En el lugar de trabajo, cada empleado puede tener sus propias tareas y objetivos, pero juntos, todos trabajan hacia el mismo objetivo final. Pero con tantas personas diferentes trabajando juntas, es probable que haya cierta fricción sobre cómo implementar mejor las ideas y estrategias. La clave para ayudar a tu equipo a tener éxito es la comunicación.
La comunicación es un esfuerzo de colaboración, y todos pueden trabajar en sus habilidades de comunicación. Mientras que algunos trabajadores pueden ser tímidos y no compartir sus ideas brillantes, otros miembros del equipo pueden tener dificultades para ver o comprender diferentes puntos de vista.
No importa dónde te encuentres con tus habilidades de comunicación; puedes mejorarlas con cinco pasos simples, lo que te permitirá tener un equipo más colaborativo y productivo.
Cómo mejorar las habilidades de comunicación en el lugar de trabajo
Mejorar las habilidades de comunicación en el lugar de trabajo puede involucrar muchos elementos diferentes. Ya sea para ser un mejor oyente o mejorar tu comunicación, hay varias maneras de comunicarte de manera más efectiva. Aquí hay cinco maneras fáciles de comenzar a mejorar tus habilidades de comunicación.
Sé un oyente activo
¿Estás realmente escuchando a los miembros de tu equipo? Si estás garabateando en una reunión, escribiendo correos electrónicos durante una llamada de Zoom o interrumpiendo con tus propias ideas o soluciones, no estás escuchando activamente. Afortunadamente, hay muchas maneras de mejorar tus habilidades de escucha para asegurarte de que tus compañeros de trabajo se sientan escuchados:
- Haz contacto visual cuando los demás estén hablando.
- Evita las distracciones. Puedes tomar notas, pero no garabatear, enviar correos electrónicos ni escribir mensajes de texto cuando alguien está tratando de hablar contigo.
- Presta atención al tono y lenguaje corporal de la otra persona.
- Retén tus pensamientos hasta que la persona haya terminado de hablar por completo. Cuando sea tu turno, responde apropiadamente y refleja la información que acaba de compartir contigo para mostrar tu atención.
- Asiente y sonríe según corresponda mientras la otra persona habla.
- No planees qué decir a continuación en tu cabeza. Puedes perderse lo que dice la otra persona.
- Guarda juicios y opiniones para ti mismo. Evita sacar conclusiones apresuradas y, en cambio, deja que la persona comparta todo lo que tiene que decir.
- Una vez que la persona haya terminado de hablar, haz preguntas para aclarar cualquier punto sobre el que no estés seguro.
Celebra reuniones efectivas
Si simplemente comienzas a agregar reuniones al calendario cada dos días, probablemente tendrás muchos empleados quejándose. Mejorar la comunicación no significa organizar más reuniones. El truco consiste en organizar reuniones eficientes y significativas.
- Primero, determina qué reuniones son necesarias y en qué casos sería mejor un correo electrónico. Perder el tiempo en reuniones improductivas deja a los empleados con menos tiempo y energía para completar sus tareas esenciales.
- Crear esquemas para cada reunión. Esto ayuda a mantener a todos enfocados en el tema, y puedes volver al esquema cada vez que la conversación comienza a desviarse.
- Invita solo a las personas que realmente necesitan asistir a la reunión. Si bien la comunicación en toda la empresa es importante, es contraproducente invitar a una reunión a personas que no necesitan estar ahí. Si hay algunos puntos que pertenecen a alguien, pero no es necesario que esa persona esté en la reunión todo el tiempo, invítala a asistir y comienza con esos puntos para que pueda marcharse al terminar y proseguir con sus tareas.
- Abandona la reunión con elementos de acción definidos. Esto ayuda a que la reunión valga la pena.
- Realiza un seguimiento con el equipo después de la reunión. Envía notas sobre lo que se cubrió en la reunión y finaliza con los elementos de acción que se esperan del equipo.
Explique el por qué
Cuando le pidas a un empleado que comience a investigar para un nuevo proyecto o descargue informes, intenta explicar por qué le estás pidiendo que haga la tarea. Puedes pedirle a un empleado que descargue informes de algo en lo que trabajó el mes pasado.
Sin ninguna explicación, el empleado puede preocuparse de que su desempeño haya sido deficiente y esté en problemas cuando en realidad solo deseas aplicar los números a una nueva iniciativa de la empresa en la que estás trabajando.
Independientemente de la tarea y el motivo, comparte por qué estás pidiendo ciertas cosas. Esto también puede ayudar a evitar malentendidos y problemas de comunicación entre el equipo.
Comunícate con los empleados
Incluso si tienes una política de puertas abiertas que invita a los empleados a que te digan lo que piensan en cualquier momento, no todos aprovecharán esta línea de comunicación abierta. Algunos empleados pueden sentirse nerviosos por compartir sus pensamientos o prefieren guardárselos para sí mismos.
Organiza reuniones individuales periódicamente, tal vez una vez al mes o al trimestre, para comunicarte con cada miembro del equipo. Pregúntales sobre el progreso de sus tareas, verifica si se sienten abrumados e invítalos a compartir sus ideas y metas.
Solicita comentarios
La comunicación es una calle de doble sentido. Además de liderar reuniones productivas y consultar con los empleados sobre sus tareas y el progreso del proyecto, también debes recibir comentarios sobre tu propio desempeño y el de la empresa en su conjunto.
Esto puede suceder durante reuniones individuales u ofrecer encuestas periódicas para que los empleados completen. Ofrece una opción para enviar comentarios de forma anónima también, lo que puede ayudar a algunos empleados a sentirse más cómodos al hablar.
Cuando recibas retroalimentación, no la dejes de lado y te olvides de ella. Haz un plan de acción para trabajar en mejorar tus propias debilidades. Si recibes comentarios que se aplican a la empresa, asegúrate de compartir esa información también con tu gerencia.
Opciones adicionales para mejorar las habilidades de comunicación
Si bien estos cinco pasos son un excelente lugar para comenzar, existen otras formas de mejorar las habilidades de comunicación en el lugar de trabajo. Utiliza tecnología, como Google Chat o Slack, para crear canales de comunicación.
Si usas una aplicación u otras herramientas de comunicación, considera aplicar límites cuando esas líneas estén abiertas. Los mensajes constantes a las 10 de la noche sobre un proyecto de trabajo pueden hacer que muchos empleados se sientan agotados si nunca pueden desconectarse del modo de trabajo.
Pregunta también a tus compañeros de trabajo sobre sus preferencias de comunicación. Seguramente habrá ocasiones en las que debas tener una reunión para todos, pero ten en cuenta las preferencias de comunicación cuando necesites comunicarte con solo una o dos personas. Algunas personas retienen mejor la información cuando pueden leerla en un correo electrónico, mientras que otras prefieren hablar de sus ideas en persona.
Cuando estés estableciendo una comunicación efectiva entre tu equipo, asegúrate de incluir a todos. Por supuesto, solo debes incluir a las personas en un correo electrónico cuando sea relevante para ellos, pero en una comunicación global, incluye a todos, incluso si no están en tu sección de la oficina o incluso en la misma ciudad, en tus políticas de comunicación.
Finalmente, considera establecer una política de puertas abiertas para permitir que los empleados pasen por tu oficina para discutir inquietudes o pensamientos en cualquier momento.
Beneficios de fuertes habilidades de comunicación
Los beneficios de mejorar tus habilidades de comunicación son aparentemente infinitos. Cuando todos se sienten escuchados, hay menos posibilidades de enfrentamientos tensos. Además, tu equipo pasará menos tiempo solucionando malentendidos que sucedieron porque una persona no estaba escuchando activamente o alguien más estaba interrumpiendo una reunión. Eso significa una mayor productividad y más tiempo dedicado a tareas significativas.
Cuando tu equipo se comunica de manera efectiva en todos los ámbitos, es probable que también mejore la experiencia del cliente. Los empleados pueden satisfacer las necesidades de los clientes de manera más eficiente cuando pueden superar los desafíos juntos, y pueden asegurarse de que haya errores de comunicación mínimos que hagan que las tareas se pierdan.
Mejores habilidades de comunicación significan que cada empleado se siente escuchado y más cómodo compartiendo sus ideas. Eso significa que tu equipo puede proponer más ideas, lo que ayudará a tu empresa a establecer y alcanzar nuevos objetivos.
La comunicación es clave en el lugar de trabajo
Tu equipo es tan fuerte como lo son sus habilidades de comunicación. Tomarte el tiempo para utilizar herramientas de comunicación, revisar comentarios, establecer agendas de reuniones y realizar sesiones individuales con los empleados dará como resultado una mayor participación y productividad de los empleados en todos los ámbitos.
La comunicación funciona en ambos sentidos, así que asegúrate de trabajar en tus propias habilidades de comunicación y ayuda a tu equipo a mejorar su comunicación. Al final, tu empresa será mucho mejor.
Me interesa
- Los mejores tips de comunicación asertiva
- Comunicación no verbal: secretos para ofrecer tu mejor tarjeta de visita
- 4 formas de mejorar tu escritura y comunicación
- 10 habilidades de comunicación que son cruciales para el éxito de ventas
- 7 claves sobre comunicación para emprendedores
