Una herramienta de productividad puede ser un recurso práctico y útil para cualquier emprendedor. Pero con tanta variedad para elegir, ¿cómo elegir una herramienta de productividad adecuada para tus necesidades? Seleccionar una herramienta al azar puede estar plagado de trampas potenciales, mientras que pasar una cantidad excesiva de tiempo analizando datos y cifras puede ser una locura.
En muchos casos, el mejor curso de acción es el de un enfoque intermedio. A continuación, te ofrecemos cinco pautas a seguir al evaluar una herramienta de productividad para tu negocio.
Identifica el problema que quieres resolver
Las herramientas de productividad están diseñadas para resolver problemas. Es importante tener en cuenta que no todas las herramientas pueden resolver todos los problemas, y no todos los problemas pueden resolverse con todas las herramientas.
Por eso es crucial que articules claramente el problema que quieres resolver en tu negocio; tendrás más éxito en encontrar una herramienta que satisfaga tus necesidades.
Indica claramente tu problema, como por ejemplo «No tengo una forma confiable de crear, organizar y almacenar listas de tareas pendientes».
Una vez que hayas identificado tu problema y la solución, puedes hacer una lluvia de ideas sobre las características que te gustaría tener dentro de la herramienta.
El siguiente paso es buscar herramientas que resuelvan tu problema y posean las funciones deseadas.
Considera espacio para el crecimiento
Una buena herramienta no solo satisfará tus necesidades actuales, sino también tus necesidades futuras. Una herramienta no debería ser tan restrictiva como para tener que actualizarla o reemplazarla dentro de unos meses.
Busca una herramienta que permita el crecimiento y la expansión en tu línea de trabajo. Algunos elementos comunes a considerar incluyen almacenamiento de datos, generación de informes, clasificación de información, uso compartido de dispositivos y número de usuarios.
También debes evaluar si la herramienta tiene o no actualizaciones planificadas de funciones, parches de software, servicio al cliente y actualizaciones de soporte técnico en las próximas semanas y meses.
Investiga integraciones con herramientas existentes
Revisa si una herramienta se integra correctamente o funciona con herramientas, programas y aplicaciones existentes en tu empresa.
Descubre si las integraciones son internas, requieren una aplicación de terceros o están bajo consideración para futuras actualizaciones y lanzamientos.
Si estás utilizando una versión de prueba o gratuita de una herramienta, considera ejecutar tus propias pruebas de integración. La experiencia práctica es una excelente manera de examinar la funcionalidad y las limitaciones de las funciones.
A veces, lo que parece ser una tarea simple puede ser más complicada en acción, y viceversa.
Descubre los detalles de la interfaz de usuario
No importa lo llamativa o bien diseñada que pueda estar una herramienta; será menos probable que la uses si la interfaz de usuario es discordante, incómoda o confusa para ti. Una herramienta que no te guste será una herramienta que no usarás.
Ten cuidado de evaluar la interfaz de usuario de tu herramienta. El diseño, la legibilidad en pantalla, los colores, el tamaño y el tipo de fuente son aspectos que debes tener en cuenta. Verifica la facilidad de ingreso de datos. Busca la capacidad de la herramienta para sincronizar datos y realizar copias de seguridad en la nube y/o almacenamiento local.
Del mismo modo, determina la capacidad de la herramienta para clasificar, actualizar, buscar, recuperar, ejecutar informes y archivar información en versiones de escritorio, tableta y teléfono inteligente.
Realiza un seguimiento preciso de las herramientas potenciales
Es una buena idea mantener un registro escrito de tu investigación de herramientas de productividad. Si lo haces, podrás revisar objetivamente tus notas tanto ahora como en el futuro a medida que crezca tu negocio.
Cualquier método de seguimiento será valido. Puedes ingresar detalles en una hoja de cálculo o escribir notas a mano en un cuaderno. Realiza un seguimiento de las herramientas potenciales, así como de sus características únicas, hechos, cifras y consideraciones.
Si estás utilizando una versión de prueba o gratuita de una herramienta, ten en cuenta todos y cada uno de los aspectos de tus interacciones, desde las funciones de la herramienta que amas o detestas, hasta la interfaz de usuario y tu experiencia con el servicio al cliente.
Luego puedes usar esta información para ayudarte a finalizar tu decisión al seleccionar una herramienta de productividad.
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