Estando ya en la recta final de los nuevos plazos previstos para la aprobación y depósito de las cuentas del ejercicio 2019 a consecuencia de la pandemia que padecemos,los nuevos brotes actuales han puesto de nuevo sobre la mesa las modificaciones legales que se acordaron para facilitar la celebración de reuniones de junta y órganos sociales, mediante videoconferencia o conferencia telefónica múltiple.
Esta posibilidad existía con anterioridad, pero siempre que estuviera prevista en los Estatutos sociales.
La novedad introducida ahora por el legislador consiste en que puede utilizarse esta vía para la celebración de las Juntas Generales de cualquier sociedad, aunque no esté previsto en los Estatutos sociales.
Repasamos brevemente los dos aspectos más destacables de la nueva regulación: plazos y regulación de las Juntas sin presencia física:
Pandemia COVID-19: plazos a considerar para las cuentas del ejercicio 2019
No se modifica el ejercicio contable, pero se desplazan los plazos para la formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales, tomando como fecha de referencia el1 de junio de 2020.
- Plazo para formular las cuentas anuales: 3 meses. Se suspendió hasta el 1 de junio de 2020, reanudándose de nuevo por otros 3 meses a contar desde esa fecha.
Día final para formular las cuentas anuales: 31 de agostos de 2020.
- Plazo para aprobarlas cuentas anuales por la junta general ordinaria: 2 meses. En los 2 meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales”.
Día final para aprobar las cuentas anuales: 31 de octubre de 2020.
- Plazo para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil. El plazo para realizar el depósito se rige por la regla general: debe realizarse dentro del mes siguiente a la fecha de aprobación de las cuentas anuales.
Día final límite para el depósito de las cuentas anuales: 30 de noviembre de 2020.
Requisitos de la celebración de Juntas Generales por víatelemática
Principio general: debe garantizarse el ejercicio del derecho de información, asistencia y voto e igualdad de trato de los socios/accionistas.
Requisitos especiales establecidos por el artículo 40 RD-Ley 8/2020 (modificado por el RD-Ley 19/2020)
1.- Cuando no se trate de una Junta Universal, y al no estar expresamente prevista esta forma de convocatoria en los Estatutos sociales, el derecho de información de los socios exige que en la convocatoria se indique que la Junta General se celebrará por vía telemática/telefónica, expresando el motivo basado en la situación extraordinaria de la pandemia.
2.- En todos los casos, ya sean Juntas Universales o Juntas Generales ordinarias o extraordinarias, el secretario de la Junta deberá hacer constar en el acta de la reunión:la identificación de los socios asistentes, que éstos han dispuesto de los medios técnicos necesarios para la conexióny que el acta de la Junta, aprobada en la reunión, ha sido remitida inmediatamente al correo electrónico de cada uno de los socios asistentes (a estos efectos debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 quáter de la Ley de Sociedades de capital sobre las comunicaciones entre la sociedad y los socios por medios electrónicos).
3.- El RD-Ley 8/2020 establece, además, que esta posibilidad de celebración de Juntas Generales por videollamada o conferencia telefónica estará vigente hasta el día 31 de diciembre de 2020, aunque no se descarta que pudiera prorrogarse, si las restricciones a la movilidad personal se mantienen.
Aspectos registrales
La calificación registral o control de legalidad que compete al registrador para el depósito de las cuentas anuales aprobadas o la inscripción de los acuerdos de las sociedades adoptados en Juntas Generales celebradas mediante videoconferencia o conferencia telefónica múltiple, exige el cumplimiento de los requisitos especiales señalados anteriormente en el artículo 40 del RD-Ley 8/2020, en cuanto deben constar en el acta de la reunión y en la certificación que de ella se expida, que es el título inscribible, pero también deben cumplirse los requisitos generales que establecen los artículos 97 (acta) y 112 (certificación) del Reglamento del Registro Mercantil.
Estos requisitos generales previstos para una Junta General “normal”, es decir, con presencia física de los socios, pueden plantear algunos problemas prácticos en el sistema de celebración de la Junta General por videollamada o conferencia telefónica, por lo que habrán de ser interpretados con flexibilidad. Podemos destacar los siguientes:
- La lista de asistentes figurará al comienzo de la propia acta o se adjuntará a ella por medio de anejo firmado por el secretario, con el visto bueno del presidente, incluso mediante fichero o soporte informático. Corresponde al presidente declarar válidamente constituida la Junta.
El problema práctico que se puede plantear, en el caso de Junta Universal (al no poder asistir los socios en persona a la reunión), es que el artículo 97.1.4ª del Reglamento del Registro Mercantil, exige que en el acta conste el nombre de los asistentes y la firma de cada uno de ellos a continuación del orden del día. Dado que la finalidad de esta firma es acreditar la conformidad del firmante con la celebración de la junta con ese orden del día, la firma manuscrita podría suplirse por la firma electrónica avanzada de quienes no pudieran estar presentes físicamente.
En las Sociedades Limitadas, la lista de asistentes debe constar en el acta “necesariamente” (artículo 192 LSC).
A efectos de la inscripción registral, es responsabilidad de la persona que tiene la facultad certificante, consignar en la certificación que ha sido confeccionada la lista de asistentes, en su caso y el medio utilizado para ello, así como que consta la firma de los asistentes cuando sea necesaria.
- Emisión del voto. El artículo 100 del Reglamento del Registro Mercantil regula la emisión del voto a distancia en los siguientes términos:La persona con facultad de certificar dejará constancia en el acta de los acuerdos adoptados, expresando el nombre de los socios y el sistema seguido para formar la voluntad, con indicación del voto emitido por cada uno de ellos.
Se entenderá que los acuerdos han sido adoptados en el domicilio social.
El artículo 189 LSC admite para las Sociedades Anónimas que el voto pueda delegarse o ejercitarse por el accionista mediante “cualquier medio de comunicación a distancia, siempre que se garantice debidamente la identidad del sujeto que ejerce su derecho de voto”.
- Aprobacion del acta. El acta de la reunión se aprobará al final de la reunión y será firmada por el presidente y secretario de la Junta.Si se aprueba en un momento posterior, en el acta se expresará la fecha y el sistema de aprobación.
- Firma de la certificación. Corresponde a “la persona con facultad certificante” (artículo 109 RRM: administrador único, cualquiera de los administradores solidarios, los administradores mancomunados en la forma de actuación prevista en Estatutos sociales, el secretario del Consejo de Administración con el visto bueno del presidente y al socio único),bajo su fe y responsabilidad, hacer constar en la certificación todas las circunstancias del acta que sean necesarias para la validez de los acuerdos y firmar la certificación.
Por tanto, en la certificación del acta de la junta deben constar cumplidos todos estos requisitos especiales(artículo 40 del RD-Ley 8/2020) y generales(artículo 97 RRM), ya para el depósito de las cuentas anuales aprobadas, ya para la inscripción del acuerdo de Junta General de que se trate.
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