Utiliza esta guía de inicio rápido para comenzar a preparar un presupuesto anual

Guía de 5 pasos para realizar un presupuesto anual exitoso

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Actualizado 22 | 04 | 2021 10:09

Presupuesto anual

Realizar el presupuesto anual es una de las cosas más importantes que debes hacer por tu empresa. Como estrategia, permite conocer y visualizar el uso de todos los recursos de la empresa.

Esos recursos incluyen personas, tiempo, capital y productos o servicios. Un buen presupuesto anual te permite formular una estrategia. También te ayuda a gestionar el rendimiento y realizar ajustes críticos antes de que haya un impacto significativo a la baja.

Si eres una empresa pequeña o mediana, es posible que no creas que necesitas crear un presupuesto para el año fiscal. Es más crítico para las empresas más pequeñas tener un presupuesto anual porque identifica rápidamente los problemas de flujo de efectivo. Un buen presupuesto te ayuda a evitar posibles cuellos de botella y destaca el mal uso de los recursos. Las organizaciones que dedican tiempo a crear presupuestos dinámicos minimizan las sorpresas financieras adversas y experimentan la producción en niveles máximos. Todo esto se traduce en éxito. ¿No estás seguro de cómo crear un presupuesto anual para tu empresa? Utiliza esta guía de inicio rápido para comenzar.

Establece prioridades estratégicas y cronogramas

El primer paso para crear un proceso presupuestario es duplicar tu objetivo financiero específico. Una vez que tengas el objetivo final en mente, trabaja hacia atrás para establecer una línea de tiempo. Si tienes líderes de departamento, asegúrate de obtener sus comentarios sobre la línea de tiempo. La mayoría de las empresas comienzan su proceso presupuestario para el próximo año financiero alrededor de octubre. Por ejemplo, comienza a trabajar en el presupuesto anual de 2022 en octubre de 2021. Esto te permite tener el proceso presupuestario completo y listo para su implementación el 1 de enero. Existen algunos excelentes programas online para ayudarte a establecer una línea de tiempo.

Es difícil crear un cronograma para una meta si no has identificado las prioridades estratégicas. ¿Cuáles son las prioridades de tu empresa y, más concretamente, cómo se alinean con los objetivos presupuestarios? Los objetivos en movimiento son más difíciles de alcanzar. Tómate el tiempo y obtén la opinión de los demás para que tus objetivos estén bien definidos y sean alcanzables.

Proyecciones de ingresos, gastos y flujo de caja

Si eres una empresa pequeña o mediana, entonces tus proyecciones de ingresos proyectadas podrían haber sido bastante simples: ganar más dinero. Pero simplemente decir lo obvio no hace nada para acercarte a ese objetivo. Pronosticar tus ingresos y rastrear tus ventas para el próximo año no es tan imposible como crees. Si no estás seguro de cuáles serán tus ingresos anuales para el próximo año, la mayoría de los expertos sugieren proyectar tres escenarios diferentes: la proyección más probable, la proyección del mejor de los casos y la proyección del peor de los casos. Se necesita más tiempo para proyectar tres escenarios diferentes, pero te permite ajustar hacia arriba o hacia abajo más fácilmente a medida que los ingresos aumentan o disminuyen. Existen varias herramientas de análisis y planificación financiera para ayudarte a hacer esto.

Una buena regla general es crear un colchón financiero en torno a la proyección del peor de los casos para que, si sucede, estés preparado para resistirlo. En el caso de que disfrutes de los beneficios de un año financiero en el mejor de los casos, utiliza ese dinero para expandir o proporcionar capital de respaldo para tiempos más difíciles.

Una vez que tengas tus ingresos proyectados, comienza a calcular los costes estimados para el próximo año. El lugar más fácil para comenzar es con gastos fijos. Si planeas expandirte, incluye el coste de la expansión. Cuando se trata de tu fuerza laboral, asegúrate de tener en cuenta esos gastos también, que pueden incluir:

  • Equipo informático y de oficina.
  • Aumentos y sueldos.
  • Programas de formación.

Consigue la ayuda de los líderes de departamento porque pueden proporcionar específicamente los costes de los recursos necesarios. Los jefes de departamento están actualizados sobre las nuevas regulaciones o algoritmos y ofrecen una gran comprensión de los costes. Asegúrate de comunicar que deseas la proyección del status quo y no los costes de la “lista de deseos”. Es genial tener eso también, pero asegúrate de que esté separado de los costes reales requeridos.

La preparación de un presupuesto debe incluir y tener en cuenta los gastos de capital. Los gastos de capital son aquellos costes que gastas en vehículos comerciales, muebles de oficina, ordenadores o reformas para ampliar la empresa. Ten en cuenta que, a efectos fiscales, dichas compras se devalúan con el tiempo. Esto afecta tus proyecciones. El flujo de caja se crea a partir de la compilación de los ingresos proyectados con los gastos previstos calculados. Esto te da una idea más clara de cuándo tu empresa puede experimentar un mes de escasez y qué temporadas tendrá un superávit financiero. Con estos datos, puedes formular un plan para superar los meses de escasez proyectados ahorrando el excedente de otros meses.

Implementación y seguimiento

Una vez que se completa el proceso presupuestario y todos los jefes de departamento lo han aceptado, necesitas un plan para implementarlo. Si tienes un equipo, este es el mejor momento para tener una reunión estratégica. En la reunión, determina cómo presentarás el nuevo plan al resto de la fuerza laboral. Las pautas y expectativas claras, así como las consecuencias, deben ser evidentes y consensuadas. Esto permite una suave transición. Si bien la mayoría de las empresas implementan su nuevo presupuesto anual a principios de año, si tu negocio es nuevo, es importante comenzar de inmediato. Esto te permite aprender cómo funciona el proceso y realizar los ajustes necesarios. Asegúrate de tomar notas sobre las cosas que debes cambiar para el presupuesto anual del próximo año. Es recomendable revisar tus estados financieros con frecuencia. Una buena forma de hacerlo es usar herramientas de gestión de ingresos, que te permiten comparar tus ingresos/gastos reales con las proyecciones.

Monitorear el plan a medida que se implementa es crucial para tu éxito. ¿Cómo juzgarás el desempeño? Una buena forma de comenzar es comparar los ingresos obtenidos con las proyecciones reales que realizaste. Compara de forma mensual o semanal. Es posible que si esperas a cada trimestre para para hacer esto no te dé tiempo suficiente para hacer ajustes rápidos antes de que afecte a tu resultado final. Si los números no coinciden, debes determinar por qué no se alcanzó la meta financiera. Muchas empresas hacen un «presupuesto revisado» cada trimestre utilizando los datos generados durante varios meses. Si tu empresa se basa en servicios, también es recomendable una evaluación de servicio al cliente.

Vigila el presupuesto

Para ser proactivo, debes vigilar el presupuesto anual. Es tu hoja de ruta o plan para el éxito financiero de tu empresa. Si es la primera vez que has realizado un presupuesto, comprendas que serán necesarios algunos ajustes. Date un margen de maniobra para realizar estos ajustes sobre la marcha. Una de las mejores prácticas es solo realizar ajustes y cambios en el presupuesto una vez que hayas determinado que hay un problema y después de discutirlo con los jefes de departamento. Con demasiada frecuencia, los propietarios de nuevos negocios no son realistas con sus proyecciones. Puede ser tentador proyectar un gran éxito, pero esos números inflados significan un desastre en lo que respecta a la implementación. La mejor regla general es usar números conservadores al hacer proyecciones.

Revisa el presupuesto con regularidad

Crear un factor de responsabilidad con los jefes de departamento es fundamental para la productividad. Pero, ¿cómo lograr que sigan la nueva dirección y el proceso presupuestario? Una de las mejores formas es ser inclusivo y escuchar los comentarios que ofrecen. A los líderes de los departamentos les gusta saber que se les escucha y que se valora su opinión. A menudo, las soluciones ofrecidas son excelentes y acaban ahorrando dinero a la empresa. Este factor de responsabilidad también permite la comunicación futura en las reuniones trimestrales de estrategia presupuestaria. Si tu empresa subcontrata gran parte del liderazgo, entonces el uso del software de conferencias online puede crear un espacio seguro para que el equipo se reúna, lo cual es esencial. En estas reuniones, los líderes de departamento pueden decirte por qué no se cumplieron ciertas metas financieras y sugerir formas de lograrlas.

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