La mejor manera de construir relaciones comerciales es comunicarse en persona y eso se ha vuelto imposible en estos momentos de aislamiento y trabajo remoto. Pero puedes programar una llamada telefónica, en lugar de enviar un correo electrónico o mensaje de texto.
Las llamadas telefónicas son formas mucho mejores de conectarse a nivel interpersonal. No obstante, realizar una llamada puede ser el toque correcto para charlar con un amigo o familiar, pero puede llevarte a un callejón sin salida si es una llamada de negocios.
Hay una forma de tomar el control de una conversación telefónica y alcanzar tus objetivos, ya sea cerrar un negocio, convencer a tu jefe de algo o simplemente fortalecer una relación con un cliente. Al estructurar tus llamadas obtendrás los resultados que deseas.
A continuación, te mostramos una plantilla para definir las cuatro partes de una llamada bien estructurada.
- Comienza con un buen clima
Comienza tus llamadas telefónicas de negocios con algo cálido y personal. Establecer un buen clima atraerá la atención de la persona con la que estás hablando.
Supón que estás trabajando en red y organizas una llamada con un ejecutivo en una empresa con la que te gustaría trabajar. Puedes comenzar: «Gracias por atender mi llamada, especialmente porque sé lo ocupado que debes estar en estos momentos tan difíciles».
- Ten claro tu mensaje
El segundo elemento en una llamada exitosa es tu “mensaje”: la idea o argumento que deseas presentar. El liderazgo consiste en transmitir ideas cada vez que te comunicas, y tu mensaje es la idea principal. Debe estar en tu mente (o en papel) antes de hacer la llamada, y os dará a ti y a tu oyente un sentido de propósito y claridad cuando os comuniquéis.
Por ejemplo, podrías tener como mensaje para un compañero: «Te llamo porque me gustaría pedirte prestado a un miembro de tu equipo para que nos ayude a comercializar una nueva capacitación en línea».
Una razón por la cual las personas pueden no llegar a su objetivo en las llamadas telefónicas es porque pueden sentirse reacias a hacer una pregunta. Sin embargo, sin un mensaje, perderás el tiempo de la otra persona y parecerá que no sabes por qué llamas.
- Construye tu estructura
El tercer elemento de una llamada telefónica bien estructurada es el «cuerpo». Una vez que envíes tu mensaje, tendrás que ir a por él. Un enfoque común es dar dos o tres razones para la «pregunta». Si solicitas una reunión, explica los motivos por los que la solicitas. Si estás preguntando sobre un puesto en una empresa, explica brevemente algunas razones por las que crees que encajarías bien.
Otro enfoque para construir la estructura es hablar sobre las formas en que se puede implementar el «preguntar». Supón, por ejemplo, que le dices a un cliente que te gustaría avanzar con un programa de capacitación para sus líderes. Proponle dos o tres formas en las que podría ser implementado el programa. O si estás hablando con tu casero sobre la condonación del alquiler, sugiere varias opciones para pagar el alquiler a lo largo de los próximos meses.
Las «razones» y las «formas» son dos excelentes patrones para estructurar el cuerpo de tu llamada telefónica.
- Termina con una llamada a la acción
El cuarto componente de una conversación telefónica bien estructurada es una «llamada a la acción». Piénsalo de esta manera: has presentado un mensaje o una «pregunta». Has desarrollado ese punto a través de algunos argumentos de apoyo. Ahora es el momento de cerrar el trato.
Sugiere qué próximos pasos son necesarios para convertir tu mensaje en realidad. Por ejemplo, si tu solicitud es pedir prestada ayuda a otro departamento de tu empresa, sugiere que el gerente del otro departamento haga que tal miembro de su equipo se ponga en contacto contigo. Sea lo que sea que necesites para convertir tu mensaje en realidad, dilo y solicita seguimiento.
A menos que presentes una llamada a la acción, tu mensaje seguirá siendo solo eso: una «pregunta» que nunca se hace realidad. Pero con una llamada a la acción, conviertes tu mensaje en pasos procesables. Tu mensaje se convierte en una idea que se realiza.
