Como emprendedor, ¿alguna vez has comenzado el día con una larga lista de cosas por hacer solo para terminar el día preguntándote a dónde se ha ido todo el tiempo (sin casi haber progresado en esa lista?)
No te preocupes, nos pasa a los mejores. Probablemente te interrumpieron con un montón de problemas urgentes no planificados: llamadas de clientes, preguntas de tu equipo, algo se desvió y tuviste que lidiar con todo eso. Incluso si mejoras mucho en la gestión de las interrupciones no planificadas, todavía terminarías con una lista de tareas pendientes sin terminar.
El tiempo es el mayor activo de un emprendedor y cuando los “ladrones” de tiempo atacan y te roban la atención de lo que es importante, a menudo aparece la frustración. Puede que te sorprenda saber que a menudo los problemas de administración del tiempo tienen menos que ver con los «trucos» y más con uno mismo.
¿Qué pasaría si pudieras administrar mejor tu tiempo para hacer más cosas? Existen algunos trucos que pueden marcar una diferencia significativa en tu capacidad para hacer más. Te hablamos de ellos a continuación.
Toma una decisión clara sobre tu «tiempo de trabajo»
Lo primero que tienes que hacer es crear un nuevo estándar para tu trabajo y tu vida personal al tener claras tus horas de trabajo ideales: “¿Cuántas horas al día voy a trabajar realmente?” ¿Qué es lo mejor para mi nivel de estrés? ¿Y qué pasa con mis otras prioridades como la familia y los amigos? Siempre habrá más trabajo que tiempo para hacer las cosas. Cuando decidas tener una vida fuera del trabajo, mágicamente, mejorarás en decir NO a las distracciones y SÍ a tus prioridades.
La clave es crear un límite claro entre tu tiempo de trabajo y tu vida personal. Por ejemplo, “Salgo del trabajo a las 6 de la tarde pase lo que pase” es un límite que te ayuda a ti y a las personas en tu vida a saber cuándo estás disponible para actividades laborales y cuándo para las personales. Asegúrate de cerrar la puerta de la oficina y apagar el ordenador cuando sea el momento de «desconectarte» del trabajo.
Mejora tu autoconversación
Lo que piensas a lo largo del día tiene un gran impacto en lo estresado que te sientes. Si te dices a ti mismo que te estás quedando sin tiempo, te preocupas incesantemente por hacer todo y te concentras en todas las tareas que no tendrás tiempo para realizar, entonces el estrés aumenta. Cuando el estrés es alto, el ingenio es bajo e inconscientemente ralentizarás tus acciones.
Empieza a decirte a ti mismo: «Tengo todo el tiempo que necesito para realizar las actividades más importantes». Tu diálogo interno puede reducir tu estrés, lo que te ayudará a concentrarte más.
Mantener tu mente en calma para poder concentrarte en lo que sigue es la clave. Eso podría significar tomar un descanso, dar un paseo corto para despejar la mente y recuperar la concentración.
Escribe tus prioridades
En lugar de mantener tu lista de tareas pendientes en tu cabeza, haz una lista de lo que necesitas hacer o colócalas en algún tipo de herramienta de planificación de proyectos. Cuando tu lista de tareas está en tu cabeza, es difícil decirte a ti mismo la verdad sobre cuánto tiempo te llevará hacerlas todas. A menudo, tu lista de tareas se ve mucho más grande en tu cabeza, lo que crea esa sensación abrumadora y desalentadora.
Al hacer una lista, priorizar las tareas que son más urgentes y abordar las tareas más importantes primero, podrás eliminar el doble de tareas en un período de tiempo más corto de lo que jamás pensaste que fuera posible. A esto se le llama “bloqueo de tiempo” y es muy efectivo, especialmente si tiendes a tener muchas interrupciones en tus bloques de tiempo de trabajo normal. Para actividades en curso y proyectos más grandes, intenta utilizar una herramienta de gestión de proyectos de bajo coste como por ejemplo, Asana.
Gestiona las interrupciones
Las distracciones no solo afectan tu productividad, sino que también provocan una mala comunicación.
Una mejor práctica es apagar las distracciones: tu teléfono, redes sociales, correo electrónico y mensajería instantánea. Es imposible usar tu tiempo sabiamente si te interrumpen constantemente. Tómate un bloque de tiempo para concentrarte sin permitir distracciones para que puedas completar las tareas y tacharlas de tu lista. Si eso no es posible, crea tiempos de «no molestar» con tu equipo. Al establecer este límite, les enseñas a todos cómo ser más productivos.
Si las emergencias de los clientes tienden a arruinar tu día, es posible que necesites mejores límites personales para no estar pendiente de las emergencias de otras personas. El dicho, «Tu falta de planificación no constituye una emergencia para mí» es un gran marco mental para ayudarte a mantenerte fuerte y evitar ser interrumpido. Crea tiempo para manejar problemas no planificados, pero mantén tu enfoque en tus prioridades centrales.
Desarrolla una estrategia de tiempo personal más eficaz
Todos tenemos una «estrategia» sobre cómo administramos el tiempo. Una estrategia es una secuencia de pensamientos, acciones y hábitos que generan un resultado. Pregúntate: «¿Mi estrategia de administración del tiempo está obteniendo buenos resultados?» Si no es así, es hora de desarrollar una estrategia más eficaz.
Desarrolla la autoconciencia de cómo administras el tiempo. Hay dos formas en que las personas se relacionan con el tiempo. Saber si eres una persona “en el tiempo” o “a través del tiempo” puede ayudarte a elegir el tipo correcto de prácticas de administración del tiempo que realmente podrás mantener. A continuación, te ofrecemos una descripción general rápida de los dos tipos:
- Las personas en el tiempo viven en el momento y tienen dificultades para controlar el tiempo, ya que se pierden en lo que sea que estén haciendo. Para ellas es muy difícil planificar con anticipación o estimar cuánto tiempo llevará hacer algo. Suelen llegar tarde y no cumplir con los plazos.
- Las personas a través del tiempo pueden ver dónde están en el tiempo y tienden a ser más diligentes con los compromisos de tiempo. La planificación y la organización son importantes. Llegan a tiempo y cumplen los plazos.
Cuando se trata de crear una gestión del tiempo más eficaz, las personas en el tiempo a menudo reaccionan mal a las técnicas tradicionales de gestión del tiempo y se resisten a los calendarios, las herramientas de gestión de proyectos y otros tipos de seguimiento lineal. Quieren estar en el flujo y hacer lo que se sienten inspirados a hacer. Las personas a través del tiempo, por otro lado, a menudo son muy buenas en la gestión del tiempo y les resulta más fácil encontrar herramientas que funcionen para ellas.
Aprender a cambiar tu estrategia para lograr un mejor flujo te permitirá lograr más en una hora de lo que la mayoría de las personas logran en un día. Al actualizar tu estrategia, mejorarás tu forma de pensar y tus hábitos para hacer las cosas.
