Comprender cómo y cuándo asignar la responsabilidad a los demás es esencial para mantener un alto grado de productividad, tanto a nivel personal como organizacional.
Saber cómo delegar también es esencial para un liderazgo efectivo.
Para aprender a delegar es necesario construir un equipo cohesionado y eficaz que pueda cumplir con los plazos. Además, saber cuándo y cómo delegar el trabajo reducirá tu carga de trabajo, lo que mejorará tu bienestar en el trabajo y aumentará tu satisfacción laboral. Desafortunadamente, muchos líderes no están seguros de cómo delegar adecuadamente o dudan en hacerlo.
En esta guía, descubrirás qué implica realmente la delegación, cómo beneficia a tu equipo y cómo delegar tareas con éxito.
La importancia de la delegación
Un líder eficaz sabe cómo delegar. Cuando delegas parte de tu trabajo, liberas tu tiempo y logras más cosas a diario. La delegación efectiva también promueve la productividad dentro de un equipo, aprovechando las habilidades existentes de sus miembros y permitiéndoles desarrollar nuevos conocimientos y competencias a lo largo del camino. El resultado es un equipo más flexible, que puede compartir roles cuando surge la necesidad.
Cuando estás dispuesto a delegar, promueves una atmósfera de confianza y seguridad. Tus acciones envían una señal clara: como líder, confías en tus subordinados para lograr los resultados deseados. Como resultado, llegarán a pensar en ti como un líder simpático y eficiente, que respeta sus habilidades y necesidades.
La delegación no se trata de mandar órdenes y esperar a que tu personal lo haga. El trabajo de un gerente es obtener lo mejor de quienes están bajo su supervisión y, al hacerlo, maximizar la productividad y los beneficios.
La delegación cuidadosa ayuda a identificar y capitalizar las fortalezas y debilidades únicas de los miembros del equipo. La delegación también aumenta el compromiso de los empleados, ya que demuestra que los gerentes están interesados en aprovechar sus talentos.
El miedo a delegar
La delegación aumenta la productividad, pero no todos los gerentes están dispuestos o pueden delegar. ¿Por qué? Aquí hay algunas razones comunes:
- Pueden sentir la idea de que alguien más pueda obtener el prestigio de un proyecto.
- Pueden estar dispuestos a delegar en principio, pero temen que su equipo no pueda manejar un mayor grado de responsabilidad.
- Pueden sospechar que su personal ya está sobrecargado de trabajo y se sienten reacios a aumentar su carga.
- Pueden sospechar que es más simple y rápido simplemente hacer una tarea ellos mismos.
- No les gusta la idea de dejar de lado las tareas que disfrutan hacer.
- Temen que si delegan responsabilidades, su propio jefe concluirá que no pueden manejar su carga de trabajo.
Delegación vs. Asignación
La mayoría de las personas piensan que la delegación y la asignación son sinónimos, pero hay una distinción importante que hacer entre las dos.
Cuando se asigna una tarea, simplemente se está instruyendo a un subordinado para llevar a cabo una acción específica. Le dices qué hacer y lo hace, es así de simple. Por otro lado, la delegación implica transferir parte de tu propio trabajo a otra persona. No solo reciben un conjunto de instrucciones. Más bien, se los ubica en un rol que les exige tomar decisiones y rendir cuentas por los resultados.
Entonces, ¿cuál es la mejor manera de delegar el trabajo para que puedas combatir el miedo a la delegación, crear un equipo eficiente y trabajar más rápido?
Guía de cómo delegar trabajo de manera efectiva
1. Saber cuándo delegar
Al comprender cuánto control necesitas para mantenerte sobre una situación, puedes determinar la mejor estrategia para empoderar a los trabajadores. Hay varios niveles de delegación, que ofrecen a los trabajadores diferentes grados de responsabilidad.
La delegación ocurre a lo largo de todo un proceso. El nivel más bajo de delegación ocurre cuando le dices a otras personas qué hacer. Eso ofrece pocas oportunidades para que los empleados prueben nuevos enfoques. La forma más poderosa de delegación ocurre cuando puedes ceder la mayor parte de tu control sobre el proyecto al empleado.
Saber cómo delegar trabajo lo ayuda a comprender cómo conectar a las personas con tareas que hacen el mejor uso de sus talentos. Cuando se realiza correctamente, garantiza que obtendrá el mejor resultado final.
Cuando decidas cómo delegar el trabajo, formula las siguientes preguntas:
- ¿Tienes que estar a cargo de esta tarea, o alguien más puede lograrlo?
- ¿Requiere esto que tu atención sea necesaria?
- ¿Este trabajo ayudará a un empleado a desarrollar sus habilidades?
- ¿Tienes tiempo para enseñarle a alguien cómo hacer ese trabajo?
- ¿Esperas que las tareas de esta naturaleza vuelvan a ocurrir en el futuro?
2. Identificar a la mejor persona para el trabajo
Tienes que pasar la antorcha al miembro correcto del equipo para que la delegación funcione. Tu objetivo es crear una situación en la que tú, tu empresa y el empleado tengan una experiencia positiva.
Piensa en las habilidades de los miembros del equipo, su disposición a aprender y sus estilos e intereses de trabajo. Podrán llevar a cabo la tarea de manera más efectiva si son capaces y están interesados. Cuando sea posible, brinda a un empleado la oportunidad de actuar de acuerdo con sus puntos fuertes.
Los trabajadores inexpertos pueden necesitar más orientación que los veteranos experimentados. Si no tienes tiempo para encarrilar al nuevo empleado para la tarea, es justo no delegar en ellos.
También debes considerar cuán ocupados están tus empleados. Lo último que deseas hacer es abrumar a alguien al darle demasiadas responsabilidades.
3. Convencer para obtener el compromiso del trabajador
Después de que hayas encontrado a la persona adecuada para el trabajo, aún tienes que hacer que asuma la nueva responsabilidad. Hazle saber por qué lo has elegido para el trabajo. Cuando les demuestras a otros que apoyas su crecimiento, construyes una cultura de confianza. Los empleados que ven las tareas delegadas como oportunidades tienen más probabilidades de implicarse en el resultado.
Cuando trabajes con empleados más nuevos, expresa tu disposición a brindar apoyo y retroalimentación continuos. Para empleados experimentados, ten sus pensamientos y experiencias en cuenta.
4. Ser claro y específico sobre el trabajo
Es fundamental explicarles a los empleados por qué el proyecto es necesario, qué esperas de ellos y cuándo. Si saben lo qué esperas, será más probable que cumplan con los requisitos.
Al establecer expectativas claras, los ayudas a planificar cómo llevar a cabo la tarea. Configura los hitos del proyecto para que puedas verificar el progreso sin necesidad de la microgestión. Si tu empleado tiene problemas para cumplir un hito, todavía queda tiempo para corregir el rumbo antes de que venza el plazo final.
5. Apoyar a los empleados
Para ver los mejores resultados posibles de la delegación, tus subordinados necesitan recursos y tu apoyo. Conéctalos con capacitación y materiales para desarrollar habilidades que todavía no tienen. Puedes adelantarte para que los recursos estén disponibles, lo que ahorrará tiempo al hacer el trabajo.
A veces los empleados necesitan ayuda para ver lo que están haciendo bien y cómo pueden mejorar. Dar y recibir comentarios es una parte esencial de la delegación. Esta es también una buena forma de supervisar las tareas delegadas como líder. Si bien puedes realizar un seguimiento del progreso de las tareas, no estás microgestionando a los empleados.
A lo largo del proyecto, pregunta periódicamente a tus empleados si necesitan ayuda o aclaraciones. Deja claro que confías en que hagan el trabajo y desea crear un espacio para que hagan preguntas y ofrezcan comentarios. Esta retroalimentación te ayudará a refinar la forma en que delegas el trabajo.
6. Demuestra tu aprecio
Durante los controles periódicos, reconoce las ganancias que hayas visto en el proyecto hasta el momento. Reconoce que tus empleados están progresando hacia el objetivo. El principio de progreso establece qué importante es celebrar los pequeños éxitos o avances para mantener a los empleados motivados. Los trabajadores serán más efectivos y estarán más implicados si saben que notas sus esfuerzos.
Reconocer a los empleados cuando les va bien los ayuda a comprender la calidad del trabajo que esperas. Los hace más propensos a querer trabajar de nuevo contigo en futuros proyectos.
Poniendo la delegación en práctica
Ahora que sabes lo que significa la delegación y las técnicas para delegar el trabajo de manera eficiente, te encuentras en una excelente posición para optimizar tus tareas y aumentar la productividad de tu equipo.
Delegar es otorgar autonomía y autoridad a otra persona, aligerando así tu propia carga de trabajo y construyendo un equipo completo y bien utilizado.
La delegación puede parecer complicada o atemorizante, pero se vuelve mucho más fácil con el tiempo. Comienza poco a poco, delegando un par de decisiones a los miembros de tu equipo durante la próxima semana o dentro de dos.
