¿Cuánto tiempo crees que pasas enviando correos electrónicos cada día? ¿Y a la semana? Lo más probable es que pases más tiempo del que crees. Durante cada día de trabajo, el trabajador promedio pasa 209 minutos gestionando su correo electrónico laboral y 143 minutos revisando su correo electrónico personal. En total, suman casi 6 horas al día.
El correo electrónico es un medio de comunicación eficiente y universalmente reconocido, y por varias razones; es instantáneo, es barato y deja un registro permanente. Sin embargo, muchas personas pierden gran cantidad de tiempo debido a sus hábitos con el correo electrónico y ni si quiera son conscientes de ello.
La naturaleza insidiosa de los malos hábitos de correo electrónico
Primero, es importante comprender la naturaleza insidiosa de los malos hábitos de correo electrónico. Las malas prácticas del correo electrónico tienden a ser más destructivas que otras malas prácticas por dos razones: primero, son difíciles de notar. Nadie te llama la atención por tus hábitos de correo electrónico de la misma manera que lo harían por una mala entrada de datos o una mala venta. En segundo lugar, los malos hábitos se multiplican. Es decir, una pérdida de 30 segundos con un correo parece no ser gran cosa, pero con 120 correos electrónicos por día, eso suma una hora de tiempo perdido. Solo mediante la exploración proactiva de oportunidades para mejorar puedes identificar y eliminar estas fuentes de pérdida de tiempo.
Malos hábitos invisibles con el correo electrónico
Echemos un vistazo a algunas de las formas más costosas de perder el tiempo en el correo electrónico:
- Notificaciones y distracciones. Si recibes un correo electrónico cada pocos minutos que atrae tu atención, hipotéticamente nunca aumentarás a niveles completos de enfoque en otras tareas. Esto es problemático porque la mayoría de los trabajadores reciben notificaciones de correos electrónicos durante todo el día, y nunca se dan cuenta de lo molestas que pueden llegar a resultar. Afortunadamente, hay una solución fácil: apaga las notificaciones, siempre que sea posible, y especialmente cuando trabajes en proyectos de enfoque intensivo.
- Comprobación obsesiva. También puedes sufrir una verificación obsesiva del correo electrónico, incluso si tienes las notificaciones deshabilitadas. Por ejemplo, dejarás de hacer la tarea que estés haciendo cada pocos minutos durante la jornada laboral y fuera del trabajo para buscar nuevos mensajes. Lo más probable es que esto sea una pérdida de tiempo, sin mencionar una fuente importante de estrés. Deja este hábito designando horarios específicos para revisar tu correo electrónico, como una vez por hora o cada dos horas, según las necesidades de tu trabajo.
- Mensajes excesivamente largos. Los mensajes largos hacen perder tiempo de varias maneras. Se tardan más en escribir, son más difíciles de analizar para obtener un significado conciso e invitan a respuestas más largas. Puedes recortar el tuyo llegando al punto importante más rápido, dividiendo los párrafos, dividiendo correos electrónicos largos en múltiples mensajes cuando sea necesario y utilizando trucos organizacionales como listas con viñetas.
- Mensajes excesivamente cortos. Por el contrario, los mensajes excesivamente cortos también pueden hacerte perder el tiempo. Esto puede parecer contradictorio, ya que los mensajes más concisos tienden a tener un significado más eficiente. Sin embargo, si tus mensajes son demasiado cortos, es probable que se malinterpreten o inviten a más consultas, lo que resulta en una pérdida de tiempo innecesaria. Y si envías mensajes que no necesitan ser enviados, como «ok», estás gastando minutos innecesarios.
- Hilos que simplemente no morirán. Algunas personas no saben cuándo finalizar un hilo de correo electrónico. Con más de una docena de personas en Cc, los participantes del hilo enviarán mensajes de un lado a otro sin parar, eventualmente derivando en diferentes temas. Esto es un inconveniente no solo porque distrae y porque hace que sea más difícil analizar el hilo en general, sino también porque está creando problemas para cada persona en el hilo.
- Mala organización. ¿Cuánto tiempo te lleva buscar un correo electrónico perdido hace mucho tiempo o un archivo adjunto que juraste tener la semana pasada? Si no estás prestando mucha atención a tu organización, o si no tienes un sistema de organización establecido, te costará horas de tiempo.
- Mal uso del medio. El correo electrónico es un excelente canal de comunicación, pero es una tontería usarlo como tu único canal para comunicarte. Tiene fortalezas y debilidades, como cualquier otra vía de comunicación. Si estás tratando de resolver un problema complejo, si estás tratando de entablar un diálogo entre muchos participantes, o si estás revelando algo sensible, es mejor que hables por teléfono o en persona. Incluso utilizar el correo electrónico como punto de entrada inicial puede ser una pérdida de tiempo.
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