No eres ajeno al proceso de optimización de tu negocio. Actualizas periódicamente tu entorno de trabajo y mejoras los procesos de flujo de trabajo. Pero, ¿has considerado alguna vez cómo tu entorno de trabajo inmediato influye en tu capacidad para finalizar tareas con éxito de forma regular?
La realización de tareas puede verse ralentizada, obstaculizada o detenida incluso por el más mínimo cambio ambiental. Por ejemplo: ¿Cómo afrontas tu día cuando hay una interrupción imprevista en el servicio de Internet en tu edificio?
Si bien no puedes evitar que ocurran situaciones poco ideales en tu negocio, puedes prepararte para abordar y realizar tu trabajo cuando tales situaciones surjan inevitablemente.
3 formas prácticas de optimizar las tareas en tu negocio
- Descubre los fundamentos de las tareas
No todas las tareas son iguales. Algunas se pueden completar de una sola vez, mientras que otras requieren planificación y preparación adicionales.
Es más, tu capacidad para completar tareas de manera efectiva en cualquier momento depende de la presencia de factores ambientales específicos.
Escribir un correo electrónico en tu ordenador de escritorio parece una tarea bastante fácil. Pero ese es sólo el caso si la electricidad fluye, tu ordenador tiene un sistema operativo actualizado y el teclado funciona.
¿Qué condiciones básicas deben existir para que puedas completar una tarea? ¿Cuáles son los materiales físicos, recursos y elementos necesarios para que puedas completar exitosamente tu trabajo?
Esto puede parecer un paso innecesario, pero identificar estas condiciones te ayudará a gestionar mejor tu trabajo cuando surjan situaciones no ideales.
- Crea estrategias de optimización
Una vez identificadas las bases para una o dos tareas, el siguiente paso es crear una colección variada de estrategias de optimización de tareas.
Estas estrategias te permitirán realizar tu trabajo de alguna manera, dependiendo de las condiciones ambientales circundantes.
La idea aquí es desarrollar flujos de trabajo específicos óptimos, subóptimos o superóptimos. Supongamos que deseas crear una estrategia para redactar informes de proyectos.
Tus condiciones óptimas podrían incluir trabajar en el ordenador de tu oficina, idealmente con la puerta cerrada, materiales de referencia a tu lado y sin reuniones ni llamadas programadas para las próximas dos horas. Puedes continuar con tu trabajo según lo planeado.
Las condiciones subóptimas pueden incluir cualquier cosa que bloquee, dificulte o interrumpa tus condiciones óptimas de trabajo. ¿Qué pasa si tu oficina es ruidosa, tienes llamadas y los materiales de referencia no están disponibles?
Podrías trasladarte a otro espacio de trabajo con tu ordenador portátil, trabajar en una sección específica del informe y trabajar desde la memoria hasta que puedas incorporar materiales de referencia en tu informe.
Las condiciones superóptimas pueden incluir cualquier cosa que te permita crecer, prosperar o ampliar tus condiciones laborales óptimas. ¿Qué pasa si todo está tranquilo, no tienes llamadas y tienes artículos de referencia?
Podrías potencialmente ensayar o grabar una presentación de tu informe, comenzar a trabajar en otro informe o cerrar y archivar archivos.
La idea aquí es ser creativo en tu flujo de trabajo y proponer pasos prácticos que puedas tomar en cada una de las condiciones.
- Gestiona tu mentalidad laboral
El último paso es poner en práctica tus estrategias de optimización.
A veces, lo único que podrás controlar en tu negocio es tu forma de pensar. En lugar de abrumarte y desviarte cuando las cosas no salen según lo planeado, identifica el problema en cuestión, así como los próximos pasos.
Esto puede ser tan simple como decir: «Hoy estoy trabajando en condiciones subóptimas en la oficina. Trabajaré en el salón y trabajaré en la sección central de mi informe«. Declarar lo aparentemente obvio puede resultar muy poderoso a veces.
Haz las paces con el lugar donde estás. Sobre todo, no permitas que circunstancias externas descarrilen por completo tu flujo de trabajo.
Mantén la mente abierta, busca soluciones diferentes y sé flexible en tu enfoque. Ése es el secreto para ser productivo de forma sostenible en el trabajo.
