Un consejo clave para aprovechar al máximo tus reuniones virtuales es tener una agenda preparada con anticipación

Cómo organizar tu próxima reunión online

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Actualizado 20 | 07 | 2020 09:40

Reunión online

Todos pasamos mucho tiempo en reuniones de Zoom últimamente. Las llamadas de ventas, reuniones de equipo, entrevistas de trabajo y todo lo demás se han vuelto virtuales, gracias a las nuevas pautas de distanciamiento social.

Y para muchos propietarios de pequeñas y medianas empresas, las reuniones virtuales son algo nuevo. Es posible que hayas hecho alguna que otra reunión online, pero pasar a una plataforma virtual para todo implica una serie de desafíos.

A continuación, te mostramos algunas de las mejores prácticas para cuándo y cómo organizar reuniones virtuales.

Reúnete solo si es necesario

Cuando la capacidad de entrar a la oficina de un compañero de trabajo para hacer una pregunta ya no es una opción, la necesidad de establecer una llamada de Zoom “rápida” puede ser atractiva. Pero teniendo en cuenta el hecho de que, antes del Covid-19, los ejecutivos pasaban más de 23 horas a la semana en reuniones, no tiene mucho sentido aumentar la cantidad de reuniones que tienes cada semana.

Las reuniones son para crear valor. Si la reunión no crea valor, cancélala. Obtendrás ahorros de tiempo libre del personal para que puedan realizar otro trabajo más valioso. Las reuniones son un gran lugar para intercambiar ideas, tomar decisiones clave, obtener la aceptación de tu equipo o coordinar la ejecución. Solo asegúrate de que el área en la que estás haciendo una lluvia de ideas, la decisión que estás tomando o el proyecto que estás coordinando crea el valor suficiente para que tu empresa produzca un retorno saludable de la inversión de tu reunión. De lo contrario, no celebres la reunión.

Envía una agenda antes de la reunión

Otro consejo para aprovechar al máximo tus reuniones virtuales es tener una agenda preparada con anticipación. Todas las reuniones deben tener un propósito y una agenda. Envía una agenda de reunión al menos 24 horas (idealmente 48 horas) antes de la reunión. Eso les da a los participantes el tiempo suficiente para leerla, tomar notas, agregar sus propios puntos de agenda y recopilar datos si es necesario; lo que lleva a una reunión más productiva en general.

Elige el nivel de interacción

Este consejo tiene que ver con la forma en que organizas las reuniones. El nivel de interacción y participación variará en gran medida según el número de participantes y la agenda de la reunión.

  • Pequeñas reuniones (menos de 10 personas): videoconferencia totalmente interactiva. Todos tienen la oportunidad de hablar y participar, cada uno tiene el control de sus propios micrófonos y pueden silenciarse o activarse según su nivel de participación. Esta configuración es ideal para sesiones de planificación y estrategia.
  • Reuniones medianas (10-30 personas): interacción y participación coreografiada y modificada. Cuando haya más de 10 participantes en una reunión, puede ser difícil moderar si todos tienen acceso completo al micrófono. Este tipo de reunión se realiza mejor con un moderador, que señalará y destacará a las personas cuando sea su turno de hablar. Una reunión típica sería algo como: “Vale, vamos uno por uno exponiendo nuestra visión sobre el asunto. Voy a seguir el orden en que os veo en mi pantalla…así que Juan, tú estás primero, luego Marta, Miguel y después Luis.” Esto les da a todos la oportunidad de encender su micrófono en el momento apropiado y ayuda a que la reunión se desarrolle sin problemas. También puedes aprovechar las sesiones de chat y grupo para darles a los participantes tiempo para hacer una lluvia de ideas o crear estrategias en un grupo más pequeño. Por último, debes tener en cuenta la duración de tu reunión. Si tienes 30 miembros del equipo en una llamada, el coste de su tiempo y la oportunidad perdida de hacer otras cosas es alto, así que asegúrate de que la reunión sea rápida y vete al grano.

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