Implementar una mentalidad de mejora continua es una de las claves

13 estrategias para revisar y mejorar los procesos comerciales

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Actualizado 21 | 07 | 2020 07:00

Estrategia comercial

A medida que tu negocio y tu industria evolucionan, es posible que te preguntes si es el momento de mejorar también tus prácticas comerciales. Una revisión exhaustiva de tus procesos puede ayudarte a definir lo que estás haciendo actualmente, identificar áreas de fortaleza y mejora potencial, y guiarte hacia soluciones futuras.

A continuación, te ofrecemos diferentes estrategias para analizar tus operaciones y asegurarte de que sigan teniendo sentido para tus circunstancias y objetivos actuales.

  1. Imagina duplicar tu producción: Establece un desafío regular para ti y tu equipo para imaginar esto: si tuvierais que duplicar lo que estáis haciendo en este momento, ¿cómo lo haríais y cómo lo respaldarían vuestros procesos actuales? Esto probará automáticamente si tus procesos han sido documentados, entendidos y si son fácilmente transferibles y repetibles para lograr escala y crecimiento. También construirás una disciplina de mejora constante.
  1. Adopta modelos objetivos y de resultados clave: Los modelos OKR (Objetivos y Resultados Clave) comienzan con objetivos comerciales y luego se conectan en cascada con el departamento, el equipo y los objetivos individuales, y los resultados esperados. El “por qué” y el “qué” se definen mientras que el “cómo” se deja a los equipos/empleados, dándoles poder. Aprovechar un panel de OKR para actualizaciones y revisiones te proporcionará información sobre lo que funciona y lo que no funciona, creando así un entorno para una discusión dinámica, perseverante o de extracción.
  1. Míralo a través de la lente de la rentabilidad: A medida que los líderes revisan los procesos para ayudar a capear la crisis, la rentabilidad debe ser el primer objetivo. Si bien parece haber un estigma en torno al concepto de rentabilidad empresarial, si las pequeñas empresas no son rentables, no pueden mantener a las personas empleadas, cumplir con sus contratos y, en última instancia, mantener en movimiento su parte de la cadena de suministro.
  1. Regresa a tus fortalezas principales: Entra en un modo de enfoque cuando se trata de tus productos, servicios u operaciones. Vuelve a tus puntos fuertes cuando se trata de tus empleados. Si la ingeniería es tu fortaleza, lo que importa no es el producto que has estado produciendo. Tu fuerza de ingeniería debería permitirte llegar a nuevos productos en un mercado diferenciador. Las grandes empresas hacen eso, entonces ¿por qué las pequeñas empresas no pueden hacerlo también?
  1. Acepta el cambio: Somos criaturas de hábitos y las organizaciones no son diferentes. A menos que seamos intencionales para eliminar las ineficiencias, nos convertimos en prisioneros de los procesos. Pregúntate ¿Para qué sirve este proceso? ¿Sigue siendo relevante? ¿Está optimizado? ¿Qué pasos se pueden eliminar o simplificar? ¿Hay pasos manuales, redundantes o innecesarios? ¿Cómo pueden ayudar la tecnología y la automatización? El cambio es la única constante.
  1. Implementa una mentalidad de mejora continua: Implementa dentro de tu organización una mentalidad de mejora continua mediante la cual todos contribuyan a revaluar los procesos, los resultados y las necesidades empresariales en evolución mensualmente. Las cosas pueden cambiar rápidamente en muchas industrias, y la agilidad de hoy puede convertirse en la clave de tu éxito futuro. Involucrar a todos en la organización es importante para superar los puntos ciegos y empoderar realmente a tus equipos.
  1. Comunícate con tu equipo: Si bien es posible que debas liderar los esfuerzos para adaptarte y cambiar las direcciones, esto no es algo en lo que debas involucrarte tú solo. Trae al resto del equipo a la discusión. La comunicación es siempre la clave.
  1. Establece paneles de discusión y méritos: Mientras trabajas en un proceso, establece un objetivo y analízalo semanalmente o mensualmente si has obtenido buenas mediciones. La realización de paneles de discusión junto con todas las variantes te ayudará a identificar lo que sale bien y lo que sale mal. Conversar y establecer una relación con cada trabajador, incluidos tus trabajadores remotos, te ayudará a revisar tu proceso y rectificar los problemas de manera efectiva.
  1. Pide sugerencias: ¿Tu flujo de trabajo necesita un rediseño? Tus empleados probablemente saben la respuesta. Tú ves los números, pero puede que no sepas exactamente cómo llegar ahí. Pídele a tu equipo sus opiniones y sugerencias sobre cómo la empresa puede mejorar. Revisa los envíos semanalmente y una o dos veces al año (dependiendo del compromiso y la gravedad de los problemas planteados) establece una reunión para generar soluciones.
  1. Tómate un tiempo para recibir comentarios: Reserva tiempo para que tu equipo comparta lo eficientes que son los procesos actuales. Esto podrían ser reuniones individuales o una reunión grupal con diferentes departamentos, pero dedicar tiempo regularmente te ayudará a detectar problemas de manera proactiva antes de que afecten tus resultados. Te permite establecer nuevos protocolos con tu equipo y ajustarlos en consecuencia.
  1. Revisa tus resultados: Comenzar con tus resultados te dirá mucho sobre si el proceso está funcionando o no. Si ves la necesidad de cambios, primero recopila la información de las personas más cercanas al trabajo. Luego, aplica fricción (cosas como demoras, accesos o permisos) para las cosas que menos deseas y reduce la fricción (brinda acceso, mejora las herramientas u omite pasos) para las cosas que más deseas.
  1. Configura las tareas y las fechas de vencimiento: Ahora más que nunca existe la oportunidad de optimizar cada proceso y definir cada rol. Al usar un sistema como Basecamp, puedes configurar todas las tareas semanales y hacer que los empleados establezcan la fecha de vencimiento. Si no se cumplen los plazos, puedes reemplazarlos o trabajar en el conjunto de plazos. De cualquier manera, el uso de la tecnología ayuda a mantener la entrega a tiempo.
  1. Céntrate en la responsabilidad rastreable: Al final del día, todos somos responsables. Debes liderar con el ejemplo y hacerte tan responsable como tus empleados. Al usar los sistemas correctos, puedes rastrear el progreso de los empleados, así como también tener los medios para revisar los procesos, las fechas de vencimiento y la responsabilidad.

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