Al prepararte para un verano productivo, con menos miembros del equipo disponibles y quizás más trabajo de lo habitual, la gestión eficaz del tiempo es un elemento crucial para cualquier equipo de trabajo remoto.
Si bien la gestión eficaz del tiempo es un elemento importante dentro de la oficina (virtual) y garantiza el rendimiento y la colaboración de todos los miembros del equipo, también contribuye de manera importante al bienestar de los empleados.
La mala gestión del tiempo en el lugar de trabajo puede conducir a mayores niveles de estrés, falta de concentración, fricción entre los empleados, arruinar las relaciones entre compañeros e incluso costar más dinero a las empresas.
Mirándolo desde este punto de vista, podemos ver por qué los empleadores y los empresarios están quizás más ansiosos que antes o durante la pandemia por involucrar a todos sus empleados en estas vacaciones de verano al resaltar, una vez más, la importancia de una buena gestión del tiempo y cómo les puede afectar no solo a ellos sino también a sus colegas y al crecimiento general del negocio.
Cómo mejorar la gestión del tiempo para equipos remotos
Es difícil establecer si algunos empleados nacen con grandes habilidades de gestión del tiempo, o si tal vez es algo que se puede aprender.
No obstante, los propietarios de negocios y directivos deben considerar que las habilidades de administración de tiempo efectivas durante los períodos de baja asistencia de los empleados pueden ser una excelente manera de mantener las operaciones funcionando sin problemas y potencialmente aumentar el rendimiento final.
- Haz una descripción general de las cargas de trabajo actuales
Como empleador y gerente de equipo, es mejor comenzar a observar la cantidad de trabajo que debe completarse. Hacer una descripción general de la carga de trabajo y alinearla con la cantidad de empleados disponibles durante los meses de verano ayudará a determinar cuántos proyectos nuevos se pueden asignar a cada persona.
Si hay más trabajo que miembros del personal, es hora dividir las tareas entre las personas por igual sin sobrecargar su capacidad. Tal vez incluso sea posible programar tareas para que se completen en parejas, en lugar de individualmente.
Ten en cuenta el trabajo que los empleados están realizando actualmente y cómo se verán afectadas sus cargas de trabajo si se agrega más trabajo.
- Elimina tareas innecesarias que hacen perder tiempo
Con menos personal trabajando, podría ser el momento de considerar cuánto tiempo se desperdicia en actividades diarias que no necesariamente contribuyen al rendimiento general del equipo.
Por ejemplo:
- Reuniones virtuales.
- Responder correos electrónicos.
- Organizar reuniones.
- Configurar propuestas y presentaciones.
- Capacitar a los empleados para los diferentes roles.
Si bien todos estos son elementos cruciales del flujo de trabajo general y la dinámica de la oficina, tienden a restar mucho tiempo a los horarios de los empleados. Sé claro acerca de tus intenciones como empleador o gerente, y establece claramente lo que se espera de los empleados si estas tareas se reducen al mínimo para ayudar a ahorrar tiempo y recursos valiosos.
- Implanta la planificación
La investigación muestra que pasar entre 10 y 12 minutos cada día planificando el día con las aplicaciones o plataformas de programación adecuadas puede ahorrarle a una persona dos horas cada día.
Si cada persona del equipo se toma unos minutos de su día para planificar, esas dos horas pueden traducirse en última instancia en diez horas productivas adicionales por semana. Para las empresas más grandes, esto puede no parecer un gran problema, pero para las organizaciones pequeñas y medianas, diez horas adicionales por semana pueden significar ventas adicionales y mejores ingresos a fin de mes.
Habla con los empleados sobre el proceso y la importancia de planificar sus días y semanas, y tener que usar tecnología o plataformas digitales puede ayudar a mantener a todos informados sobre su carga de trabajo.
La planificación te ayudará a ver dónde se puede asignar el trabajo y cómo progresan los proyectos, mientras que los empleados y los equipos internos pueden tener una indicación clara de cuándo pueden esperar que finalice el trabajo y se asignen nuevos proyectos.
- Sé eficaz en la comunicación de las tareas
La comunicación efectiva entre los miembros del equipo seguirá siendo una habilidad crucial en el lugar de trabajo, independientemente de la dinámica de la oficina o de si los miembros del equipo trabajan de forma remota o en el sitio.
Para los empleados y miembros del equipo, es importante:
- Pedir ayuda cuando sea necesario y comunicar las necesidades del lugar de trabajo.
- Compartir ideas o tácticas que les ayuden a trabajar de manera más eficiente.
- Crear un canal de comunicación entre tú y tu equipo.
- Indicar claramente el progreso del proyecto durante la semana o el mes.
- Enviar actualizaciones si hay retrasos o se termina antes de la fecha de finalización prevista.
- Ser proactivo y asumir más trabajo cuando sea necesario.
- Tener un sistema que funcione para ti, pero también estar abierto a aprender nuevos métodos que funcionen igual de bien.
- Planificar tus días y semanas para asegurarte de cumplir con el cronograma con todo lo que debe completarse.
Como empresario/directivo debes considerar que:
- No todos los empleados trabajan al mismo ritmo, y es posible que se deba asignar parte del trabajo de acuerdo con las habilidades de los empleados.
- Los empleados que se sienten abrumados fácilmente requerirán asistencia y orientación cuando sea necesario.
- Los empleados y gerentes requieren un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, por lo tanto, asigna suficiente tiempo de inactividad cuando sea necesario.
- Respeta el tiempo de los empleados fuera de la oficina. Esto incluye las pausas para comer y los fines de semana.
- Haz un esfuerzo por comunicarte de manera efectiva con los miembros del equipo si surgen problemas.
- Proporciona comentarios informativos y apoya a los empleados cuando lo necesiten.
- Sé proactivo para motivar a los empleados y reconoce el trabajo que han realizado.
- Recompensa a aquellos empleados que han sacrificado su tiempo y habilidades por el negocio.
Una comunicación buena y adecuada no debe ser negociable en ningún equipo remoto, especialmente si los miembros del equipo se toman un tiempo libre durante la temporada de verano.
- Crea conciencia sobre fechas límite importantes
Esto se vincula con la comunicación efectiva con los equipos. Acostúmbrate a compartir fechas límite importantes con los miembros del equipo, especialmente para proyectos más grandes que requieren muchas más horas físicas para completarse.
Asegurarte de que todas las personas estén a bordo y que todos sepan exactamente cuándo vence una fecha límite ayudará a los empleados a planificar mejor, pero también ayudará con el flujo de empleados que entran y salen de la oficina durante los meses de verano.
A medida que se asigna el trabajo, asegúrate de que los empleados sepan cuándo debe completarse, pero también que deben anotar estos plazos en sus agendas personales para manejar de manera efectiva más de una o dos tareas relacionadas con el trabajo a la vez.
- Fomenta la colaboración
Como se mencionó anteriormente, la colaboración puede ser una bendición en los casos en que los equipos se sienten abrumados y el trabajo no se completa a tiempo. Si es necesario, puede ser lo mejor para el negocio y el bienestar de los empleados permitirles colaborar en tareas más importantes.
Si una persona no puede hacer el trabajo por su cuenta, entonces debes ser proactivo para encontrar una solución viable que pueda generar mejores esfuerzos de colaboración entre los empleados disponibles.
- Dispón de herramientas de gestión de equipos
Esto siempre debería ser una opción no negociable en equipos remotos, pero asegúrate de que haya suficiente tiempo y recursos asignados para implementar las herramientas de gestión de equipos adecuadas.
Desde el seguimiento del progreso de las tareas hasta la monitorización de las colaboraciones e incluso la programación de fechas importantes y horarios de oficina, las plataformas de gestión digital adecuadas pueden minimizar la frustración de los empleados y las brechas en el canal de comunicación.
Con las herramientas adecuadas, los equipos tendrán la capacidad de compartir información de manera efectiva, colaborar en proyectos, eliminar tareas menores o mundanas, crear estimaciones de trabajo, organizar tareas y actividades, crear listas de tareas pendientes y compartir comentarios.
En los diferentes niveles de la empresa, asegúrate de que los empleados estén bien equipados con las herramientas de administración adecuadas y que tengan acceso a los protocolos correctos para ayudar a que las cargas de trabajo se sientan menos abrumadoras.
- Ten visión de futuro sobre la gestión del tiempo
La gestión del tiempo viene con la gestión de personas. En el lugar de trabajo, van de la mano.
Por extraño que parezca, puede ser una buena idea de vez en cuando aliviar el estrés de los empleados recompensándolos con horas de salida más tempranas u horas de inicio más tardías. Utilizar la misma fórmula de gestión de tiempo, una y otra vez, sin éxito, puede convertirse en una técnica de gestión tediosa y casi inútil.
Piensa en formas en las que puedes relevar a las personas de sus deberes sin que los proyectos se retrasen en su fecha límite o no cumplan con los objetivos. Estar “siempre activo” puede dañar la productividad de un equipo, lo que genera altos niveles de agotamiento entre los empleados.
Si los equipos pueden entregar tareas antes de su fecha de vencimiento, el tiempo libre del trabajo o incluso un viernes más corto podría verse como una forma de recompensar a los empleados por sus esfuerzos.
Puede ser difícil controlar estas pequeñas «recompensas», pero en última instancia, les inculcan a los empleados que están siendo reconocidos por su trabajo y que su bienestar se tiene en cuenta.
- Establece un entendimiento compartido
Habrá ocasiones en las que los miembros del equipo no estén necesariamente de acuerdo o tengan opiniones diferentes sobre temas específicos. Como empleador o líder de equipo, depende de ti establecer un entendimiento compartido o pautas sobre cómo el equipo puede salir adelante de cualquier conflicto que pueda surgir.
Una vía a considerar es establecer reglas básicas específicas para cada equipo o miembro. Dar retroalimentación clara y concisa, hacer un esfuerzo para compartir fallos o ver dónde se pueden hacer mejoras, o simplemente tener un canal de comunicación general a través del cual se puedan resolver las quejas, puede ayudar a administrar el tiempo de manera más efectiva.
Otro enfoque sería ayudar a los miembros del equipo donde puedan necesitar ayuda, o ver cómo minimizar ciertas acciones podría generar menos frustración entre los empleados.
Si un equipo tiene una comprensión colectiva de lo que se espera de ellos, especialmente cuando hay menos empleados para manejar mayores cargas de trabajo, es menos probable que ocurran fricciones, pero también el compromiso será más efectivo.
Tener una comprensión compartida de hacia dónde se dirige un equipo, cuáles pueden ser los objetivos de la empresa o cómo manejarán ciertas tareas les brinda a los equipos una guía clara de cómo su trabajo ayudará a contribuir al éxito general del negocio.
- Agiliza las reuniones
Aunque hemos mencionado que las reuniones innecesarias pueden reducir la productividad de los empleados, también es importante no descartar por completo la importancia de las reuniones remotas cuando sea necesario.
Para los equipos remotos, y tal vez para cualquier otro tipo de lugar de trabajo, las reuniones deben tener valor y sumar a los hitos generales que la empresa busca lograr con cualquier proyecto o tarea determinada.
En este caso, es importante agilizar el procedimiento de la reunión para garantizar que se desperdicie menos tiempo en distracciones sin importancia y que los empleados puedan dedicar sus horas de trabajo a completar el trabajo que se les ha encomendado.
Programa reuniones antes o después de la finalización de un proyecto para dar retroalimentación. Otra cosa a considerar es tener una lista de verificación de temas para discutir durante las reuniones para garantizar que los miembros del equipo no se desvíen de lo que se está discutiendo. Programa reuniones durante franjas horarias en las que todos los empleados estén disponibles y respeta estos horarios.
Además, sé proactivo acerca de cuándo se llevarán a cabo las reuniones anunciándolo con suficiente anticipación. En lugar de bombardear a los empleados con reuniones no planificadas que podrían no contribuir directamente a los resultados de su trabajo, asegúrate de que todas las personas estén bien informadas sobre cuándo podría realizarse una reunión y cuáles serán los temas de discusión.
Cuanto más preparados estén los empleados y los líderes de la reunión, más rápido se llevará a cabo la reunión, sin ningún descarrilamiento ni discusión sin importancia.
