Vivimos en un entorno cada vez más digitalizado y en el mundo empresarial la trasformación digital se ha implantado en todos los departamentos y áreas. Dentro de las empresas, digitalizar los procesos administrativos va mucho más allá de sustituir los documentos de papel en documentos digitales.
A continuación, te contamos 4 planes para digitalizar los procesos administrativos en tu empresa en este 2020.
- Necesitas la mejor herramienta: En primer lugar, es necesario que dediques un tiempo en buscar el método de digitalización que se amolde más a tu empresa y sus necesidades. Para hacerlo, puedes seguir los siguientes pasos:
– Buscar un software de gestión contable que automatice todos los procesos y en el que se puedan integrar las herramientas utilizadas por los diferentes departamentos.
– Una de las principales características de este software es que tiene que ahorrarte tiempo. Por lo tanto, es fundamental que la información esté bien organizada y archivada para que a la hora de localizarla pueda hacerse en segundos.
– Conecta las herramientas de gestión documental con las diferentes soluciones digitales.
– Busca la forma de mejorar el flujo de trabajo. Al estandarizar los procedimientos mediante los softwares de gestión, será posible saber quién han trabajado en los documentos en las diferentes etapas.
– El seguimiento es fundamental para saber si se han obtenido los objetivos marcados. Para ello puedes utilizar herramientas BI, capaces de recopilar todos los datos y analizarlos para indicarte las medidas de mejora que debes llevar a cabo.
- Implanta soluciones RPA: La RPA o Automatización Robótica de Procesos permiten a los departamentos financieros desarrollar plataformas de finanzas y contabilidad virtuales sin necesidad de modificar los sistemas actuales.
- Utiliza la analítica avanzada: La analítica avanzada bien utilizada es capaz de predecir lo que va a ocurrir en el futuro. Por ejemplo, a través del machine learning se puede hacer una estimación de las ventas de próximo semestre. Así, el departamento financiero podrá establecer las medidas oportunas con antelación.
- Implementa herramientas personalizadas: Es importante planificar las necesidades del departamento financiero para poder establecer una estrategia de digitalización de los procesos administrativos que tenga coherencia. Por lo tanto, es necesario que se de una buena coordinación entre la empresa y el proveedor tecnológico para conseguir implantar herramientas personalizadas y que se ciñan y amolden a las necesidades de esta.
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