Reuniones: Eliminar, reducir y agilizar

9 trucos para gestionar reuniones que pueden ayudarte a recuperar horas cada semana

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Actualizado 18 | 05 | 2020 07:00

Bien ejecutadas, las reuniones proporcionan una estructura excelente para trabajar, tomar decisiones y hacer avanzar los proyectos.

Si se realizan de manera incorrecta, las reuniones evitan que te concentres en tus prioridades más importantes y son una completa pérdida de tiempo.

A continuación, te mostramos nueve trucos que pueden ayudarte a recuperar horas cada semana al eliminar, reducir y agilizar tu tiempo de reunión.

Eliminar

  • No programes reuniones: la respuesta a cada problema o para avanzar en cada proyecto no es programar una reunión. Puedes establecer un diagrama de flujo para ayudarte a pensar en tus opciones, pero la conclusión es que si puedes lograr tus propósitos de una manera asíncrona, que requiera menos tiempo, como un correo electrónico, deberías hacerlo.
  • No asistas a reuniones: no tienes que aceptar todas las invitaciones a reuniones que recibas. Acude a las reuniones en las que tengas algo para contribuir o aprender, o a las que quieras estar cuando se tomen decisiones. Rechaza las reuniones en las que planeas prestar solo la mitad de la atención y no tengas nada que añadir que otros asistentes no puedan brindar.
  • No aceptes reuniones: si alguien que no conoces te envía un correo electrónico y te pregunta si estás libre hoy o mañana para hablar, no está haciendo la pregunta correcta. La pregunta detrás de la pregunta es por qué esa persona quiere reunirse contigo. Por lo tanto, solicita que te envíe material escrito para que lo veas primero. Entonces, si crees que una reunión es necesaria, la programarás.

Reducir

  • Reduce la frecuencia: no todas las reuniones deben ser semanales. De hecho, algunas son más efectivas si a las personas les das un lapso de tiempo mayor entre reuniones para obtener tracción antes de reunirse nuevamente. Cuestiona la frecuencia de todas tus reuniones y luego intenta reducirlas a la frecuencia que necesites para mantenerte en el camino y nada más. Para algunos, eso podría significar reunirse cada dos semanas. A otros, les puede bastar una reunión mensual.
  • Reduce la duración: aunque el valor predeterminado en muchas agendas es de reuniones de una hora, no es necesario que establezcas de manera predeterminada esa configuración. Tu valor predeterminado podría ser de 30 o 45 minutos. Ofrece el rango de tiempo que te parezca suficiente. Si tienes dificultades con las personas que no respetan la hora de finalización de la reunión, puedes comenzar las reuniones diciendo algo como “Tengo otra reunión a las 4 p.m.” Y luego, unos 10 minutos antes de las 4 p.m. puedes decir: “Tengo que irme en unos 10 minutos, ¿hay algo más que necesites de mí antes de terminar?”.
  • Reduce las reuniones informales: las reuniones informales pueden ser valiosas pero también pueden ser abrumadoras cuando ocupan el tiempo limitado que tienes entre reuniones programadas. Para reducir las visitas inesperadas puedes crear un espacio físico para reuniones, utilizar una sala de conferencias, cerrar la puerta de tu oficina o trabajar de forma remota. O, dependiendo de tu función, puedes establecer “horas de oficina”, donde invites a tu personal a aparecer en ciertos momentos del día en lugar de en cualquier momento durante todo el día.

Agilizar

  • Ten una agenda: asegúrate de que toda reunión queda ubicada en tu agenda, con su propósito y lo que esperas lograr con ella. Para reuniones formales, es aconsejable tener un orden del día impreso para todos los asistentes. Para las reuniones menos formales, puedes comenzar comentando los puntos clave que se van a tratar, y dejar para el final los pasos a seguir hasta la próxima reunión.
  • Ten un moderador: para reuniones más grandes, reuniones complejas o reuniones históricamente improductivas, es probable que necesites designar un moderador. El moderador de la reunión puede explicar los temas que se van a tratar, mantener la conversación fluyendo en la dirección correcta, tomar notas para distribuir después y asegurarse de que todos tengan claros los próximos pasos al final de la reunión. Esto ayuda a garantizar que las reuniones cumplan sus propósitos y que los asistentes tengan suficiente documentación para un seguimiento constructivo.
  • Ten una salida: puedes establecer la expectativa de tiempo verbalmente (como apuntamos anteriormente) para reducir la duración de la reunión. Intenta programar tus reuniones de tal manera que tengas un motivo real para dar por finalizada una reunión. Esto podría significar programar reuniones consecutivas o programar algo en lo que tú u otra persona que asista tengáis que marcharos para algo específico, como coger un avión. Tener un punto final real puede garantizar que la reunión esté enfocada.

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