La falta de programación o la falta de gestión de proyectos genera artículos retrasados, oportunidades de asociación fallidas, alta presión y estrés. Los sistemas de productividad ayudan a desarrollar un equilibrio sostenible entre la vida personal y laboral y a prepararse para carreras de trabajo cuando sea necesario.
A continuación, compartimos los siete mejores sistemas de productividad que pueden convertirse en tu rutina de trabajo dando lugar a una jornada laboral eficiente.
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La Técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro divide el trabajo en intervalos cortos y concentrados (normalmente 25 minutos) seguidos de descansos. Te ayuda a mantenerte alerta y motivado porque tu cerebro digiere fácilmente fragmentos de 25 minutos.
Además, ver un cronómetro en cuenta regresiva en la barra de herramientas refuerza tu voluntad de completar una tarea durante este tiempo. Es como si tu voz interior dijera: «Vamos, hombre, puedes trabajar durante 25 minutos sin desplazarte por tu Instagram».
Ventajas:
- Te ayuda a concentrarte cuando es difícil empezar a trabajar.
- Reduce la procrastinación.
- Menos dolor de espalda y fatiga.
- Mejor planificación para semanas y trimestres.
- Más responsabilidad por las tareas.
- Menos distracciones: mejor gestión del tiempo.
- Motivación constante a lo largo de las tareas.
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Diario de viñetas o Bujo
Un diario de viñetas, o Bujo, es como un diario avanzado que incluye escritura y dibujo. Está organizado con secciones para tareas diarias, calendarios, notas, seguimiento de la salud y establecimiento de objetivos.
Ventajas:
- Ayuda con la organización personalizable.
- Ayuda a impulsar la creatividad y a priorizar.
- Proporciona gestión de tareas centralizada.
- Facilita la autorreflexión.
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Bloqueo de calendario
El principal problema que las personas suelen enfrentar con su agenda es el cambio constante entre tareas. El bloqueo de calendario es un método de gestión del tiempo en el que asignas franjas horarias específicas en tu calendario para diferentes tareas.
Para bloquear el tiempo, puedes usar Google Calendar y bloquear el tiempo para tareas específicas. Cada tarea tiene su propio intervalo de tiempo específico.
Ventajas:
- Gestión del tiempo mejorada.
- Enfoque mejorado.
- Cambio de tareas reducido.
- Priorización más clara.
- Mejor equilibrio entre la vida personal y laboral.
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«Cómete esa rana»
“Si tienes que comer una rana viva, hazlo a primera hora de la mañana y no te pasará nada peor durante el resto del día”. Mark Twain.
Esta cita explica de qué se trata la técnica «Cómete esa rana». Haz primero lo más difícil y después todo lo demás te parecerá más fácil.
Un estudio del año pasado encontró que el uso de este método mejora las habilidades interpersonales y ayuda a combatir la procrastinación, lo que genera beneficios a largo plazo para la carrera y la vida.
Ventajas:
- Al realizar primero las tareas difíciles, te sientes menos estresado después.
- Gestionas mejor el tiempo.
- Desarrollas buenos hábitos.
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Herramienta de gestión de proyectos
Gestionar uno o dos proyectos sin seguimiento no es demasiado difícil. Pero a medida que tu carga de trabajo crece, puede volverse imposible.
Una herramienta de gestión de proyectos te ayuda a dividir tareas, establecer plazos, realizar un seguimiento del progreso, coordinarte con tu equipo y obtener resultados.
Ventajas:
- Se centraliza la información del proyecto para un fácil acceso.
- Facilita la comunicación del equipo y el intercambio de ideas.
- Te ayuda a dividir proyectos en tareas manejables.
- Mantiene al equipo enfocado y productivo.
- Proporciona datos en tiempo real sobre el progreso del proyecto.
- Flujos de trabajo optimizados.
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Matriz de Eisenhower
“Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente”. Dwight D. Eisenhower
La Matriz de Eisenhower clasifica las tareas por importancia y urgencia. La puedes usar para decidir en qué centrarte, delegar o descartar.
Deberías considerar utilizar la Matriz de Eisenhower si sueles estar ocupado pero sientes que tu trabajo carece de impacto, tienes dificultades con el tiempo para objetivos a largo plazo o te resulta difícil delegar o decir “no”.
Ventajas:
- Priorización clara.
- Gestión eficaz del tiempo.
- Alineación de objetivos a largo plazo.
- Mejor delegación.
- Reducción del estrés.
- Mejora de la toma de decisiones.
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Métodos Kanban y Scrum
Para ser súper productivo durante una semana laboral, puedes combinar metodologías simplificadas de Scrum y Kanban.
- Scrum: se trabaja en períodos cortos llamados sprints (generalmente de una a cuatro semanas de duración). En cada sprint, estableces objetivos y decides qué tareas abordar. Luego, tienes reuniones rápidas llamadas stand-ups para verificar el progreso y ajustar tu plan de trabajo según sea necesario.
- Kanban: no hay sprints en Kanban. En su lugar, imagina tus tareas en un tablero con columnas denominadas «Trabajo pendiente», «Seleccionado para desarrollo», «En proceso» y «Terminado».
Mientras trabajas, cambias las tareas entre columnas. Te ayuda a visualizar tu flujo de trabajo, limitar el trabajo en progreso y concentrarte en completar las tareas una por una.
Ventajas:
- Ayudan a visualizar los flujos de trabajo fácilmente.
- Limitan la multitarea y mejora la concentración.
- Fomentan la mejora continua de los procesos.
- Organizan proyectos de manera efectiva con objetivos claros.
- Fomentan la comunicación y colaboración regular en equipo.
- Facilitan la adaptación a las necesidades cambiantes del proyecto.
