Las empresas españolas se enfrentan actualmente a grandes retos en el área de suministro y gestión de proveedores, en todos los tipos de industrias y comercios.
El intermitente cierre de fronteras dirigido a contener la pandemia, o acontecimientos recientes como el colapso del comercio marítimo tras el encallamiento de buque Ever Given en el Canal de Suez, que mueve a diario una media de 9.500 millones de dólares, han evidenciado los riesgos directos y aumentado la preocupación de los departamentos de compras de las empresas por tener bien controlados los procesos y poder tomar mejores decisiones.
Los CPO (Chief Procurement Officer) sienten que han tenido que enfrentarse a grandes cambios en tiempo récord, hasta el punto de que un 62% ve ahora prioritario incrementar la resiliencia en la cadena de suministro tal y como señala un estudio de Capgemini.
Desde Fullstep hacen un repaso por los retos a los que se están enfrentando los Directores de Compras en torno a la gestión de proveedores.
- Analizar la complejidad de la gestión de riesgos. Es recomendable hacerlo con la aplicación lógica de un proceso de 3 fases clave: la primera, el diseño del modelo de gestión para identificar las categorías de suministro, el mapa de posibles riesgos y su nivel de criticidad en cuanto a probabilidad de ocurrencia, dificultad de detección y nivel de gravedad. En segundo lugar, la gestión operativa de este modelo. Y, por último, el control y mejora continua del proceso.
- Establecer criterios de la categorización de riesgos. Una función optimizada de compras debe establecer un sistema para identificar y gestionar adecuadamente los riesgos en toda la cadena de valor. Tener previsto un riesgo y contar con un paliativo para éste, puede suponer una enorme ventaja para la empresa frente a quienes no lo hayan hecho. “Es muy importante adelantarse. Para ello, es recomendable identificar el mapa global de riesgos según el tipo de impacto que tenga en la organización: estratégico, financiero, de coste, técnico, de calidad o nivel de servicio, innovación, normativo y sostenibilidad. Este ejercicio proactivo y su adecuada implantación con un sistema óptimo de vigilancia, incorporando tecnología al modelo para incrementar la eficiencia y seguridad, es el camino para recuperar el control de todo lo que, por ser externo a la organización, parece inabarcable”, explica Rosario Piazza, CEO de Fullstep.
- Búsqueda, selección y homologación de proveedores. Actualmente, las empresas se están basando en unos criterios de evaluación y seguimiento estrictos, además de por las implicaciones que tiene sobre la actividad por las posibles consecuencias reputacionales. Para ello, es necesario establecer un sistema de vigilancia y gestión operativa, combinación de inteligencia y eficacia, contando con la tecnología como base del sistema. El intercambio de datos y la colaboración con los proveedores es una práctica necesaria y cada vez más habitual.
- Comunicación y transparencia. Es necesario que exista una gestión de proveedores basada en la comunicación y transparencia interna y externa. Según un estudio de McKinsey de 2020, los elementos que mejor funcionan en la colaboración entre empresas y proveedores son el alineamiento estratégico y la comunicación y la confianza. “Poner el foco en las necesidades de las personas dentro y fuera de la organización, es la vía para agregar valor a todos. Es preciso contar con un proceso que fomente y garantice el trabajo en equipo de los profesionales de la empresa y con los proveedores. Solo así se alinean las acciones y la tecnología es uno de los caminos para lograrlo”.
- Composición y diversificación de la cartera. Uno de los errores más frecuentes dentro de las empresas es desconocer la ubicación de los proveedores de segundo y tercer nivel. Tener visibilidad completa del panel de suministradores es importante para minimizar el riesgo operacional y garantizar el aprovisionamiento. El siguiente paso, fruto de un análisis metódico, es establecer un plan de acción para diversificar la base de suministro, identificando fuentes alternativas en diferentes regiones. Como consecuencia los proveedores locales adquieren un papel relevante.
- Gestión de pedidos, pagos y facturas. Muchas empresas, sobre todo las de grandes compañías, cuentan con herramientas tecnológicas para la gestión de pedidos, pagos y facturas. Sin embargo, todavía existe margen de mejora, tanto por su nivel de adopción una vez implantadas las soluciones, como por la adecuada integración entre los diferentes sistemas, ya que a menudo se trabaja con módulos independientes y estancos. “Las compañías no deben retrasar la implementación de herramientas para gestionar todo el ciclo Source to Pay, para evitar errores, pérdidas de datos o incidencias a lo largo del proceso. Además, de este modo se reduce la realización de tareas manuales y repetitivas, y los tiempos asociados a estas”.
Una de las principales claves de la gestión end-to-end del proceso de suministro, se encuentra en la digitalización y automatización de los procesos. Las compañías con funciones de compras avanzadas serán las que puedan afrontar ágilmente las crisis. “Y esto pasa por ayudar a las empresas a adoptar soluciones que se apoyen en la digitalización y automatización de procesos. Se trata de un cambio impulsado a nivel europeo, y las empresas españolas deben unirse a él”.
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