El email es un canal de comunicación que se utiliza en todo el mundo para mantener un diálogo abierto, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo

Cómo convertir tu correo electrónico en una herramienta productiva

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Actualizado 29 | 04 | 2020 07:00

Email productividad

Cada día tenemos más “soluciones” de comunicación, sin embargo, nos sentimos más estresados que nunca. Se habla mucho sobre el enfoque y la productividad, pero las mismas herramientas que se supone que ofrecen estos valores, parece que solo empeoran la situación.

No es casualidad que los niveles de estrés estén en su punto más alto, y nuestros períodos de atención se reduzcan. Es difícil concentremos con un montón de alertas y recordatorios disparándose en nuestros dispositivos, sin mencionar el esfuerzo por mantenernos al tanto de un montón de conversaciones que se llevan a cabo en nuestras redes sociales.

El correo electrónico, por otro lado, es simple. Es un canal de comunicación que se utiliza en todo el mundo para mantener un diálogo abierto, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo.

El problema es que aun no lo usamos correctamente. Pasamos interminables horas tratando de lidiar con una bandeja de entrada repleta de correos y luego, frustrados, recurrimos a otras aplicaciones en busca de ayuda. Esto solo alimenta el problema y rompe el flujo de trabajo.

Al mismo tiempo, con el aumento del trabajo remoto, la demanda de una comunicación y colaboración sencilla nunca ha sido tan alta. En este sentido, el correo electrónico desempeña un papel fundamental. Al aprovechar el poder de la bandeja de entrada y usarla como una herramienta para unificar todas las conversaciones y tareas, la productividad del espacio de trabajo puede transformarse radicalmente.

A continuación, te mostramos cómo volver a lo básico y hacer que el correo electrónico sea una herramienta de productividad.

Convierte el correo electrónico en tu lista de tareas

Mucha gente piensa en el correo electrónico como algo que tienen que hacer “además” de todo lo demás. Pero, si cambias esa perspectiva y piensas en el correo electrónico como una lista gigante de tareas, será el centro neurálgico de tu negocio o trabajo.

Lo primero que debes hacer es centralizar tus tareas. Del mismo modo que sería estresante tener tu lista de tareas repartida por toda tu casa, oficina o negocio, es una gran distracción tener alertas de mensajes que suenan desde diferentes canales e intentar realizar un seguimiento de las conversaciones que se llevan a cabo en cada lugar. No es necesario iniciar sesión en Skype para hablar con tu equipo para luego enviar un correo electrónico a tus clientes. Puedes hacer ambas cosas en un solo espacio, sin dividir tu atención. Enfoca todas tus conversaciones dentro de su bandeja de entrada.

En el futuro, el correo electrónico es tu herramienta favorita para todo lo que debes hacer. Es el lugar donde reunir todos los mensajes, ideas y trabajo en equipo.

Quita lo que sobra

Cuando ves demasiado, no ves nada en absoluto. Es hora de desintoxicar tu bandeja de entrada ordenándola y eliminando lo que no te sirva.

Seguro que recibes alertas cada vez que Amazon te envía uno de sus paquetes. ¿Alguna vez los has leído? ¿Qué pasa con las ediciones de documentos de Google? Generalmente, no solemos cambiar las notificaciones predeterminadas, pero una limpieza a conciencia es necesaria para hacer de tu bandeja de entrada una herramienta de trabajo útil..

Lo mismo ocurre con los boletines no deseados en los que estás suscrito. Tómate un tiempo y date de baja de ellos. Eliminar lo sobrante te permite concentrarte realmente en el trabajo importante que tienes que hacer.

Priorizar a nivel profesional

La mejor lista de tareas es la que aborda en primer lugar las tareas más importantes.

Asegúrate de que tu correo electrónico tenga una fuerte función de prioridad automática que filtre todo menos las conversaciones y mensajes esenciales. Puedes ayudarte más en este proceso si agrupas los mensajes por persona o tema, y configurando tu correo para  que los mensajes vayan directamente a esos grupos.

También vale la pena anclar tus correos electrónicos más importantes directamente en la parte superior de su bandeja de entrada, para que no puedan perderse entre nuevos mensajes. Los mensajes de baja prioridad a los que aún necesitas responder pueden posponerse para cuando tengas más tiempo, o configurarlos como un recordatorio para responder en un momento posterior.

Flexibilidad para contestar

Un atractivo del correo electrónico es que, a diferencia de la mensajería instantánea, no hay necesidad de responder de inmediato. Aprovecha al máximo la libertad de responder en cualquier momento que te vaya bien. Esta flexibilidad te permite dedicar tiempo para conversaciones prioritarias.

Al agrupar lo correos electrónicos, mensajes y tareas en un espacio de trabajo, todo es más simple y claro, y sabes de un vistazo lo que debes abordarse primero.

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