Cristina de Santiago Álvarez | Socia fundadora de Arte Abogados

¿Tengo que homologar a mis proveedores?

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Actualizado 13 | 03 | 2018 07:00

Una de las preguntas que, cada vez con mayor frecuencia, se plantean las empresas es la posibilidad de homologar a sus proveedores, incluso si es necesario u obligatorio. Esta es una cuestión que ya no está reservada para las grandes empresas, si no que, para muchos, es yaun requisito previo para entablar relaciones de negocio o una forma de reducir los riesgos a los que está expuesta cualquier sociedad en razón a su actividad.

¿Por qué este cambio?

No hay un factor único, pero si parece que hay dos grandes razones que han dado lugar a este cambio empresarial:

  • Problemas derivados de la crisis. A pesar de encontrarnos en una etapa de crecimiento y recuperación, sus efectos siguen presentes. Así, muchas empresas vieron como incumplían los contratos con el cliente final porque sus proveedores se encontraban en una situación de quiebra y no podían atender de forma puntual los pedidos. Con la homologación de proveedores, en la parte de solvencia se pueden evitar problemas de este tipo.
  • La irrupción de la cultura del compliance. La Ley Orgánica 1/2015, de modificación del Código Penal, ha ratificado la necesidad de contar con programas de prevención como herramienta imprescindible que permita evitar o, en su caso atenuar, la responsabilidad penal de las personas jurídicas ya que éstas serán responsables penalmente de los delitos de los que resulten en algún modo beneficiarias.

Como veremos, el legislador penal, ha previsto que la responsabilidad penal también nazca de los delitos cometan incluso, proveedores, sobre la base de la llamada culpa in vigilando en supuestos de subcontratación o delegación de trabajos o servicios.

¿Qué ventajas tiene?

Establecer sistemas de homologación o selección de proveedores tiene indudables ventajas desde una perspectiva de la gestión empresarial. En primer lugar, garantiza el cumplimiento de los estándares de calidad que tenga la empresa y tambiénpermite ajustar los productos a las necesidades del final. Con ello, se consigue un mayor control del riesgo operacional, reputacional y, por supuesto, también penal.

En segundo, supone amedio plazo, una forma de optimizar los recursos de la empresa. Se “ahorra” mucho tiempo de los trabajadores cuando tu proveedor ya conoce tus concretas necesidades y forma de trabajar y no es necesario explicarlo, todo de nuevo, con cada pedido. También este ahorro viene en forma de relaciones estratégicas con los proveedores que permitirán, con el tiempo, flexibilizar la forma de pago o, incluso, una reducción de los precios.

¿Qué requisitos deben tenerse en cuenta?

Como cualquier cuestión relativa a la gestión interna de la empresa, depende de las necesidades que tenga y sus particularidades (en qué mercado actúe, tipo de producto, facturación, volumen…).

Está claro que un nivel de exigencia demasiado alto puede suponer un problema a la hora de contratar y el desarrollo del negocio, habrá que buscar un equilibrio. En cualquier caso y con carácter general, se suelen tener en cuenta los siguientes criterios:

  • Solvencia económica y financiera vinculando la contratación al volumen anual medio de facturación, por ejemplo.
  • Solvencia técnicasolicitando al proveedor una relación de los principales suministros o servicios de características similares.
  • Existencia de una póliza de seguro de responsabilidad civil para cubrir cualquier responsabilidad derivada de la prestación del servicio, o entrega del producto.
  • Que el proveedor cuente con Certificaciones, como podrían ser ISO 09.001 (gestión de calidad, en el ejercicio de la actividad), ISO 14.001 (gestión medioambiental). OHSAS 18.001 (gestión de seguridad y salud en el trabajo), ISO 50.001 (eficiencia energética), entre otras muchas.

Ninguno de estos requisitos es obligatorios o vinculante. Lo aconsejable es, de hecho, establecer un sistema de homologación para proveedores estratégicos por el tipo producto o por el impacto en la facturación. Como hemos dicho, establecer un sistema demasiado rígido o para la totalidad de proveedores puede suponer un problema para la gestión diaria de la empresa, por lo que deberá ajustarse a sus necesidades.

¿Afecta la homologación a los programas de compliance? ¿Es obligatorio?

Debemos partir del hecho de que las personas jurídicas podrán ser penalmente responsable de los actos que realicen terceros. Como recoge la Circular 1/2016 de la Fiscalía establece que “es suficiente que operen en el ámbito de dirección, supervisión, vigilancia o control de estas. No es necesario que se establezca una vinculación formal con la empresa a través de un contrato laboral o mercantil, quedando incluidos autónomos o trabajadores subcontratados, siempre que se hallen integrados en el perímetro de su dominio social.

Es evidente que si la empresa cuenta con un sistema de homologación de proveedores se reduce este riesgo de forma sustancial. Es habitual que, desde la perspectiva del compliance, se incluyan además cláusulas adicionales o comunicaciones en las que el proveedor conozca o se adhiera a los principios y valores de la sociedad.

Debe destacarse, para finalizar, que este tipo de políticas y comunicaciones dan un mensaje muy positivo al exterior pues muestran el compromiso de la sociedad con la legalidad vigente, el cumplimiento y la ética, por lo que es más que recomendable implementar este tipo de procedimientos en el día a día.