Saber cómo comunicarte con los trabajadores, gerentes y clientes es vital para el éxito de tu negocio. Esto es especialmente cierto a medida que la fuerza laboral se vuelve virtual y las empresas pueden tener trabajadores repartidos por todo el mundo.
Para mantener una fuerza laboral productiva, capacita a tus gerentes y trabajadores en comunicación colaborativa, lo que puede mejorar la alineación, la productividad y la satisfacción en el lugar de trabajo.
Qué es la comunicación colaborativa
La comunicación colaborativa involucra a dos o más personas que trabajan juntas y requiere una comunicación fluida (en persona o virtualmente) para discutir ideas y temas. El objetivo es crear un entorno en el que todos los miembros del grupo puedan compartir y recibir información fácilmente unos de otros para completar una tarea o un objetivo.
Se utiliza mejor en escenarios en los que un grupo necesita un contacto continuo para aprovechar la experiencia de los demás sobre un tema.
Por ejemplo, los equipos de marketing, productos y ventas tienen perspectivas únicas de la marca, el producto y la experiencia del cliente que los convierte en excelentes contribuyentes para la planificación de una nueva estrategia de marca.
Entonces, abren un grupo de Slack para permitir debates abiertos a lo largo del día para compartir información sobre investigación de la competencia, investigación de mercado, noticias relevantes e ideas para guiar la planificación y ejecución de la estrategia de marca.
Lo que hace que la comunicación colaborativa sea única es que hace hincapié en compartir conocimientos y responsabilidades entre todos: sin colaboración, no se alcanzaría el proyecto, la tarea o la meta.
Los comentarios de todos tienen peso en la toma de decisiones. Otros métodos de comunicación son solo eso: una forma de enviar información, pero no requieren un ir y venir constante para completar una tarea.
La comunicación colaborativa en los negocios
La comunicación colaborativa puede mejorar el rendimiento de una empresa y tener un impacto positivo en las relaciones con las partes interesadas internas y externas.
Comunicación colaborativa interna
La comunicación colaborativa interna es cuando las personas dentro de una empresa trabajan juntas y comparten sus opiniones, ideas y experiencia para completar una tarea o alcanzar un objetivo común.
La adopción de métodos de comunicación colaborativos en tu empresa puede mejorar la eficiencia, la productividad y la creatividad de tus equipos. Empodera a tu gente para obtener conocimientos y experiencia unos de otros, para que puedan tomar mejores decisiones y obtener mejores resultados en sus tareas diarias.
La comunicación colaborativa reduce o elimina los obstáculos y mejora la motivación y la confianza. Alrededor de las tres cuartas partes de los empleados consideran que la colaboración y el trabajo en equipo son esenciales.
Además, muestra a los trabajadores que te preocupas por su éxito. Un Informe sobre el estado de la empatía en el lugar de trabajo de 2020 revela que el 76% de los empleados siente que una empresa empática puede inspirar y motivar a los trabajadores. Cuando se hace bien, elimina las barreras jerárquicas, mejora los procesos de trabajo y agiliza los equipos distribuidos/híbridos/remotos.
Las empresas pueden fomentar la comunicación colaborativa al:
- Organizar reuniones virtuales de intercambio de ideas para dar voz a todos.
- Crear un foro donde los empleados puedan hacer preguntas sobre las políticas, la cultura y las iniciativas de la empresa.
- Crear una base de datos de conocimiento donde los equipos puedan compartir información y aprender unos de otros.
- Fomentar las reuniones entre equipos y crear canales de chat para que sea más fácil llegar a las personas de toda la organización.
Comunicación colaborativa externa
La comunicación colaborativa externa es cuando las personas dentro de una empresa trabajan con personas fuera de la empresa para compartir opiniones, puntos de vista y conocimientos para completar una tarea o un objetivo.
Por ejemplo, una tienda de ropa online puede asociarse con múltiples embajadores de marca o influencers para promocionar sus productos. Entonces, la compañía crea un foro online donde los embajadores elegidos pueden comunicarse con la marca y entre ellos sobre ideas para próximos lanzamientos.
La conexión del embajador con la base de clientes de la marca significa que tendrá información sobre cómo llegar a ellos de manera efectiva.
Otro ejemplo es una compañía financiera que crea una herramienta para ayudar a los clientes a realizar un seguimiento de los gastos comerciales que solicita la ayuda de los clientes actuales. La empresa proporciona una cuenta de demostración gratuita a 20 clientes y abre un canal de Slack.
En este canal, la empresa y los clientes discuten problemas e ideas para mejorar el diseño y la funcionalidad del producto antes de su lanzamiento.
El uso de clientes actuales significa que la empresa obtendrá información de las personas a las que se dirige, lo que aumenta las probabilidades de atraer a más compradores en el futuro.
Habilidades de comunicación colaborativa
Es posible que la comunicación constante no sea algo natural para todos. Para perfeccionar tus habilidades de comunicación colaborativa, intenta trabajar en los siguientes conjuntos de habilidades:
- Escucha activa: escuchar lo que alguien dice mientras participas activamente en la conversación. La escucha activa implica comprender, parafrasear, resumir, hacer preguntas aclaratorias y ofrecer sugerencias.
- Etiqueta de comunicación: saber cómo interactuar con los demás para fomentar relaciones positivas. Esto incluye conocer los diferentes dialectos y tonos utilizados en la conversación.
- Pensamiento organizado: organizar tus pensamientos, ideas y datos, y presentarlos en un formato fácilmente comprensible.
- Confianza: tener el coraje de defender tus ideas y creencias sin dejar de considerar los pensamientos de los demás.
- Empatía: ponerte en el lugar del otro y ver las cosas desde su perspectiva. La empatía permite una mejor resolución de problemas y una comprensión más profunda de las diferentes perspectivas del grupo.
- Negociación: llegar a acuerdos con las partes interesadas y gestionar con éxito los conflictos de manera respetuosa, útil y productiva. Las negociaciones pueden crear un entendimiento compartido entre el grupo y acercarlos al resultado deseado.
- Formación de equipos: crear una visión compartida entre las partes interesadas y un entorno de confianza que inspire la cooperación entre los miembros del equipo.
- Pensamiento crítico: analizar situaciones y encontrar soluciones basadas en hechos y lógica. Esta habilidad es crucial durante las conversaciones importantes, ya que ayuda a todos a mantenerse enfocados mientras consideran diferentes perspectivas.
- Creatividad: pensar fuera de la caja y generar ideas innovadoras que satisfagan las necesidades del equipo. Permite que todos expresen sus ideas y pensamientos durante conversaciones colaborativas, para que el equipo pueda encontrar soluciones únicas.
- Construcción de relaciones: generar confianza y relación con los demás, comprender cómo piensan las diferentes personas y conectarte con ellas de manera significativa. También incluye manejar los conflictos pacíficamente y acercar al grupo.
- Resiliencia: manejar el estrés y volver más fuerte que antes. La resiliencia te permite mantenerte enfocado en tus objetivos mientras enfrentas contratiempos.
- Liderazgo: saber cultivar la confianza, fomentar la participación y garantizar que todos se mantengan motivados. Siendo un líder fuerte te aseguras de que todos los aspectos de la conversación sigan siendo productivos, mientras encuentras formas de ayudar a cada persona a comprender los puntos de vista de los demás.
Directrices para la comunicación colaborativa
Si bien compartir información es fundamental en el lugar de trabajo, hay una formas correctas de hacerlo.
Por ejemplo, los empleados afirman que el 41% de la información que reciben no es relevante para su función. Esto significa que las empresas envían comunicaciones comerciales en masa en lugar de segmentarlas a aquellos que las encontrarán más útiles.
Resumen con las mejores prácticas para hacer que la comunicación colaborativa sea más efectiva:
- Fomenta la participación de todos los miembros del equipo solicitando la opinión de todos (ten cuidado con los introvertidos que prefieren enviar comentarios después).
- Establece expectativas y objetivos claros, y asigna roles para la colaboración (quién estará involucrado y guiará la colaboración).
- Sé abierto y honesto acerca de ideas, opiniones y desacuerdos.
- Reconocer y respetar las contribuciones de cada miembro del equipo.
- Fomenta la escucha activa y elimina distracciones como notificaciones y fondos ruidosos (si estás en videollamada).
- Asume la responsabilidad de los errores y céntrate en las soluciones.
- Proporciona y acepta críticas constructivas.
- Evita suposiciones y busca aclaraciones cuando sea necesario.
- Ejerce la empatía con todos los miembros del equipo.
- Evita la sobrecarga de información (y el envío de información irrelevante).
- Acepta conflictos creativos para mostrar a los equipos cómo criticar en un entorno abierto y seguro.
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