En promedio, una de cada ocho personas utiliza una técnica de gestión del tiempo dedicada para mejorar la productividad y el rendimiento dentro y fuera del lugar de trabajo. El procesamiento por lotes de tiempo es una de las formas en que puedes administrar tu tiempo y niveles de enfoque para mejorar tu productividad y tasa de rendimiento.
¿Qué es el procesamiento por lotes de tiempo?
El procesamiento por lotes de tiempo es un método de trabajo que te permite concentrarte en un grupo particular de tareas en un momento determinado para garantizar un flujo de trabajo fácil. Implica segmentar tipos similares de tareas en grupos y asignar un período de tiempo para su finalización que te permita completar dichas tareas a la vez antes de concentrarte en otros grupos de tareas.
El objetivo principal es evitar el cambio de contexto, que es moverse mentalmente entre diferentes tareas. Por ejemplo, trabajar en un informe de proyecto y responder a las comunicaciones del equipo son tareas diferentes que requieren una energía mental diferente para completarse. Con la gestión del tiempo por lotes, puedes agruparlas en diferentes cuadros de tareas y completarlas por separado, en lugar de hacer ambas cosas simultáneamente, lo que puede afectar tu enfoque.
Beneficios de los lotes de tiempo
- Productividad incrementada. Una de las principales ventajas de los lotes de tiempo es hacer el mejor uso de tu tiempo para aumentar la productividad centrándote en tareas específicas en un momento específico. El 90% de los encuestados dice que una mayor productividad es un beneficio de una mejor gestión del tiempo. A través del tiempo por lotes, puedes eliminar la multitarea, que impide la productividad al reducir tu atención y dedicación a su desempeño. De esta manera, se elimina el esfuerzo de reenfocarte en diferentes tareas a la vez, lo que te ayuda a hacer un mejor uso de tu tiempo y energía para realizar tareas de acuerdo con tu horario.
- Priorización. El tiempo por lotes requiere que establezcas metas que aclaren cuáles son tus tareas prioritarias. Por ejemplo, al enumerar tus tareas del día, puedes identificar las tareas que son más urgentes e importantes que otras. Esto te permite priorizar tus tareas en consecuencia. Además, puedes maximizar tu productividad al programar tus tareas prioritarias dentro de las horas pico de tu día cuando tienes más energía y concentración para ser productivo en el trabajo.
- Mayor enfoque. Asignar un marco de tiempo para realizar tareas específicas ayuda a mantener tu mente enfocada en la tarea dentro del tiempo asignado para que puedas alcanzar tu meta de finalización. Además, se eliminarán o reducirán otras actividades que pueden verse como distracciones para lograr tu objetivo dentro de tu línea de tiempo, lo que mejora el enfoque profundo del trabajo. Por ejemplo, actividades como responder a mensajes y correos electrónicos en medio del trabajo, que pueden interrumpir tu enfoque, se pueden programar para un momento específico en tu flujo de trabajo a través de lotes de tiempo, lo que te ayuda a mantener tu enfoque en tareas específicas y reduce la multitarea.
- Alivia el estrés. El tiempo por lotes es una excelente manera de manejar el estrés laboral. Esto se debe a que eliminas la presión de realizar múltiples tareas y te ayuda a administrar mejor tu nivel de energía a través de la priorización y el enfoque profundo. El 44% de los trabajadores dice que se sienten estresados a diario. Esto se puede atribuir a la abrumadora carga de trabajo para aquellos que no tienen planes exactos sobre cómo cumplir con los plazos cercanos. El tiempo por lotes como estrategia de administración del tiempo ayuda a reducir este estrés al simplificar la carga de trabajo a través de la agrupación y la asignación de tiempo, lo que también mejora el enfoque. Por ejemplo, en lugar de etiquetar tus objetivos con términos amplios como «completar un informe de proyecto», puedes desglosar el objetivo a través de lotes de tiempo al enumerar tareas como: “realizar la evaluación del proyecto”, “compilar los hallazgos” y “revisar el informe”. Esto facilita la concentración, el seguimiento de tu progreso y reduce la ansiedad de una carga de trabajo indeterminada.
Cómo usar el procesamiento por lotes de tiempo de manera efectiva
Categoriza tus tareas
Categorizar tus tareas es una de las prácticas principales en el procesamiento por lotes de tiempo que te ayuda a aprovechar al máximo el proceso. Para hacer esto, debes hacer una lista de todas las tareas en las que tienes la intención de trabajar y luego encontrar el punto de similitud entre cada tarea para ayudarte con la agrupación.
Por ejemplo, puedes categorizar tareas simples que no requieren mucho trabajo mental, como organizar archivos o programar una reunión, como trabajo superficial. Mientras que las tareas que requieren un mayor poder mental, como crear un plan de proyecto o terminar un informe, pueden clasificarse como trabajo profundo.
Para categorizar aún más tus tareas de manera eficiente, es posible que debas agruparlas según los objetivos de cada tarea o las herramientas necesarias para completar las tareas.
Por ejemplo, un director de proyecto que utiliza un software de gestión de proyectos en particular para ciertas tareas puede agrupar todas las tareas que requieren el uso del mismo software para completarse. Además, el administrador de proyectos puede agrupar tareas relacionadas con un proyecto en particular porque los objetivos de las tareas son los mismos.
Crea un horario
Mientras que la categorización te ayuda a crear tus lotes de tareas, la programación ayuda a determinar el tiempo de finalización y la prioridad que se le dará a cada grupo de tareas. Puedes programar las tareas más apremiantes que requieren mucha energía en la parte superior de tu lista del día para permitirte maximizar tus horas pico.
Haz una estimación del tiempo requerido para completar cada tarea y asigna el tiempo a la tarea en consecuencia. Un simple bloc de notas y un bolígrafo para anotar tu horario pueden funcionar, especialmente si se coloca en un lugar donde puedas verlo fácilmente.
También puedes utilizar un planificador digital para ayudarte con la programación. Los planificadores digitales vienen con temporizadores o recordatorios de alarma que te avisan cuándo debes comenzar y detener una tarea. También puedes sincronizar el planificador en varios dispositivos para ayudarte a realizar un seguimiento de tu procesamiento por lotes de manera eficiente.
Reduce las distracciones
Mantenerte enfocado significa que debes reducir todas las formas de distracciones que se interponen en tu trabajo. Según un estudio, se necesitan 23 minutos y 15 segundos para volver a concentrarte en el trabajo después de distraerte. Los trabajadores informan que se distraen con sus teléfonos, el ruido de la oficina y las conversaciones entre compañeros de trabajo.
Apaga tu teléfono mientras trabajas, o usa la función No molestar para reducir las distracciones digitales. Además, es posible que debas cerrar la puerta de tu oficina mientras trabajas o encontrar un espacio con menos tráfico de personas para reducir las interrupciones y las distracciones.
Tu equipo puede ser fácilmente una fuente de distracción e interrupción para tu flujo de trabajo. Cuando las personas no saben que estás tratando de mantenerte enfocado, pueden interrumpirte.
Decirle a tu equipo y a otras personas a tu alrededor que estás agrupando el tiempo ayudará a minimizar sus interrupciones. Puedes informarles que envíen cualquier comunicación por correo electrónico o esperar respuestas dentro de un tiempo determinado de acuerdo con tu programa de lotes de tiempo.
Evalúa tu proceso
Después de entrar en el procesamiento por lotes de tiempo, lo siguiente que debes hacer es evaluar tu proceso. Esto te ayuda a determinar cómo de bien te está funcionando el proceso. Esto incluye averiguar si puedes concentrarte mejor o si estás completando tareas más rápido y, en última instancia, mejorando tu productividad.
La importancia de esta parte de tu proceso de distribución de tiempo es hacer una revisión informada que te permita cambiar las cosas que crees que necesitas cambiar.
Por ejemplo, puedes descubrir que puedes mantener un enfoque profundo si agregas un temporizador para cada tarea en tu horario, o puedes completar las tareas más rápido cuando comienzas con las tareas que no son rutinarias antes de pasar a las rutinarias, como responder correos electrónicos.
Existen diferentes herramientas y técnicas que pueden ayudarte a través del procesamiento por lotes de tiempo. Algunas aplicaciones de programación vienen con técnicas específicas de gestión de tiempo, como los métodos Pomodoro y Eisenhower.
La clave es encontrar lo que funciona para ti y cómo puedes utilizar tu técnica de tiempo por lotes preferida para obtener la máxima productividad.
Más información
- 5 preguntas que te ayudarán a identificar tu estilo de productividad
- 7 errores que afectan a tu productividad
- Cómo programar tu agenda para aumentar tu productividad
- 8 estrategias para mejorar la eficiencia y productividad de los equipos de trabajo
- Mejora la dinámica del equipo para aumentar la productividad en el lugar de trabajo
