El arte de planificar tu jornada laboral para desestresarte y maximizar la productividad es la clave del éxito a largo plazo. Pero es más fácil decirlo que hacerlo. Después de todo, todos tenemos diferentes horarios y picos de energía, y las distracciones nos bombardean constantemente.
A continuación, te ofrecemos algunos consejos sobre cómo programar tu agenda para aumentar la productividad.
Programa tiempo para la planificación
Debes planificar tus tareas diarias como una práctica diaria, semanal o mensual, o incluso todo el año. Idealmente, deberías incorporarlo a tu horario, ya sea como un nuevo ritual de domingo por la noche o una hora que bloquees en tu agenda todos los viernes por la tarde.
Cuando programes tiempo para la planificación, no olvidarás ningún plazo o tarea esencial. Cuando priorices la planificación, también ganarás confianza, ya que sabrás exactamente qué esperar cuando comience cada día. Y lo que es más importante, esto evitará conflictos de agenda o plazos incumplidos.
En resumen, tener un plan crea las condiciones para el éxito y reduce el estrés que resulta de no estar preparado o desorganizado para enfrentar la semana.
Comienza tu día con un ritual matutino
Una rutina matutina te alienta a entrar en el flujo correcto tan pronto como te despiertas. Prepara tu mente y tu energía para que tengas un día productivo. Lo mejor de todo es que no estás desperdiciando energía pensando en lo que debes hacer. Es automático.
Si bien todos tenemos nuestra propia rutina matutina ideal, esto es lo que debes agregar a tu rutina matutina si deseas tener un día productivo:
- Si te despiertas antes que los demás, tendrás más tiempo para ti.
- Después de despertar, bebe un vaso de agua y sigue hidratándote durante el día.
- No uses tu teléfono durante este tiempo.
- Haz algo de ejercicio para mantenerte enérgico durante el día.
- Toma un desayuno saludable.
- Infórmate sobre las últimas noticias de tu industria.
- Medita durante unos 10 minutos. Puede ayudar a mejorar tu capacidad de concentración.
Bloquea el tiempo de tu calendario
Con el bloqueo de tiempo, serás más consciente de cómo gastas tu tiempo. Más importante aún, puedes mantenerte organizado durante todo el día al reservar tiempo para las tareas diarias. Y eso es porque el bloqueo de tiempo logra lo siguiente:
- Agrupación de tareas similares.
- Establecer límites.
- Centrarte en una sola tarea a la vez.
- Motivarte a pensar en tus prioridades.
Si bien es efectivo, hay algunos errores de bloqueo de tiempo que debes evitar, como;
- No priorizar tareas. Para evitar esto, utiliza estrategias como la Matriz de Eisenhower.
- Agregar elementos de la lista de tareas a tu agenda. Para bloquear el tiempo de tus tareas, primero debes determinar cuánto tiempo tienes disponible para cada tarea.
- Subestimar cuánto tiempo llevarán las cosas.
- Sobrellenar tu agenda. Realiza un seguimiento de tu tiempo para no subestimar o sobreestimar las tareas que te llevará completar. Agrega algo de tiempo entre bloques de tiempo para abordar descansos, emergencias o tiempo de preparación.
- No designar un día de “atrasos”. Reserva un día de exceso de trabajo si constantemente te atrasas en las tareas. El mejor día para hacer esto es el día en que seas más productivo.
Designa una “tarea más importante”
Hacer y atender llamadas telefónicas, asistir a reuniones y responder correos electrónicos son tareas esenciales que inevitablemente ocuparán tu día y te impedirán alcanzar tus metas, así que asegúrate de incorporar las cosas que debes lograr todos los días en tu agenda diaria para evitar estas distracciones.
Considera tus objetivos cada semana cuando planifiques tu agenda. Si necesitas ayuda, pregúntate qué debes hacer para mantenerte encaminado. Luego, todos los días, elige la tarea más importante. Mantener el enfoque te permite dedicar menos tiempo a tareas no esenciales.
Cuando estés más concentrado y productivo, programa tus tareas más importantes en ese momento. Por el contrario, programa tareas que no requieran tanto procesamiento mental cuando estés cansado.
Sabemos que la función cognitiva cambia a lo largo del día dependiendo de la hora. La productividad máxima para la mayoría de las personas ocurre entre las 9 y las 11 de la mañana. Si es tu caso, es preferible que realices la tarea más importante entre las 9 y las 11 de la mañana en lugar de hacer tareas menos exigentes, como responder correos electrónicos.
Puedes tomar el enfoque opuesto más tarde en el día si encuentras que tus niveles de productividad aumentan. Es esencial comprender tus horas pico de trabajo para planificar tus tareas más importantes de manera adecuada.
Aprovecha el poder de los descansos
Mantener la atención en una cosa durante más de unos pocos minutos puede ser un desafío. Después de todo, hacer malabarismos con nuestra carga de trabajo, hacer recados, atender los estudios de nuestros hijos y otras obligaciones cotidianas tienden a interponerse en el camino.
¿La solución? El hábito de tomar descansos. Por ejemplo, si trabajas sin interrupciones durante 15 minutos, puedes tomarte unos minutos para revisar tu teléfono o mensajes.
A pesar de que 15 minutos pueden no parecer tiempo suficiente, una vez que aprendas a trabajar durante 15 minutos, comienzas a aumentar el tiempo antes de tomar un descanso tecnológico.
Los estudios demuestran que la jornada laboral de ocho horas no es la forma más eficiente de mantener la productividad. En cambio, dividir la jornada laboral y eliminar las reuniones permanentes puede alterar drásticamente los niveles de energía de las personas y aumentar la productividad.
Si eres propenso a posponer las cosas o no sabes por dónde empezar, tener un largo día de trabajo con múltiples tareas grandes puede ser abrumador. Sin embargo, el uso de estrategias como la Técnica Pomodoro puede ayudarte a desarrollar habilidades de gestión del tiempo. Eso aumentará tu productividad con el tiempo mientras te proteges del agotamiento y el exceso de trabajo.
La Técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro toma su nombre de la palabra italiana para tomate, y consta de cinco sencillos pasos:
- Elige una tarea.
- Configura un temporizador de 25 minutos.
- Trabaja en la tarea hasta que suene el temporizador.
- Toma un breve descanso, generalmente alrededor de 5 minutos.
- Cada 4 pomodoros, que son 4 períodos de trabajo de 25 minutos, tómate un descanso más prolongado, generalmente entre 15 y 30 minutos.
Este proceso debe repetirse a lo largo del día. Cuando termines un Pomodoro, marca tu progreso con una «X». Además, debes tener en cuenta la frecuencia con la que procrastinaste o trabajaste en otras cosas. Después de cada día de trabajo, reflexiona sobre esto.
