Ahora que pasamos más tiempo que nunca en casa con nuestros ordenadores, es un buen momento para repasar la etiqueta de los webinars.
Los webinars brindan a las marcas la oportunidad de conectarse directamente con sus audiencias. Por otro lado, los consumidores pueden aumentar sus conocimientos sobre un tema. Son beneficiosos para todos cuando se realizan correctamente, pero no todos los seminarios web se desarrollan sin problemas.
Hay situaciones en las que el presentador llega tarde o los asistentes se divierten demasiado en la sala de chat, lo que no es exactamente la mejor experiencia para ninguna de las partes.
Entonces, descubramos cómo los presentadores y asistentes pueden contribuir a webinars más productivos.
Consejos de etiqueta para presentadores de webinars
Establece el tono.
Cada formato de webinar es diferente. Por ejemplo, algunos se basan en educación, y el presentador solo interactúa con la audiencia para hacer preguntas. En otros casos, el escenario es más interactivo.
Dicho esto, hazle saber a tu audiencia lo que esperas de ellos desde el principio.
Envía un correo electrónico de recordatorio a tus asistentes unos días antes del webinar e incluye una sección sobre las pautas. Asegúrate de responder las siguientes preguntas:
- ¿Se espera que los asistentes tengan sus cámaras y micrófonos encendidos o apagados?
- ¿Se fomenta la participación? Si es así, ¿cómo?
- ¿Hay algún trabajo de preparación?
También puedes recordar estas instrucciones a tus asistentes al comienzo del webinar, a medida que las personas inician sesión.
Presenta lo que se espera.
Imagina que pides un bistec en un restaurante y, en cambio, obtienes una porción de pollo. Ese trozo de pollo puede estar delicioso, pero no importará porque no es lo que pediste.
Cumplir con las expectativas es muy importante cuando se intenta ganar la confianza de tu audiencia. Para los webinars, hay pocas cosas más frustrantes que anticipar una presentación sobre una cosa y obtener algo completamente diferente. Cambiar de marcha puede causar confusión y provocar altas tasas de abandono y baja participación.
Además, cada tipo de webinar tiene un propósito y está dirigido a una audiencia única. Por ejemplo, es probable que los asistentes al taller no tengan las mismas intenciones que los asistentes a las demostraciones de productos.
Con esto en mente, resiste la tentación de convertir tu webinar en una oportunidad promocional (o cualquier otra cosa) si no está en la agenda.
Haz una ronda de práctica.
Las dificultades técnicas son un fastidio. Interrumpen el flujo de la presentación y pueden ser difíciles de solventar. Una forma de prevenirlas es practicando de antemano.
Primero, familiarízate con la plataforma de alojamiento que utilizarás. Aprende dónde están las funciones clave, por ejemplo, cómo:
- Compartir tu pantalla.
- Reproducir clips de audio y/o vídeo.
- Destacar a los asistentes y ajustar tu configuración de audio/vídeo.
Puedes considerar tener un moderador que te ayudará durante su presentación para monitorear la sala de chat y ayudar a avanzar.
Una vez que te sientas seguro al navegar por la plataforma, haz una prueba de la presentación de principio a fin. Hacerlo te permitirá saber cuánto tiempo dedicar a cada sección para cumplir con el programa.
Lee las preguntas y respuestas en voz alta.
Cuando asistes a una presentación en persona, normalmente no hay juego de adivinanzas cuando alguien hace una pregunta porque puedes ver quién la hace. Online, las cosas funcionan de manera diferente.
Dependiendo de la plataforma de alojamiento que utilices, es probable que tengas una función de preguntas y respuestas que permita a los asistentes hacer preguntas directamente al anfitrión. Esto significa que los demás asistentes no sabrán quién hizo una pregunta y cuál fue la pregunta.
Siempre debes repetir las preguntas en voz alta antes de responderlas, para que la audiencia comprenda el contexto de la respuesta. Mantén el nombre del asistente que te ha formulado la pregunta en el anonimato a menos que haya solicitado lo contrario.
Haz que el webinar sea accesible.
Los webinars pueden ser excelentes fuentes de información, pero pueden carecer de las funciones de accesibilidad necesarias para llegar a todas las audiencias, incluidas las personas con problemas de audición y con discapacidad visual.
Empieza por revisar tus plataformas de alojamiento. Las aplicaciones como Zoom y Google Hangouts tienen funciones integradas de transcripción y subtítulos en vivo. También puedes enviar a tus asistentes las diapositivas de la presentación con anticipación, lo que facilita que los hablantes no nativos se familiaricen con el contenido.
Graba la sesión.
Al organizar un webinar, es posible que solo un porcentaje de tus inscritos asista a la sesión en vivo. Debido a conflictos de programación, muchas personas confían en las grabaciones de vídeo para revisar las sesiones que se perdieron.
Si bien no es absolutamente necesario, es una excelente manera de brindar valor a los usuarios que están interesados en tu marca pero que no pueden asistir a las sesiones en vivo. Puedes limitar el acceso a la grabación durante una semana o dos después de la sesión en vivo y agregar una contraseña para acceder a la grabación para mayor seguridad.
Consejos de etiqueta para los asistentes a webinars
Sé puntual.
Los webinars suelen seguir agendas estrictas, lo que significa que hay muy poco espacio para ponerse al día si se ha perdido una parte de la presentación.
Para aprovechar al máximo el webinar, asegúrate de llegar a tiempo. Por lo general, hay un período de gracia de uno a tres minutos para que los asistentes inicien sesión en la plataforma de alojamiento.
Para ir a lo seguro, únete al webinar unos minutos antes en caso de que tengas problemas para iniciar sesión. Esto te dará tiempo suficiente para comunicarte con el organizador del webinar en busca de ayuda. También puedes configurar recordatorios en los días previos al webinar para asegurarte de estar listo cuando comience el evento.
Charla para amplificar, no para distraer.
En un webinar piensa en la sala de chat como en un aula de clases. Excepto que, en este caso, no puedes susurrarle a la persona que está a tu lado. Todo lo que digas debe ser lo suficientemente claro y acorde para que todos en la sala puedan escucharte y participar. Con eso en mente, tu contribución debe ser solo para amplificar lo que dice el presentador.
Como regla general, si no está en línea con la presentación, deja el comentario fuera de la sala de chat.
No interrumpas.
Las interrupciones pueden desviar al presentador. Interrumpen su proceso de pensamiento y puede llevarle un segundo volver a la normalidad, sin importar lo experimentado que sea.
Como cortesía profesional, solo debes hablar si el presentador te ha dado la palabra.
En su lugar, espera una llamada a la acción. El presentador puede tener una diapositiva dedicada para preguntas y comentarios, o puede preguntar en voz alta si alguien tiene algo que agregar.
Evita la autopromoción.
La autopromoción durante el webinar de otra persona es como apagar las velas de cumpleaños de otra persona, es de mal gusto.
Si se te solicita, es apropiado mencionar tu marca en lo que respecta al contenido de la presentación. Lo que debes evitar es intentar dirigir a otros asistentes a tu marca a través de tu sitio web y enlaces sociales u otras estrategias.
Si sigues estos sencillos pasos, puedes ayudar a crear una experiencia de webinar más positiva que todos disfruten.
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