garantizar la responsabilidad y asegurarte de que todos tus empleados estén en la misma línea. Además, los gerentes pueden orientar a las personas cuando planean hacer cosas que podrían no alinearse con el flujo de trabajo actual o si están descuidando una tarea de mayor prioridad y se están concentrando en una de menor prioridad. Además de los informes semanales, también ayuda que tu equipo complete un informe al final del día, detallando el progreso de cada tarea, así como las pendientes. En lugar de depender de los informes diarios, la mayoría del software de administración de tareas permite a los gerentes ver el progreso de cada tarea que se le ha asignado a un empleado, además del tiempo dedicado a cada una. Es una buena inversión apostar también por esas herramientas.
- Sprints semanales. Celebra videoconferencias semanales con tu equipo para discutir qué proyectos deben completarse y de qué son responsables los miembros del equipo. Estas reuniones colaborativas ayudan a los gerentes a dividir las tareas para que sean manejables para todos. Trabajar en sprints semanales permite a todos trabajar a un ritmo competente y ser responsables.
- Plazos y resultados firmes. Cuanto más claramente definas el resultado que deseas y las expectativas que tienes de tu equipo, más cerca estarás de lograr tus objetivos deseados. El resultado no solo tiene que ser entregas, sino también una medida de lo bien que tu equipo se comunicó y se esforzó por cumplir con los plazos. Así es como puedes garantizar que todos tengan una expectativa clara y puedan trabajar juntos, aunque de forma remota.
- Céntrate en el panorama general. La comunicación, la motivación y el enfoque son claves para gestionar con éxito equipos remotos. Los expertos afirman que centrarse en cómo cada tarea encaja en el objetivo general y tener en cuenta el panorama general en todo momento motiva a los equipos y los impulsa a lograr cada tarea. Al practicar la transparencia en cada etapa, infundes confianza en tus empleados remotos. Los miembros del equipo necesitan saber cuáles son sus roles, por qué son importantes para el éxito general de la organización y cuáles son sus responsabilidades entre ellos y con la organización. Como líder, te corresponde a ti crear un contexto para tu equipo remoto.
