De todos los recursos que las empresas supervisan y asignan periódicamente, el tiempo es quizás el más importante. En el mundo de los negocios, ahorrar tiempo también puede significar ahorrar dinero, y el tiempo a menudo puede ser la diferencia entre un cliente feliz y uno enfadado o un lanzamiento exitoso y uno fallido. Esto hace que encontrar formas de ahorrar tiempo sea una prioridad para cualquier emprendedor.
A continuación, te mostramos algunos trucos de productividad que puedes implementar para ahorrar tiempo en tu empresa.
- Priorizar el uso de una matriz de Eisenhower. Implementa la Matriz de Eisenhower a la hora de gestionar proyectos o tareas puede ayudarte mucho a mejorar la productividad. Es un mecanismo de gestión de proyectos que te permite priorizar tareas enfocándote en dos factores importantes: importancia y urgencia. Es un modelo que se explica por sí mismo para implementar en una empresa y no requiere que realices una capacitación extensa para educar a tu equipo.
- Usa herramientas de gestión de proyectos para ayudar a planificar tu semana. Utiliza una herramienta de gestión de proyectos para desglosar las tareas recurrentes y basadas en proyectos para cada miembro del equipo. Requiere que cada miembro del equipo planee su semana con anticipación y verifique las tareas futuras para asegurarte de que tengas todo lo que necesitan para ejecutarlas. Este tipo de gestión disminuye la comunicación del día a día y ayuda a cumplir con los plazos.
- Fomenta el bloqueo de tiempo. El bloqueo de tiempo es la estrategia más útil para maximizar la productividad. Para usar esta táctica, anima a tu equipo a bloquear períodos de tiempo continuos que están preprogramados para tareas de alta prioridad y luego asegúrate de que se dedique tiempo a trabajar en esas tareas. Esto crea bloques de reuniones y bloques de tiempo libre, lo que permite que todos tengan un horario con períodos prolongados de tiempo ininterrumpido para concentrarse.
- Aprovecha la mensajería de vídeo asíncrona. Usa mensajes de vídeo asincrónicos para todo lo que no requiera una discusión en tiempo real. Esto elimina reuniones innecesarias, mejora la eficiencia, permite horarios flexibles y, lo que es más importante, con el tiempo, con este enfoque, irás creando una biblioteca de vídeos para capacitación y soporte que continuarán ahorrándote tiempo.
- Asegúrate de que todos tomen descansos regulares. A veces, uno puede concentrarse tanto en el trabajo que llega al punto de agotamiento, lo que puede afectar la productividad laboral. Programar micromomentos para alejarte de la rutina diaria y descansar puede ayudarte a relajarte y volver a tus tareas. Puedes alentar a los empleados a tomar descansos, especialmente en medio de plazos estrictos, para mejorar la productividad en lugar de sufrir agotamiento.
- Automatiza tareas repetitivas. La automatización de tareas repetitivas le puede ahorrar a tu equipo incontables horas. Puedes usar múltiples herramientas para eliminar las tareas repetitivas del día a día de las personas. Cosas como la publicación en redes sociales, el correo electrónico, la gestión de campañas e incluso algunos aspectos de la producción de contenido son agotadores y desalentadores, pero también absolutamente necesarios. Automatizarlos puede ser una de las mejores decisiones que tomes.
- Capacita a tus equipos con la autonomía del proyecto. Un truco de productividad que suele funcionar es empoderar a los equipos para que diseñen sus flujos de trabajo y tengan la responsabilidad de un extremo a otro de los proyectos. Por supuesto, comunica claramente tu visión, pero son los equipos los que pueden elaborar el plan de acción y las estrategias para lograr los hitos establecidos. Esto ahorra mucho tiempo ya que hay menos reuniones de estrategia y seguimiento.
- Establece metas y caminos claros. Puedes mejorar sustancialmente la productividad a nivel de empresa al establecer objetivos y caminos claros. Algunos empleados trabajan bien por su cuenta, pero otros necesitan una estructura para ser más productivos. En lugar de decir: “Quiero que tengamos 10000 seguidores en Twitter”, explica cómo quieres que el equipo logre este objetivo. Establecer caminos claros para tu equipo ahorrará tiempo y eliminará las dudas.
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