La tecnología nos permite estar constantemente disponibles, pero la conectividad 24/7 no es saludable para nadie

3 consejos para utilizar el correo electrónico de forma adecuada en tiempos de COVID-19

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Actualizado 01 | 06 | 2020 10:38

Correo electrónico

A medida que millones de personas pasan los días de trabajo combinando reuniones de vídeo, las clases online de los niños, el cuidado de mascotas, etc., establecer límites es fundamental. Trabajar desde casa durante la pandemia del COVID-19 requiere flexibilidad.

Además, al trabajar desde casa, muchos factores quedan fuera de nuestro control. Pero hay una cosa que sí podemos controlar: cómo enviamos correos electrónicos.

Como líder, ejecutivo o empresario, debes dejar de enviar correos electrónicos fuera del horario laboral. Incluso si no esperas una respuesta rápida, tus empleados están desesperados por ser buenos jugadores de equipo, particularmente en este momento. Quieren demostrar su valía. Y es fácil pensar: “Es solo un correo electrónico rápido. No es gran cosa”. Pero la realidad es que un correo electrónico nunca es “solo” un correo electrónico.

Más allá de la interrupción cognitiva del cambio de contexto, un correo electrónico es una solicitud disfrazada de mensaje. Cada correo requiere una acción correspondiente, incluso si es simplemente leer y absorber el contenido.

El correo electrónico también consume mucho tiempo. El profesional promedio gasta 4,1 horas cada día respondiendo a correos electrónicos de trabajo. Incluso si no registras media jornada de trabajo enraizado en tu bandeja de entrada, el correo electrónico puede ocupar una parte desproporcionada de tiempo.

Como la estratega de marketing Dorie Clark escribe en Harvard Business Review, “independientemente de cuánto tiempo pasase en el correo electrónico, parecía que siempre estaba estresada por los mensajes no respondidos en mi bandeja de entrada”.

Clark no es la única en sentirse así. Un fenómeno llamado efecto Zeigarnik señala por qué el correo electrónico no leído puede perseguir nuestros días e incluso nuestros sueños. A fines de la década de 1920, la psicóloga Bluma Zeigarnik descubrió que las tareas incompletas crean tensión psíquica. Pueden llevarnos a reflexionar sobre una actividad inacabada, independientemente de su importancia relativa, hasta que se resuelva.

Como líder, estás a cargo de guiar la cultura de tu empresa, de arriba a abajo. Cuando la vida y el trabajo se mezclan en casa, puedes ayudar a tus empleados estableciendo límites para mantenerlos enfocados, tranquilos y productivos.

Aquí hay tres formas de fomentar una cultura de correo electrónico saludable, incluso cuando el horario de todos está trastocado.

  • Ve directo al grano: Si cada correo electrónico puede considerarse una solicitud, haz un esfuerzo por aclarar lo que deseas. Este enfoque es particularmente importante para los correos electrónicos que se dirigen a un gran equipo o a toda la empresa. Usa un lenguaje conciso y termina con una lista de elementos de acción. Si la solicitud no se aplica a un destinatario, simplemente exclúyelo. Todos recibimos demasiados correos electrónicos “FYI” (Para tu información) que obstruyen nuestras bandejas de entrada. Si necesitas incluir a alguien, siempre puedes volver a incluirlo en el hilo más adelante.
  • Programa tu hora de envío: Después de trabajar desde casa durante varias semanas, es posible que abordes tu bandeja de entrada antes de que salga el sol o en una tranquila tarde de fin de semana. Todos tenemos diferentes responsabilidades y realidades diarias. Pero trata de no enviar el mensaje que redactaste a las 2 de la mañana. En su lugar, programa tu mensaje para que salga durante el horario comercial habitual. Es tu trabajo como líder proteger a los miembros del equipo que pueden enfrentar factores de estrés adicionales en sus vidas personales. En este momento, todos necesitamos salvaguardar nuestra salud mental. Durante esta crisis, el tiempo de inactividad es muy significativo. Asegúrate de que los miembros de tu equipo no se vean presionados por los correos electrónicos después del horario de trabajo.
  • Lidera con el ejemplo: Liderar con el ejemplo traerá tus nuevas políticas de correo electrónico a efecto. Ten en cuenta que tu equipo siempre está atento a cómo trabajas, y que puede estar especialmente atento en estos días. Es por eso que debes crear una política clara de correo electrónico. Escríbela, compártela y cúmplela. Asegura a los empleados que estén de baja por enfermedad o razones personales que pueden desconectarse por completo de sus ordenadores y bandejas de entrada.

La tecnología nos permite estar constantemente disponibles, pero la conectividad 24/7 no es saludable para nadie. Todos necesitan tiempo para recuperarse de los días ocupados, repletos de responsabilidades competitivas. Del mismo modo que todos intentamos protegernos mutuamente del virus, puedes apoyar a tus equipos respetando su tiempo personal. Puedes comenzar por implementar prácticas de correo electrónico saludables y manejables.

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