Una de las facetas donde las empresas emergentes suelen cometer errores es en la gestión de inventario. Tu negocio no puede prosperar y crecer si no puedes hacer llegar los productos a los clientes a tiempo. O, peor aún, no puedes mantenerte al día con la demanda de pedidos.
Sin buenas prácticas de administración de inventario, tendrás un cliente descontento tras otro, lo que afectará negativamente a tu negocio. No es una situación que quieras experimentar, especialmente como startup.
Por lo tanto, a continuación echamos un vistazo a algunos de los errores de administración de inventario más comunes que cometen las nuevas empresas, para que también puedas evitar cometerlos.
Centrarte solo en el precio de compra
Los emprendedores pueden concentrarse demasiado en el precio de compra como un factor decisivo en cuanto a a qué proveedor ordenar, y olvidan que también hay otros parámetros importantes.
No puedes simplemente decir que vas con el «proveedor A» porque su precio es el más barato. Tienes que adoptar un enfoque holístico, equilibrando todos los demás factores. Solo entonces podrás decir que has encontrado el mejor proveedor para satisfacer tus necesidades de inventario.
Debes tener en cuenta lo siguiente:
- Tiempo de entrega del proveedor. En otras palabras, el tiempo que tarda el proveedor en enviar los pedidos desde su almacén hasta tu tienda. Si el tiempo de entrega es demasiado largo, puedes correr el riesgo de tener poco o ningún suministro en tu tienda, especialmente durante la temporada alta.
- Flexibilidad del proveedor. Significa que tu proveedor sea lo suficientemente flexible como para tener cambios en tus niveles de inventario o demanda. Por ejemplo, ordenaste 100 unidades del Producto A para enero. Afortunadamente, se vendió bien; antes de que termine el mes, habrá que pedir 300 más. Puede que no sea la cantidad de pedido inicial acordada de 100 unidades por mes, pero tu proveedor debe ser lo suficientemente flexible para cumplir con ese cambio y el aumento de la demanda.
- Confiabilidad del proveedor. Se refiere a la reputación general del proveedor como profesional y a la calidad de su servicio y productos enviados.
Dejar demasiado tiempo entre los controles de inventario
No importa lo seguro que estés de que tu inventario está bien, no debes dejar demasiado tiempo entre cada control de inventario. Si lo haces, correrás el riesgo de tener que rectificar errores aún mayores en el futuro. Esos podrían haber comenzado pequeños y habría sido más fácil lidiar con ellos en ese punto.
Tómalo como algo bueno cuando no veas ningún problema durante esos controles. Pero no hagas de eso una razón suficiente para que te saltes el siguiente. La cadena de suministro a veces puede ser impredecible, especialmente cuando se empieza, por lo que no puedes bajar la guardia. Se necesitan bastantes años en el negocio antes de que finalmente puedas saber qué meses tienen la mayor demanda de ciertos productos, cuáles tienen la menor, y así sucesivamente.
Además, llevar el control de inventario a tan solo un evento puede abrumar a tu equipo. Como startup, es posible que aún no tengas tantos miembros en tu fuerza laboral, por lo que también debes tener cuidado de no dejar que las tareas se acumulen. Es mejor dividirlas en partes más pequeñas para que tus operaciones no se estanquen.
Centrarte demasiado en la gestión manual
Como pequeña empresa, es normal pensar que puedes administrar todo manualmente, en Excel y escribiendo. Técnicamente sí, especialmente durante los primeros meses. Debido a que todavía estás dando a conocer tu negocio en el mercado, se espera que el flujo de productos hacia y desde tu tienda y almacén no sea tan rápido. Hay algunos días en que las ventas pueden ser escasas o nulas.
Sin embargo, no esperes hasta que se vuelva demasiado difícil de manejar antes de considerar cambiar a un sistema de administración de inventario automatizado. Incluso si todavía estás en la fase de inicio, vale la pena automatizarlo. De esa manera, ya puedes ir familiarizándote con el sistema automatizado desde el principio y cuando surja la necesidad, el período de transición es más fácil.
Además, la automatización es la mejor solución para evitar muchos errores humanos desde el principio. El uso de hojas y fórmulas manuales puede ser muy laborioso. Si todavía tienes un equipo pequeño, supone mucho trabajo. Luego, agrega a todo ese trabajo el tiempo para arreglar los errores. Todo eso se habría evitado en gran medida si hubieras comenzado con un sistema de gestión de inventario automatizado.
Tener la información del catálogo de productos desactualizada o incompleta
Este cuarto error es probablemente uno de los peores errores de gestión de inventario que se pueden cometer: tener información de catálogo de productos desactualizada o incompleta. Va de la mano con la necesidad de tener controles periódicos. Durante esos controles, también debes revisar tus registros y el catálogo para ver si se debe actualizar la información de algún producto.
Para que la gestión de tu inventario sea completa, es muy recomendable contar con un catálogo de productos para los productos activos y otro para los obsoletos. También es donde entra en juego la automatización, ya que tener un repositorio centralizado de toda esa información te beneficiará significativamente.
Un catálogo de productos marca la diferencia al hacer que tu sistema de gestión de inventario sea más ágil y eficiente.
