Las listas de tareas pueden ser una buena manera de registrar tareas que deben completarse, pero no hay que olvidarse de hacerlas.
Sin embargo, para muchos de nosotros, también pueden convertirse en una distracción. Es fácil crear un inventario interminable de tareas y proyectos que te mantengan tan ocupado que te eviten realizar proyectos concretos que le brinden tracción en tu carrera.
«Si todo lo que tienes es una lista de tareas diarias, simplemente manejarás las crisis y no necesariamente lograrás lo que más importa», dice Sean Covey, quien agregó nuevas ideas a la próxima edición del 30 aniversario del clásico “Los 7 Hábitos de personas altamente efectivas”, publicación elaborada por su padre Stephen Covey.
Si deseas avanzar en lugar de simplemente marcar las cosas, considera estas seis técnicas que pueden ayudarte.
- Una declaración de misión personal
Un mejor enfoque para administrar tu tiempo y hacer las cosas es comenzar con el desarrollo de una declaración de misión personal, que es como una constitución personal, dice Covey. «No tiene que ser larga o profunda, sino simplemente una declaración que capture lo que quieres hacer», dice.
Covey sugiere planificar tu tiempo semanalmente, en lugar de hacerlo diariamente, identificando tus prioridades más altas para la semana. Cuando combinas tu misión personal y tus prioridades más altas, las cosas que haces cada día se alinearán con lo que más te importa.
- Una auditoría energética y de atención
El problema con las listas de tareas pendientes es que arrojan todo tipo de tareas en un cubo, pensando que puedes pasar de una a otra sin ningún problema. Pero nuestra atención y enfoque no funcionan de esa manera, dice Maura Nevel Thomas, autora de “Attention Management: How to Crease Success and Gain Productivity Every Day”. Sugiere dividir las tareas en dos categorías: «poca atención» y «alta atención».
Por ejemplo, las tareas de poca atención podrían incluir la eliminación de notificaciones de comunicación, como textos, correos electrónicos y mensajes instantáneos, y las tareas de alta atención podrían incluir escribir un artículo o hacer proyecciones presupuestarias. Ser consciente y combinar las tareas que debes realizar con un cierto nivel de atención puede ayudarte a hacer más en menos tiempo.
- Un compañero de responsabilidad
Otra poderosa herramienta de productividad es un compañero de rendición de cuentas que pueda dar un buen ejemplo de trabajo enfocado, dice Hillary Rettig, autora de varios libros de productividad. Los compañeros de rendición de cuentas sirven como motivación para lograr lo que planeas hacer para el día.
- Preguntas diarias
El consultor de liderazgo Jones Loflin, autor de Always Growing, te mantiene encaminado y motivado al terminar tu día respondiendo preguntas diarias.
«Me encanta el trabajo de Marshall Goldsmith (reconocido entrenador de negocios) en torno a la idea de las preguntas diarias», dice. “Se te ocurren varias preguntas que quieres hacerte al final de cada día para asegurarte de que estás enfocado en las cosas correctas. Y te calificas por lo bien que lo hiciste ”.
Por ejemplo, una de las preguntas que se hace Loflin es: «¿Me esforcé al máximo para invertir al menos 15 minutos en cultivar una relación más sólida con alguien?»
«Tengo preguntas creadas para las tres áreas clave de mi vida: trabajo, relaciones y yo», dice. “Cambio las preguntas según sea necesario. Debido a que soy competitivo, quiero obtener la puntuación más alta posible cada día, por lo que las preguntas se me plantean durante todo el día”.
- Una hora de poder
Otra forma de obtener tracción es reservar al menos una «hora de energía» cada día programada con anticipación en tu calendario, sugiere Lisa Zaslow, fundadora de Gotham Organizers. Durante ese tiempo, te enfocas en hacer lo que es más importante.
«No hay interrupciones», dice .»Establece una alarma para saber cuándo se acabó la hora».
Una hora focalizado suele ser suficiente para hacer mucho, generalmente más de lo que piensas, agrega Zaslow «. En estos días, donde las personas trabajan desde casa, educan a sus hijos en el hogar y se adaptan a un entorno que cambia rápidamente, puede ser más fácil exprimir una hora súper productiva que tener el objetivo poco realista de trabajar al máximo rendimiento durante todo el día”, dice.
- Objetivos bien definidos
Ser productivo se trata de pasar la mayor parte de tu tiempo haciendo lo que está alineado con tus objetivos más importantes, dice el consultor de estrategia y gestión empresarial Hamish Mackenzie, fundador de Hamish Mackenzie Consulting.
«No tengas más de tres objetivos estratégicos anuales bien definidos a la vez», dice. Mackenzie sugiere dividirlos en tres submetas trimestrales y tres mensuales, desglosándolos en pasos de acción que no lleven más de dos horas en completarse.
«Al comienzo de cada semana, asigna estas tareas a días y horas específicos en orden de prioridad, un máximo de tres por día», dice. “Cada noche, abre todas las herramientas que necesitas para realizar tu tarea más importante al día siguiente. Y cada mañana, completa tu tarea más importante antes de hacer cualquier otra cosa «.
Los fanáticos de la listas de tareas difíciles no necesitan deshacerse de la lista por completo, pero la lista de tareas no debería ser la única herramienta en tu caja de herramientas de productividad. La productividad es hacer las cosas correctas en el momento correcto.
