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No mandes un email sin hacer estas tres cosas

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Actualizado 14 | 12 | 2018 07:00

Correos electrónicos

Es posible que hayas recibido capacitación sobre cómo hacer una buena presentación o escribir una propuesta comercial exitosa, pero pocos de nosotros dedicamos tanto tiempo a aprender cómo elaborar un buen correo electrónico.

El correo electrónico es tan fácil de enviar que se ha convertido en un proceso muy automático.

Las herramientas de comunicación, como la mensajería instantánea, se agregan al lugar de trabajo. Las plataformas se utilizan para respuestas rápidas y conversaciones. El texto es inmediato y más informal, con pocas palabras o, incluso, algún emoji.

Pero el correo electrónico requiere una respuesta más elaborada y, a menudo, toma el lugar de la comunicación cara a cara.

Entonces, antes de enviar tu próximo correo electrónico, asegúrate de hacer estas tres cosas:

Espera al menos 60 segundos y léelo antes de pulsar enviar

Debido a que el correo electrónico es una herramienta rápida para usar, es tentador hacerlo sobre la marcha, pero eso a menudo conduce a malentendidos o información incompleta, lo que requiere algunos correos electrónicos más para aclarar.

El problema es que creemos que nunca tenemos suficiente tiempo. Estamos en el infierno de los correos electrónicos, y tratamos de salir borrando y respondiendo brevemente a quienes tenemos que hacerlo.

Pero deberíamos tomarnos más tiempo. Escribe tu correo electrónico y luego espera al menos 60 segundos antes de presionar enviar. Reléelo, edítalo y asegúrate de que esté claro. Busca particularmente la claridad emocional. Recuerda, son las emociones las que a menudo faltan en nuestra vida virtual, y son difíciles de entender en un correo electrónico.

Ni demasiado corto ni demasiado largo

A nadie le gusta un correo electrónico largo y confuso, pero uno que es demasiado corto también tiene problemas. Puedes olvidarte de explicar las cosas y, como resultado, crear malentendidos. Tratar de mantenerlo lo más corto posible puede ser una trampa y hacer que te sientas abrumado. La brevedad no es una virtud en sí misma, y ​​la escritura debe durar tanto como sea necesario.

Si bien el contenido puede ser largo, hay trucos para mantenerlo conciso. Saca rellenos, adverbios y adjetivos. Mantén la prosa informada y clara, y escribe de manera conversacional, revisando según sea necesario.

Comienza un correo electrónico, un párrafo y sus oraciones con lo familiar, lo antiguo, lo acordado. Luego muévete a lo desconocido, lo nuevo, lo discutible. Sólo anhelamos un poco de conocimiento extra.

Transmitiendo el tono correcto

El paso más importante para crear un buen correo electrónico es dejar clara tu intención. La pregunta más importante que debes hacer es: “¿Cómo te hace sentir lo que acabo de decir?”. Cuando hablas cara a cara, la persona obtiene más información de tus ojos o del lenguaje corporal. En el mundo virtual, todo eso se pierde.

Tendemos a sobrestimar tanto nuestra capacidad para transmitir el tono que queremos en un correo electrónico, como nuestra capacidad para juzgar los tonos de otras personas. Creemos que sabemos exactamente lo que otras personas están tratando de decir, pero estamos equivocados.

Investigaciones de la Universidad de Nueva York y de la Universidad de Chicago encontraron que las personas están atrapadas en sus propias perspectivas, captando la intención de un escritor solo el 56% de las veces.

Los investigadores encontraron esta solución: lee tus correos electrónicos en voz alta varias veces en diferentes tonos, incluidos los ofendidos, sarcásticos o enojados, antes de enviarlos. Leer un mensaje de una manera que no tenías intención hace que sea más fácil salir de tu propia perspectiva y apreciar que puede ser mal interpretado. Ese es el primer paso hacia una mejor comunicación.

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