Como fundador de una startup, la salud financiera de su negocio es una prioridad principal. Una encuesta de Skynova de 2023 encontró que el 44% de las empresas emergentes fracasaron debido a la falta de efectivo.
Con esto en mente, es esencial asegurarte de que tu puesta en marcha no se quede sin dinero antes de que generes un flujo de caja positivo o atraigas inversores.
Del mismo modo, debes tener un control estricto sobre las finanzas de tu puesta en marcha, incluso después de que sea rentable, para que no gastes más de lo que ganas.
Pero, ¿cómo llevas la contabilidad de las finanzas de tu startup?
Los beneficios de una contabilidad precisa para las startups
Una contabilidad inicial precisa te ayudará a realizar un seguimiento de tus ingresos y gastos. Veamos los otros beneficios de la contabilidad de inicio:
- Garantizar la salud financiera. La contabilidad de inicio te ayudará a mantener un control estricto sobre tus gastos y deudas. También garantizará que se te pague a tiempo por tus productos y servicios. Vigilar de cerca tus ingresos, gastos, activos y pasivos mantendrá tu puesta en marcha en una mejor salud financiera.
- Impresionar a los inversores. Cuando una empresa lleva libros precisos, es más fácil proyectar su crecimiento. La información financiera precisa también simplificará la valoración empresarial. Y al mantener libros precisos, es más probable que impresiones a los inversores y acreedores.
- Pagar impuestos correctos. Calcular los impuestos comerciales correctos podría volverse difícil si no mantienes cuentas financieras precisas. La contabilidad para nuevas empresas rastrea los ingresos, los gastos y los deducibles. Eso también hace que el cálculo y la presentación de impuestos sean mucho más fáciles de hacer.
- Mejores análisis y planificación. Cuando tienes estados financieros precisos, como balances, flujo de efectivo y estados de pérdidas y ganancias, puedes ver dónde se encuentra financieramente tu startup. También te dice dónde estás ganando dinero y te ayuda a planificar el crecimiento de tu negocio.
Cómo empezar a contabilizar un nuevo negocio
- Elige una estructura empresarial
La forma en que registres tu negocio afectará la contabilidad y los impuestos de tu startup. Debes elegir una estructura comercial que se adapte al tamaño y las necesidades de tu startup.
Incluso si optas por una empresa unipersonal, deberás mantener separadas tus finanzas personales y comerciales. Por lo tanto, asegúrate de abrir una cuenta bancaria comercial al comienzo de tu negocio. Todas tus transacciones comerciales deben pasar por esta cuenta, mientras que los gastos personales idealmente deben pasar por tus cuentas bancarias personales.
- Elige un método de contabilidad
Si bien esto puede sonar extraño, no existe una sola forma de llevar la contabilidad. En realidad, existen múltiples tipos diferentes de contabilidad, cada uno de los cuales se adapta mejor a diferentes propósitos.
Algunas empresas contabilizan los ingresos y los gastos a medida que ocurren, lo que se denomina contabilidad de caja. En este método, marcas una transacción solo cuando gastas o recibes dinero.
Otro método común es la contabilidad de base devengada, donde registras las transacciones financieras cuando están programadas. Por ejemplo, registras un gasto cada vez que realizas un pedido en lugar de cuando lo pagas.
La contabilidad de caja funciona bien para pequeñas empresas emergentes con transacciones en efectivo y sin inventario. Por otro lado, la contabilidad de base devengada ayuda a proyectar tus ingresos y gastos para una mejor previsión comercial.
- Elige un sistema de contabilidad
Puedes administrar tu contabilidad inicial a través de diferentes sistemas: manual, automatizado o a través de un sistema de gestión (ERP).
El sistema manual requiere que anotes todos los ingresos y gastos en un libro u hoja de cálculo. Es útil para pequeñas empresas con transacciones financieras limitadas.
Sin embargo, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas utilizan un sistema automatizado. Un sistema de contabilidad automatizado es una herramienta conectada a tu cuenta bancaria comercial y tarjetas de crédito. Crea automáticamente un registro para cada transacción financiera y te ayuda a programas y pagar facturas, y a crear informes financieros.
Finalmente, un ERP es una herramienta integral que rastrea la adquisición de productos, la gestión de proyectos, el manejo de riesgos, el cumplimiento y la contabilidad comercial. Generalmente, las grandes empresas con múltiples departamentos utilizan un ERP.
- Haz entradas en el libro mayor
Debes asegurarte de que todas las transacciones financieras de tu empresa se registren en un libro mayor. Por ejemplo, los salarios y los pagos de facturas son gastos y debes registrarlos como transacciones de débito. Pero los pagos que recibes de tus clientes son transacciones de crédito.
Cada transacción, como ingresos, gastos, créditos y deducciones, tiene una entrada de diario correspondiente. Si estás haciendo tus cuentas manualmente, deberás ingresar estas transacciones en tu libro mayor general.
La mayoría del software de contabilidad proporciona un libro mayor online y crea automáticamente una entrada en el libro mayor cuando creas una factura o pagas una factura.
Además, asegúrate de almacenar todos los registros financieros y formularios de impuestos importantes, como:
- Facturas, recibos y facturas.
- Estados de cuentas bancarias.
- Formularios de impuestos de empleados.
- Declaraciones de impuestos anteriores.
- Concilia cuentas bancarias
También es importante comparar tus extractos bancarios con el libro mayor para asegurarte de que cada transacción bancaria tenga una entrada correspondiente en el libro mayor. Este es un proceso conocido como conciliación.
Si realizas la contabilidad manual, deberás revisar cada entrada en tu estado de cuenta bancario y cotejarlas con las entradas del libro mayor. La mayoría del software de contabilidad tiene funciones para conciliar automáticamente los extractos bancarios con las entradas del libro mayor.
De cualquier manera, comparar tu libro mayor con tus extractos bancarios y de tarjetas de crédito es crucial porque:
- Te ayuda a detectar fraudes, como cheques duplicados o cambiados, retiros bancarios no autorizados y depósitos faltantes.
- Descubres errores por parte del banco, como un error en el monto del depósito.
- Detectas cualquier error de entrada de datos en tu libro mayor.
- Prepara tus estados financieros
Los estados financieros te brindan una idea sobre la situación financiera actual de tu startup y te ayudan a planificar en consecuencia. También contienen información crítica para los inversores y otras partes interesadas clave en tu negocio.
Algunos estados financieros que debes preparar como parte de tu contabilidad inicial incluyen:
- Hoja de balance.
- Estado de resultados.
- Declaración de ganancias y pérdidas.
Nuevamente, si usas un software de contabilidad, crearás automáticamente estos estados financieros a partir de tus entradas del libro mayor.
