Es sabido que una de las obligaciones legales que deben cumplir las sociedades cada año es la de legalización de sus libros en el Registro Mercantil.
El Código de Comercio impone con carácter general a todo empresario el deber de llevar una contabilidad ordenada y a las sociedades, además, la de llevar un libro de actas que recojan los acuerdos de las juntas generales y de los órganos colegiados de las mismas, debiendo legalizarse los libros correspondientes de llevanza obligatoria en el Registro Mercantil de su domicilio.
Además de estos libros, los empresarios pueden llevar voluntariamente cualesquiera otros en el ámbito de su actividad mercantil.
Tipos de libros a legalizar
Los diferentes tipos de libros susceptibles de legalización aparecen contemplados en Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 12 de febrero de 2015. Son los siguientes:
Diario; Inventario y cuentas anuales; Balances de comprobación (sumas y saldos); Inventario; Balances; Memoria; Mayor; Libro de Pérdidas y Ganancias; IVA; Facturas Emitidas; Facturas Recibidas; Detalle del Diario; Registro de Acciones Nominativas; Registro de Socios; Libro de Actas; Libro de Detalle de Actas; Libro de Actas del Consejo; Libro de Detalle de Actas del Consejo; Libro-Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal. La relación de posibles libros legalizables concluye con un apartado genérico de “Otros”, expresivo de la libertad de llevanza de los libros que se consideren precisos.
¿Para qué sirve la legalización de los libros?
Si hacemos esta pregunta por cualquier buscador de Internet, se contesta de modo muy sencillo y certero que la legalización de los libros es una forma de “precintar” la contabilidad, para evitar que se pueda modificar en el futuro, una vez cerrado el ejercicio.
Tiene, de ese modo, la finalidad de dar certeza al contenido de los libros que obligatoriamente debe llevar la sociedad, asegurando la imposibilidad de cambios en los mismos con posterioridad a su legalización. Esto supone una importante garantía, tanto frente a terceros como para los propios socios, especialmente los minoritarios, que no tienen normalmente intervención alguna en la llevanza y custodia de los libros.
¿Cómo se realiza la legalización, para que cumpla su finalidad?
Tradicionalmente, la legalización se hacía de forma artesanal. Los libros debían estar encuadernados y se sellaban todas las hojas o bien se individualizaban mediante cortes en los bordes, a modo de código de barras que asegurara su identidad, y se describía resumidamente el contenido del libro en la diligencia de legalización firmada por el registrador mercantil.
La llamada Ley de Emprendedores de 2013 informatizó el procedimiento de legalización, de modo que los libros pasaron a tener obligatoriamente un formato electrónico. Ahora, la legalización se hace telemáticamente, sin necesidad de presentación física en el Registro. Frente a los libros tradicionales, lo que se legaliza ahora son los archivos informáticos correspondientes de los libros, que quedan identificados por una huella digital obtenida con un algoritmo de función resumen que asegura su inmutabilidad. Cualquier alteración posterior, aunque fuera una simple coma o cambio de una letra, modificaría esa huella digital y así se pondría de manifiesto que se ha rectificado el contenido del archivo que se legalizó.
El contenido de los archivos legalizados no queda archivado ni es accesible en el Registro Mercantil
Es frecuente pensarque el Registro Mercantil tiene una enorme fuente de información a través de los libros legalizados, pero esta idea es falsa. En la antigua legalización de los libros encuadernados, éstos, una vez diligenciados, volvían a manos de la sociedad. En el Registro Mercantil quedaba exclusivamente la constancia de su legalización. Con el actual sistema de legalización informática ocurre exactamente lo mismo. El Registro se limita a comprobar la corrección informática de los archivos presentados y el cumplimiento de las normas de legalización en cuanto a tipos de archivo y contenido y, acreditado dicho cumplimiento, procede a su legalización, generando el algoritmo correspondiente. La única información que queda en el registro es la del número y tipo de libros que se han legalizado y el ejercicio al que corresponden, así como la huella digital correspondiente. Esta garantía de confidencialidad o secreto para la sociedad, como única tenedora de los archivos legalizados, puede extenderse sin dificultad a todo el proceso de legalización por medio del cifrado o encriptación voluntaria de los archivos que se presentan a legalizar, del modo que se regula expresamente en la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 1 de julio de 2015. El cifrado hace imposible ver su contenido concreto en el registro una vez presentados, por lo que la confidencialidad, privacidad y protección de datos personales quedan perfectamente garantizadas.
Grabaciones de juntas telemáticas y su legalización
Un tema de máxima actualidad es el de la grabación completa de lo ocurrido en las juntas generales que se celebran totalmente de forma telemática. Los medios actuales permiten con facilidad grabarlas íntegramente en archivos audiovisuales que, directamente como actas o como detalle de las actas, no habría ningún problema en legalizar, dando así la máxima garantía a su contenido, ya que se aseguraría absolutamente su inmutabilidad, que no puede garantizarse por ningún otro procedimiento.
Con este punto resurgen ahora de nuevo, sin motivo, las dudas y suspicacias que se plantearon en su momento sobre el conocimiento y la constancia en el Registro Mercantil del contenido de tales archivos de juntas. De nuevo hay que insistir en la idea, antes expuesta, de la falta de constancia en el Registro y, en consecuencia, de la imposibilidad de acceso a través del mismo al contenido de las actas de junta, no solo cuando se trata de archivos de texto, sino también cuando se trata detales archivos audiovisuales de las juntas. La posibilidad, muy utilizada en la práctica, de su cifrado o encriptación hace imposible el acceso en todo caso por ninguna persona ajena a la sociedad desde la generación y encriptado del fichero a legalizar, y en el Registro solo queda constancia del libro legalizado, del ejercicio a que se refiere y de la huella digital generada en el proceso de legalización.
La legalización de estos archivos audiovisuales comprensivos de la grabación de las juntas no está prevista en la regulación actual, pero sería el medio más idóneo de asegurar su conservación por la sociedad con una garantía absoluta de confidencialidad y, más importante aún, con una garantía total de integridad del contenido original grabado, por la imposibilidad de alteración. Subiríamos un peldaño más en la seguridad del tráfico y sin incremento alguno, además, en el coste de la legalización. Desde el punto de vista técnico es, por otra parte, sumamente sencillo incorporarlo al sistema actual.
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