En la industria del software de gestión de proyectos, aunque cada producto es bueno como concepto, no es necesariamente una buena opción para todos los equipos y empresas. Hay muchos productos excelentes en el mercado para casi todas las necesidades, pero no son una solución absoluta.
Los líderes empresariales y los empleados dirán que hay muchos productos entre los que se puede elegir. De hecho, hay un montón de herramientas de gestión de proyectos en el mercado, pero ¿cómo eliges la que se adapta a las necesidades de tu empresa?
Tendrás que fijarte en sus funcionalidades, características y las necesidades que cubre para tu equipo. A continuación, te damos algunas claves para identificar el software de gestión de proyectos para tu negocio.
Identifica las necesidades y desafíos de tu equipo
Primero, no tomes la decisión en base a lo que piensas como líder, sino que escucha las necesidades de tu equipo. Si cuentas con varios departamentos en tu empresa, deberás enfrentarte al desafío de cumplir con las necesidades específicas de cada uno.
Por ejemplo, hay una diferencia de flujo de trabajo entre el departamento de ventas y el departamento creativo. Las personas tienen diferentes formas de trabajar y visualizar sus proyectos, especialmente en función de sus habilidades. Pero además, si necesitan trabajar entre ellos en la misma plataforma de gestión de proyectos, tendrás que encontrar la herramienta que ofrezca esta solución.
Tu gente puede trabajar de manera diferente, pero no se puede malgastar el dinero de la empresa comprando distintas suscripciones para cada uno; en su lugar, encuentra la herramienta que pueda integrar todas sus necesidades en un espacio de trabajo digital.
Crea una lista de características imprescindibles
Después de identificar las necesidades de tu empresa con respecto al flujo de trabajo y los proyectos, crea una lista de las funciones que deseas que tenga tu herramienta. La primera de la lista debería ser su curva de aprendizaje: debería ser tan fácil de usar que sea un juego de niños. Entonces, te recomendamos que busques:
- Diagramas de Gantt. Esto te mostrará cuánto tiempo debes dedicar a una tarea en una escala de tiempo. Usando un diagrama de Gantt, puedes ver cuánto durará cada actividad y cuánto se superpondrá con otras tareas.
- Panel central. Como líder de tu negocio, debes ver el panorama general de tu empresa sin profundizar. Un panel central organizado puede mostrarte todos tus proyectos, ideas, progreso e incluso algunas funciones de informes para que puedas comenzar a escalar. Debes buscar una herramienta que proporcione un panel simple para que puedas saber lo que está sucediendo sin perder demasiados detalles.
- Personalización. Es posible que desees una solución flexible que se pueda personalizar según las necesidades de cada departamento. Evita una solución estática que proporcione lo que ellos creen que necesitan y busca una que permita a cada miembro del equipo crear sus vistas personales y flujo de trabajo de tareas.
- Integraciones. Si existe el cielo en la Tierra, entonces las integraciones son parte de él. Esta increíble función puede brindarte la libertad de integrar la herramienta principal de administración de proyectos con otra herramienta que estés utilizando al permitirte compartir tus proyectos con tus clientes, incluso externamente.
Cada herramienta de gestión de proyectos ofrece muchas funciones excelentes a los usuarios, pero estas no serán nada si no pruebas la herramienta con tu equipo.
Gasta tu dinero inteligentemente
Debes ahorrar dinero para otras necesidades de tu empresa, no gastarlo en suscripciones que no uses. Por lo tanto, antes de decidir qué software de gestión de proyectos se ajusta a tus necesidades, debes probarlo con tu equipo. Investiga un poco leyendo algunas reseñas sobre un par de herramientas que has decidido probar y luego dedica tiempo a probarlas.
Después de estar seguro de que tus equipos están satisfechos, opta por una y estarás listo para continuar con tus proyectos. Incluso como líder empresarial, solo debes decidir después de probar una herramienta de gestión de proyectos con tus equipos. Ellos serán los que la usen todos los días.
Haz una lista de las necesidades de tus equipos y las funciones que desean, luego prueba algunos productos; compra una suscripción pequeña al principio, luego amplía una vez que sepas que funciona para ti y tu equipo.
