Cada empresa es un mundo pero, sobre todo, cada almacén. Dependiendo del producto que vendamos, de la época del año (imagina el almacén de una juguetería en Navidad)… la logística y las necesidades pueden ser muy diferentes.
Por ello necesitamos una gestión del stock eficiente que optimice la labor y conseguir mejores resultados en el día a día.
A continuación, te desvelamos seis ideas sobre la administración de inventarios que te ayudarán a mejorar el funcionamiento de tu almacén, ahorrar costes y vender más:
Utiliza el FIFO si tus productos son perecederos
Si trabajas con productos perecederos o con fecha de caducidad, tu método debe ser el First-in First-out o FIFO. Este consiste en que los productos con mayor antigüedad de tu almacén (first-in) son los que se venden primero (first-out).
La fecha de fabricación o la fecha máxima de consumo puede ser el eje sobre el que gire todo el funcionamiento de un almacén. En este caso, tendrás que etiquetar los productos y organizar correctamente el espacio para que no se mezclen mercancías. De lo contrario, corres el riesgo de contar con stock caducado en tus estanterías.
Con este tipo de productos los tiempos son todavía más exigentes, ya que no puedes permitirte enviar un pedido en mal estado. Por eso, el funcionamiento del almacén debe ser excelente.
Elige el sistema más adecuado para hacer el control de inventario
Somete a un análisis exhaustivo los datos que tienes sobre el inventario de tu almacén de forma regular. Esto te permitirá detectar pérdidas o errores que pueda haber.
Muchas empresas hacen un único inventario a finales de año; sin embargo, además de ser poco eficiente y muy tedioso, puedes encontrarte con que no eres capaz de identificar en qué momento se produjeron los desajustes que localices.
En lugar de esto, puedes hacer inventarios periódicos de un producto cualquiera. No suele ser algo programado y permite comparar la realidad del almacén con el dato que tenemos sobre el papel.
Otro método muy interesante es el de los ciclos de conteo. Estos se extienden durante todo el año y, por ejemplo, cada semana se recuentan las unidades de un producto diferente y en un horario rotativo. Normalmente, los elementos de valor se contarán con más frecuencia.
Pon en práctica el método ABC
Lógicamente, no todos los productos de tu almacén son iguales: su valor es diferente y a frecuencia de ventas también. Esto es algo que debes tener en cuenta cuando gestionas tu stock; sobre todo, cuando haces pedidos a tu proveedor.
El método ABC te ayudará a priorizar a la hora de gestionar tu inventario. Lo que debes hacer es categorizar tus productos con el siguiente código:
A. Son los productos que tienen un valor elevado pero una frecuencia baja de ventas.
B. Productos de valor moderado con una frecuencia de ventas también moderada.
C. Productos de valor bajo con altos niveles de ventas.
Deberás prestar especial atención a los de la categoría A, ya que estos tienen un alto impacto financiero. Si tienen un gran valor y tienes un gran volumen parado en el almacén, tienes un problema de caja. Por otro lado, los de la categoría C tienen poco impacto a nivel financiero pero están en constante rotación por lo que no has de perderlos de vista para no quedarte sin ellos. Los productos B, lógicamente, se encuentran en un punto intermedio.
El grupo A representa generalmente de un 10% a un 20% de los artículos con los que se obtiene del 50% al 70% de las ventas. El segundo grupo, el B, suele contener el 20% de los artículos y suele representar el 20% de las ventas. Del C son del 60% al 7 % de los artículos y sólo suele suponer del 10% al 30% de las ventas.
Confía en los datos y haz pronósticos
La clave de una excelente gestión de stocks pasa por ser capaz de hacer pronósticos acertados sobre la evolución del negocio. En este caso, el histórico de ventas y análisis de datos resulta fundamental; así como la experiencia y el conocimiento del sector.
Esta tarea es muy compleja e influyen una serie de factores que es importante tener en cuenta:
- Las tendencias del mercado.
- Las ventas del año pasado durante el mismo período.
- Tasa de crecimiento del año actual.
- Ventas garantizadas por contratos u otros medios.
- Estacionalidad y economía general.
- Promociones.
- Inversión publicitaria.
Todo esto te ayudará a realizar un pronóstico más ajustado; aunque, como sabes, la demanda del mercado es impredecible.
Crea un plan de contingencia
O lo que es lo mismo, un plan B para cuando haya algún problema relacionado con el manejo de inventarios de almacén. Debes estar preparado por si:
- Se produce un repunte en las ventas de un producto y te quedas sin stock.
- El almacén no tiene espacio suficiente para la mercancía.
- Ha habido un error de cálculo y tienes más o menos producto del necesario.
- Un fabricante ha tenido su propia rotura de stock y no te puede proveer en los tiempos habituales.
Un plan de contingencia te ayudará a resolver los problemas de manera más rápida y eficiente; permitiéndote recuperar antes la normalidad y continuar con tu actividad. Lo más recomendable es que busques hasta tres soluciones diferentes para cada problema, de manera que siempre estés cubierto.
El funcionamiento de un almacén es complejo y pueden surgir muchas complicaciones. Cuanto más preparado estés, mejor.
Utiliza tecnología especializada
Hoy en día existen numerosos programas de gestión de almacén o control de stock que te permitirán trabajar de forma más rápida y eficiente. Te sorprendería ver cómo cambia la logística de tu empresa si interviene la tecnología: se automatizan procesos, se reduce el margen de error, los datos se actualizan en tiempo real…
Todo esto hará que mejoren tus procesos y que, además, ahorres tiempo y dinero. Un almacén informatizado puede ser la solución a muchos de los problemas a los que te enfrentas día a día.
El módulo de gestión de stock de anfix te permitirá controlar todos tus productos, sus propiedades (como el color, talla…), tener diferentes tarifas así como realizar albaranes, presupuestos y facturas.
Con estas cinco soluciones, podrás gestionar tu almacén con eficiencia y éxito. Trata de ir introduciendo cada uno de ellos poco a poco y, con el tiempo, verás los resultados.
