Los recientes cambios provocados por la pandemia implican que cada vez se realicen más reuniones y presentaciones online a través de videollamadas

12 cosas que debes verificar antes de tu próxima presentación online

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Actualizado 28 | 09 | 2020 07:45

Presentación online

Hasta la llegada del Covid-19, asistir a una reunión o hacer una demostración significaba para los comerciales conocer físicamente a un cliente potencial o un grupo de partes interesadas. Antes de ir hacia la oficina del cliente, se aseguraban cuidadosamente de tener todo lo que necesitaban.

¿Contrato preparado? ¿Folletos, hojas informativas u otro material publicitario impreso? ¿El bolígrafo de la suerte?

Los recientes cambios provocados por la pandemia implican que cada vez se realicen más reuniones y presentaciones online a través de videollamadas, y esto cambia drásticamente la lista de verificación previa a la demostración de un vendedor. Un contrato impreso no proporcionará mucho valor durante una presentación de pantalla compartida.

Así que aquí hay una nueva lista de verificación previa a la presentación, renovada para la era del uso de pantalla compartida.

  1. Determina qué herramienta utilizarás para la presentación: La mayoría de las empresas con una fuerza de ventas interna cuentan con una plataforma de videollamadas o reuniones online. Cuando programes una cita con un cliente potencial o cliente habitual, asegúrate de hablar sobre el software que utilizarás para realizar la reunión virtual. Ten en cuenta que no es necesario que utilices la plataforma favorita de tu empresa. Quizás tu cliente potencial tenga problemas para acceder a una determinada herramienta (por ejemplo, su departamento de TI podría tener que aprobar la descarga requerida para unirse a la reunión). Asegúrate de que pueda usar el enlace que envías con anticipación y, de no ser así, formula un plan B, como una sesión de Google Hangouts.
  1. Determina si hablarás por teléfono, VoIP o capacidades de audio integradas: Si tu cliente potencial prefiere hablar por teléfono, configura un número online de conferencia y guarda los códigos de marcación, de anfitrión y asistente.
  1. Pregúntale a tu cliente qué dispositivo usará para unirse a la reunión: Si tu cliente planea usar un teléfono inteligente o tablet, recuérdale que descargue la aplicación de reunión virtual adecuada antes de tu presentación.
  1. Configura la invitación a la reunión: Dependiendo de la herramienta de videollamada que utilices, el proceso específico para configurar una invitación variará. Pero hay algunos puntos en común a tener en cuenta:

– Elige la opción de reunión que permita que ambas partes habléis.

– Usa un título para nombrar la reunión. Incluye tu nombre y el propósito de la reunión.

– Escribe la fecha y hora correctas. Ten en cuenta las zonas horarias.

– Selecciona la opción de audio correcta.

– Conviértete en el anfitrión. Esto te permitirá compartir tu pantalla y editar la información de la reunión si es necesario.

  1. Envía la invitación por correo electrónico a tu cliente potencial: Una vez que creas la invitación, el sistema mostrará el enlace del asistente, el código de la conferencia y la información de la llamada. Envía toda esta información a tu cliente potencial o cliente. Si la herramienta no genera automáticamente instrucciones para unirse a la reunión (la mayoría lo hace), escribe un par de frases diciéndole a tu cliente cómo encontrarse virtualmente contigo cuando llegue el momento. Titula el correo electrónico con el tema de la reunión, la fecha, la hora y tu nombre para que el cliente potencial pueda encontrarlo fácilmente si lo necesita.
  1. Crea una invitación de calendario: Además de enviar por correo electrónico los enlaces y códigos de la reunión virtual, también es recomendable crear una invitación de calendario con exactamente la misma información. De esta manera, tu cliente no tendrá que buscar en su bandeja de entrada para encontrar el enlace; aparecerá automáticamente a través de su sistema de recordatorios cuando sea el momento de unirse. Algunas aplicaciones de conferencias web te permiten crear una invitación de calendario al mismo tiempo que realizas tu invitación, así que examina las capacidades de tu software para ver si esta opción es posible.
  1. Únete a la reunión temprano: Como anfitrión, debes llegar temprano a la reunión para asegurarte de que todo funcione correctamente. Las dificultades técnicas molestarán al prospecto que haya reservado este tiempo en su agenda para reunirse contigo. Si estás utilizando audio integrado o VoIP, conecta tus auriculares y habla por el micrófono para asegurarte de que tu cliente pueda escucharte. (La mayoría de las herramientas mostrarán los niveles de voz subiendo o bajando para dar una indicación visual del audio). Ajusta los niveles si es necesario y verifica que estás en la lista como anfitrión y puedas compartir tu pantalla.
  1. Prepara tu ordenador para compartir la pantalla: Si tienes un vídeo, una presentación de PowerPoint o alguna otra ayuda visual que planeas usar durante la presentación, ábrela, maximízala y céntrala en tu pantalla. Cierra todas las demás pestañas o ventanas que puedan distraer a tu cliente.
  1. Da la bienvenida a los asistentes a través de la función de chat: Si tu plataforma de conferencias web tiene capacidad de chat y hay más de un asistente en la llamada, escribe una breve bienvenida en el cuadro de mensajes. Haz saber a los invitados que pueden escribir una pregunta si no se sienten cómodos interrumpiéndote durante tu presentación.
  1. Una vez que todos los asistentes se hayan unido, comparte tu pantalla: Antes de iniciar la reunión, pide a todos que verifiquen que pueden ver tu pantalla y escucharte.
  1. Presiona el botón de grabación si es necesario: Si tu cliente potencial te pide que grabes la reunión, asegúrate de hacer clic en el botón de grabación antes de comenzar. Después, envía la presentación por correo electrónico a todos los asistentes.
  1. Si algo sale mal, no te asustes: Aunque hayas dedicado todo el tiempo y el esfuerzo para preparar esta reunión, todavía existe la posibilidad de que algo salga mal. Tu ordenador se bloquea, el audio deja de funcionar, se caen los servidores o Internet no funciona. Lo mejor que puedes hacer en estas situaciones es mantener la calma. A todo el mundo le puede pasar. Haz alguna broma para disipar la frustración e intenta volver a la normalidad lo más rápido posible. Si no estás preparado y funcionando después de tres o cuatro minutos, pide a tu cliente que reprograme la cita para no hacerle perder el tiempo. Luego, resuelve el problema tú mismo o con tu departamento de TI para asegurarte de que no vuelva a suceder.

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