Dirigir un equipo remoto puede ayudarte a ahorrar dinero en espacio de oficina, reducir el tiempo perdido en los desplazamientos y permitir que todos trabajen desde la comodidad de su propia casa. Puedes aumentar infinitamente tu grupo potencial de reclutamiento y hacerlo competitivo en áreas donde antes tendrías dificultades para mantenerte a flote.
Todo esto tiene un precio. El espacio de trabajo tradicional existía por una razón. Poder supervisar personalmente a tu equipo tiene sus ventajas. Obtienes más control, más conocimiento (y supervisión) e inspirar lealtad es mucho más fácil.
Se necesitaría mucho trabajo para compensar todo esto cuando se dirige un equipo remoto. Afortunadamente, el hecho de que sea difícil no significa que sea imposible.
Cómo gestionar equipos remotos de manera más eficiente
- Empieza por elegir la plataforma de gestión de proyectos adecuada
Lo primero que necesitas es la plataforma de gestión de proyectos adecuada. Este es tu principal centro de trabajo. Ahora bien, diríamos que se trata de una herramienta sin la cual un equipo remoto moderno no puede funcionar, pero la verdad es que ni siquiera los equipos presenciales pueden hacerlo en la actualidad.
En primer lugar, es una plataforma que te ayuda a asignar las tareas de todos y elevar la transparencia de los procesos comerciales. Suele haber una representación gráfica de todas las tareas, plazos y progreso. Esto significa que si necesitas saber algo rudimentario, ya no tendrás que molestar a la gente; puedes simplemente echar un vistazo a la hoja o página de proyecto (según la plataforma).
Otra cosa que debes entender es la importancia de estandarizar tu comunicación. Agilizar el proceso de trabajo es importante. Si hay algún documento que presentar, debe hacerse a través de esta plataforma y en la página correcta.
Por último, con la plataforma de gestión de proyectos adecuada, te resultará más fácil restringir el acceso a varios miembros del personal. Si bien esto puede no parecer agradable, es necesario. Mantener todo según sea necesario reduce la posibilidad de cometer un error masivo y mantiene tu IP segura.
- Piensa en las integraciones
Otra cosa que debes tener en cuenta es que todas las herramientas que utilices deben integrarse en un sistema mucho más grande. Por lo tanto, sea cual sea la herramienta que elijas, ya sea una herramienta de comunicación, un ERP o un CRM, debes considerar cómo funciona con otras plataformas.
Por ejemplo, al adquirir un CRM, solo deseas lo mejor del mercado. Sin embargo, en esta búsqueda, también buscas algo que se ajuste a todas las demás herramientas que estás utilizando.
La razón principal por la que esto es muy importante es la escalabilidad. Cuanto antes configures esto, mejor. Es decir, a menos que planees volver a capacitación e insistir en que tu equipo inicie un nuevo proceso de incorporación tan pronto como introduzcas una nueva herramienta, esto es esencial. Con un buen plan de integración, todo lo que tienes que hacer es pedirles que presencien una presentación rápida o vean un breve tutorial.
También es importante que mantengas todo centralizado y disponible bajo demanda. Claro, esto es simple mientras que tu equipo es pequeño. Es decir, puedes organizar un equipo de cuatro personas como mejor consideres. Puedes comunicarte a través de mensajes directos de Instagram, compartir archivos a través de Dropbox y realizar conferencias telefónicas a través de Skype, Google Meets o Zoom. Sin embargo, ¿qué sucede cuando tu equipo crece?
Cuanto antes resuelvas esto, mejor.
Lo más importante es que buscas optimizar tus procesos y estandarizar el flujo de trabajo mientras el tamaño de tu equipo y la carga de trabajo siguen siendo manejables.
- Elaborar una política de seguridad sólida
El mayor desafío de administrar un equipo remoto es el hecho de que todos usan sus propios dispositivos, no tienes idea de qué redes están usando y ni siquiera sabes quién está al otro lado de la línea.
En una oficina, las personas utilizan los terminales y las redes seguras de la empresa.
Para garantizar este nivel de seguridad en la oficina moderna, en realidad sólo hay tres cosas que puedes hacer:
– Establece una política de seguridad clara: con una política de seguridad permitirás que todos sepan lo que se supone que deben hacer y lo que nunca deben hacer. Esto puede implicar una política BYOD, una política de trabajo remoto, una política de contraseñas seguras, etc.
– Proporciona formación y recursos: lo siguiente que debes hacer es concienciar y formar a tu equipo en materia de ciberseguridad. De esta manera, sabrán cómo protegerse a sí mismos y a tu marca en un entorno digital.
– Restringir el acceso: por último, debes mantener el flujo de información según sea necesario. Las plataformas de gestión de proyectos pueden hacer que esto sea aún más fácil al permitirte elegir quién tiene acceso a qué proyectos.
Estos métodos son más efectivos de lo que crees. Incluso muchas oficinas que insisten en la presencia en persona insisten en estas prácticas y políticas. Lo que hay que recordar es que el mundo digital ofrece una capa adicional de protección. Cada acción en estas plataformas deja una huella digital, lo que hace que este rastro sea mucho más fácil de seguir.
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