Expertos de Steelcase han analizado qué necesitan los trabajadores en la nueva era de trabajo híbrido y cómo los lugares donde las personas trabajan pueden ser una parte fundamental de la estrategia de una organización.
A través de cerca de 5.000 encuestas realizadas a empleados y directivos de 11 países, una de las principales conclusiones que se extraen es que las personas a las que les gusta trabajar desde su oficina están mucho más comprometidas y conectadas con la cultura de su empresa, y son más productivas y menos propensas a marcharse.
En concreto, las personas a las que les gusta trabajar desde su oficina son un 33% más participativas, están un 30% más conectadas con la cultura, son un 9% más productivas y tienen un 20% menos de posibilidades de marcharse. Esta última cifra aumenta hasta el 25% en el caso de España.
El estudio también pone de manifiesto que en todos los países participantes existen más trabajadores que afirman preferir trabajar desde casa antes que desde la oficina. En el caso de España, la cifra alcanza el 42%, un 25% no tiene ninguna preferencia -lo cual supone una oportunidad importante para que las organizaciones cambien sus percepciones mejorando la experiencia de la oficina-, y un 32% sí prefiere acudir a la oficina.
Así, el reto está en que las organizaciones puedan mejorar la experiencia de la oficina, cambiar las percepciones de las personas que no tienen preferencia y ganarse a algunas de las personas que actualmente prefieren sus casas, para obtener un retorno de la inversión en términos de mayor compromiso, productividad, conexión con la organización y retención de trabajadores.
Los trabajadores demandan espacios privados
Aprovechar el espacio de trabajo para ayudar a construir relaciones es, sin lugar a dudas, fundamental para crear una cultura sólida y ayudar a las personas a desarrollar un necesario sentido de pertenencia. Pero la oficina debe hacer mucho más. Las personas pasan más tiempo que nunca realizando videollamadas, lo que ha cambiado radicalmente la forma de trabajar. Está claro que la plataforma tecnológica es solo parte de la solución: las personas también necesitan espacios diseñados para permitir esta nueva forma de trabajo.
En este sentido, lo que más valoran ahora mismo las personas en la oficina a nivel global son los espacios de colaboración híbrida, los enclaves unipersonales para reuniones híbridas o la privacidad. En el caso de España, también destacan los espacios de colaboración híbrida (70%) y la privacidad (64%).
Además, preguntados por cuáles son los elementos más importantes que debe proporcionar el lugar de trabajo y que son difíciles de conseguir cuando se trabaja desde casa, los españoles mencionan por encima del resto de países el contar con espacios que favorecen la ergonomía. Asimismo, destacan la capacidad de colaborar con otros de forma eficaz y el incremento del sentido de pertenencia al equipo.
Igualmente, el estudio también detalla dónde prefiere la gente realizar los distintos tipos de trabajo. En esta línea, cabe destacar que los españoles prefieren principalmente realizar las tareas de concentración y desconexión desde su casa, mientras que para la colaboración y la socialización eligen la oficina.
Esto supone un problema, ya que esta no es la forma en que tiene lugar el trabajo. Las semanas no se dividen claramente en días de colaboración y días de trabajo concentrado: las personas realizan trabajo grupal e individual a lo largo del día. Por tanto, la solución pasa por contar con espacios colaborativos, que sean flexibles para poder adaptar el espacio a las necesidades del día a día, ya sea la colaboración entre equipos o tiempo individual de concentración.
“Lo que las personas quieren en realidad es sentirse valoradas y sentir que forman parte de su organización. En este sentido, la oficina puede ser un vehículo para transmitir valores y crear una comunidad en el trabajo de la que las personas se sientan parte. El espacio de trabajo es el lenguaje corporal de una organización y dice mucho sobre la cultura y lo que es importante para los líderes empresariales”, explica Alejandro Pociña, presidente de Steelcase en España.
Un espacio propio dentro de la oficina
Un aspecto importante que se desprende del estudio es que las personas están dispuestas a cambiar los días de trabajo remoto por tener un espacio de trabajo propio en la oficina. Al mismo tiempo que quieren la autonomía y la flexibilidad del trabajo híbrido, las personas también buscan tener opciones y control y un sentido de pertenencia.
En este sentido, las organizaciones están dando respuesta al deseo de flexibilidad y privacidad de las personas ofreciendo una gama de opciones de trabajo híbridas, que pueden brindar un nivel de autonomía que muchas personas no habían experimentado antes de la pandemia: el 42% nunca había trabajado desde casa y el 20% lo había hecho de manera ocasional. Pero las opciones de trabajo híbrido por sí solas no abordan las necesidades generales de los trabajadores. De hecho, las personas están dispuestas a cambiar los días de trabajo remoto por una mayor privacidad, confort y control dentro de la oficina.
A medida que las organizaciones van adoptando el trabajo híbrido, están tomando decisiones acerca del espacio en función de niveles de ocupación reducidos. Una de esas decisiones es pasar a contar con más mesas sin asignar para ofrecer flexibilidad. A nivel mundial, el 15% de los trabajadores de grandes organizaciones (de más de 10.000 trabajadores) han perdido su puesto asignado; y de manera general, independientemente del tamaño de la organización, el 10% de los trabajadores ha perdido su puesto asignado, en comparación con antes de la pandemia. En el caso de España, la cifra se sitúa en el 13 y 8% respectivamente.
En este sentido, los espacios deberían cambiar del mismo modo que lo hacen las políticas para adaptarse al deseo del trabajo híbrido. Si los directivos pretenden que las personas vuelvan a las oficinas, el lugar de trabajo deberá ser atractivo para ellas y brindarles espacios y servicios aún mejores que los que tienen actualmente en sus casas.
La nueva oficina: un vecindario híbrido
Como muestra esta investigación, el 87% de las personas pasarán tiempo en la oficina, pero trabajarán de una manera distinta a como lo hacían antes de la pandemia. Lo que más les importa a los trabajadores ha cambiado y la forma en que se realiza el trabajo también. Así, las organizaciones pueden crear vecindarios diversos en su espacio de trabajo como una forma tangible de comunicar sus valores y cambiar su cultura.
Este tipo de vecindarios incluyen varios tipos de espacios interconectados que admiten una combinación de usos. Así, se plantean 4 tipos de espacios:
- Espacios individuales que se asignan a una persona o se comparten entre el equipo
- Espacios de colaboración para interacciones en persona y virtuales que respaldan las diferentes formas de trabajo en grupo
- Lugares con la privacidad adecuada para el trabajo individual o para estar en soledad y recargar las pilas
- Áreas para reunirse, socializar y aprender con los compañeros de equipo
Estos vecindarios híbridos satisfacen las nuevas formas de trabajo y las expectativas cuando están basados en tres objetivos de diseño clave.
- La equidad: crear una experiencia más equitativa e inclusiva para todos los participantes presenciales, con un objetivo de diseño que elimine la brecha entre los trabajadores remotos y los presenciales.
- El compromiso: diseñar entornos para albergar una variedad de experiencias que ayuden a las personas a participar plenamente, concentrarse en profundidad y a aumentar el flujo de trabajo durante más tiempo.
- La facilidad: diseño de una variedad de espacios intuitivos virtuales y físicos.
“Cuando el espacio de trabajo se concibe como una comunidad compuesta por diversos vecindarios, se ayuda a las personas creando un sentido de pertenencia y mayores niveles de confianza entre los miembros del equipo; más opciones y control de su experiencia de trabajo general y un mayor acceso equitativo a lugares privados”, añade Pociña.
Además, también ayuda a las organizaciones a atraer a las personas a la oficina, a aumentar el compromiso y la productividad, aumentar la resiliencia y a crear una conexión con la cultura de la empresa que ayude a retener a los trabajadores.
