10 reglas para llevar a cabo reuniones significativas respaldadas por investigaciones

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Actualizado 12 | 02 | 2020 07:00

Reuniones

Un equipo de investigadores de reuniones de la Universidad de York, la Universidad de Utah y Stanford han trabajado con líderes empresariales y expertos en rendimiento humano para analizar más de 400 estudios de investigación sobre reuniones.

Su objetivo: identificar las diez mejores reglas basadas en evidencias que los líderes podrían seguir para liderar mejores reuniones.

Las reglas que encontraron para tener mejores reuniones son simples de entender, pero difíciles de seguir. Echemos un vistazo a sus resultados:

  1. Experimentar con reuniones

Las grandes reuniones son posibles cuando se especifica el por qué de la reunión y qué se desea lograr.

Una vez que tengas un objetivo para tu reunión y algunas ideas de cómo podrías lograrlo, estarás preparado para experimentar. Por ejemplo, supongamos que deseas que tus empleados aumenten el compromiso y el rendimiento del equipo. Cisco lo hizo y encontró una excelente manera de llevar a cabo sus reuniones.

La investigación de reuniones sugiere que este tipo de experimentación es clave para el éxito de cada reunión.

  1. Definir reuniones

La investigación sugiere que debes definir un propósito y una función claros para tus reuniones.

Las mejores definiciones establecen el propósito de la reunión y los resultados deseados. Por ejemplo, en lugar de programar una “Reunión del equipo del proyecto”,  programa una reunión para “Actualizar el plan del proyecto y eliminar los obstáculos”. Mucho más claro.

  1. Utilizar la tecnología

Existen muchas herramientas tecnológicas para realizar reuniones, como videoconferencias, encuestas, lluvia de ideas y plataformas de gestión de reuniones.

Dado el tiempo que pasan los profesionales conectados, no debería sorprendernos saber que cuando las personas usan una buena tecnología para reuniones, se involucran más y obtienen mejores resultados.

  1. Evitar la deriva

Mantén viva la conversación. Para hacerlo, debes comenzar definiendo el objetivo de la reunión en primer lugar. Entonces, mantente firme y enfocado a la idea principal.

  1. Construir equipos más grandes para algunas reuniones

La sabiduría común dice que las reuniones más pequeñas son mejores, pero la investigación muestra que esto no siempre es cierto. De hecho, algunas reuniones funcionan mejor cuando involucras a más personas.

Cada vez que estés buscando una gran cantidad de aportes creativos o necesites crear una aceptación a gran escala para una nueva iniciativa es cuando necesitas un grupo de reunión grande.

  1. Abrazar la diversidad

Personas más diversas crean más ideas, más interacción y más posibilidades, pero solo si logras que todas esas personas participen de manera productiva. De lo contrario, más personas desinteresadas solo aumentan el número de personas que perdieron una hora de su valioso tiempo.

No es fácil celebrar reuniones grandes y diversas, por eso muchos líderes han llegado a creer que las reuniones solo funcionan con cuatro personas como máximo. Eso es un mito. La investigación muestra claramente que las reuniones más grandes y diversas funcionan muy bien cuando tienes las habilidades necesarias para liderarlas.

Los líderes que no han aprendido a dirigir reuniones de grupos grandes cuentan con un alcance limitado. Por lo tanto, siempre podrán lograr más cuando adquieran algunas habilidades de reunión.

  1. Desarrollar compromiso con el proceso de la reunión

Las empresas con las reuniones más efectivas establecen pautas de reuniones sólidas. Cada empresa adopta diferentes reglas.

Si tu equipo no tiene acuerdos de reunión, considera comenzar a discutir este asunto con tu equipo. Escribir vuestras propias reglas es una excelente manera de generar compromiso con el proceso de reunión.

  1. Planificar el diseño de reuniones

Esta investigación muestra que es fundamental ver el contexto más amplio de la reunión. ¿Cómo está la configuración en tu espacio de reunión? ¿Qué pasa con los descansos y comidas? Estos factores también tienen que ver con el éxito de la reunión.

  1. Utilizar el liderazgo para mejorar el rendimiento

Esta investigación se ocupó principalmente de la personas que dirigen las reuniones. Los líderes a los que les faltan habilidades de reunión implican una desventaja real para muchos equipos.

El liderazgo dentro de las reuniones es importante, pero también lo es el liderazgo organizacional. Para un desempeño sostenido en las reuniones, el grupo de liderazgo de tu empresa debe hacer de ese desempeño una prioridad y una expectativa para todos los equipos.

  1. Planificar la creatividad y capturar los resultados

La investigación señala que puede surgir un gran valor en cualquier reunión, pero si no se captura de alguna manera, se pierde rápidamente. Si administras un negocio y actualmente no requieres que los equipos capturen y publiquen los registros de las reuniones, estás desperdiciando tu inversión.

Como todas las reglas, estos conceptos son simples, pero requieren mucho trabajo real en la práctica. Quizás es por eso que tantas empresas descuidan sus reuniones; todo parece demasiado difícil. Por suerte para ti, su negligencia es tu oportunidad.

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