Independientemente de su tamaño, las empresas a menudo gastan en exceso en la adquisición de bienes y servicios, y la mayoría de ellas carecen de un mecanismo eficiente para analizar datos y administrar sus gastos.
El análisis y la gestión de gastos incluye la recopilación, la categorización y el análisis de los gastos. La importancia de la gestión de gastos radica en mayores oportunidades de ahorro de costes, mejor visibilidad de los gastos y eliminación de procesos manuales intensivos. Para un análisis de gastos eficaz, las organizaciones deben participar en el procesamiento de solicitudes, la elaboración de presupuestos, la planificación, la gestión de proveedores y contratos, la gestión de inventario y el abastecimiento.
A continuación, profundizamos en cómo puedes realizar un análisis de gastos eficaz.
Identifica las fuentes de gasto
Las organizaciones necesitan tener una vista panorámica de todas las áreas de gasto. Estas fuentes incluyen salarios, alquileres, servicios, licencias, publicidad, marketing, seguros, transacciones y contratos.
Recopila los datos en un repositorio central
Los datos de gastos son confidenciales y a menudo provienen de fuentes como:
- Libros mayores.
- Datos del proveedor.
- Datos de transacciones.
- Cualificaciones crediticias.
- Órdenes de compra.
- Contratos de proveedores.
- Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
Con la ayuda de un sistema basado en IA, puedes acceder de forma segura a una vista unificada de paneles y gráficos especializados (por ejemplo; gráfico de cascada, gráfico de Pareto, mapa de árbol, informe multidimensional e informe de mapa).
Verifica y limpia datos
Los datos ayudan a sacar inferencias y ayudan a tomar mejores decisiones de gasto. Por ejemplo, los datos de compras de una empresa manufacturera mediana con ingresos anuales de 2 mil millones de euros tiene más de 20.000 transacciones para una sola categoría, cada una con múltiples factores de precio. La verificación manual y la limpieza de este volumen de datos en Excel puede ser lenta e inexacta. Por lo tanto, es imperativo contar con modelos precisos y sólidos para validar las transacciones con precisión y limpiar datos duplicados y erróneos.
Categorías de datos, KPI y métricas
Divide los datos en diferentes categorías según las necesidades y objetivos de la organización. Los datos también deben segregarse de acuerdo con los indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes para la organización, tales como:
- Ahorro de costes
- Rendimiento de los proveedores
- KPI de empleados
- KPI operativos
- Gasto bajo gestión
Analiza los patrones de gasto
El análisis de datos te ayudará a identificar anomalías, gastos duplicados y gastos recurrentes que puedes eliminar. Algunos de los tipos de análisis de gastos son:
- Análisis de gastos de cola: seguimiento del 10 al 20 % de los gastos que no se gestionan de forma activa o estratégica debido a un menor enfoque (por ejemplo, compras de bajo valor).
- Análisis de gastos de proveedores: uso de datos históricos para analizar los gastos en proveedores críticos.
- Análisis de gasto por categoría: tomando una descripción general de alto nivel de cada categoría de gasto (por ejemplo, empaquetamiento, ingredientes, distribución, marketing y ventas, TI y otros).
- El análisis de gastos de producto: análisis de los gastos a nivel de cada elemento/SKU.
- Análisis de gastos de plazos de pago: revisión de prácticas de pago dentro del proceso de compra a pago (P2P) para aprovechar los descuentos de los pagos de facturas.
- Análisis de gastos de contratos: garantizar los mejores tratos negociados a través del análisis de fugas de gastos con los proveedores.
Elabora estrategias y ejecuta cambios
Analiza los datos y ejecuta los cambios por fases. Puedes hacerlo por departamentos o en toda la organización. Incluso los responsables de la toma de decisiones individuales pueden analizar los gastos, adoptar estrategias para una gestión eficaz de gastos y tomar decisiones financieras inteligentes.
Pronóstico de eventos
Pronostica eventos y prepara tus presupuestos de una mejor manera para temporadas altas y bajas del negocio. Esto te da más tiempo para concentrarte en otros aspectos del crecimiento empresarial.
El análisis de gastos no tiene por qué ser abrumador y dar lugar a conocimientos superficiales o erróneos. Con la ayuda de las soluciones de análisis de gastos impulsadas por IA, puedes hacer el trabajo con menos empleados y en menos tiempo.
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