Las reuniones son un mal necesario. Los equipos resuelven problemas, mejoran su relación e innovan cuando trabajan juntos. Sin embargo, la mayoría de los ejecutivos pasan demasiado tiempo en reuniones, entre un 25-30%.
Hacer un repaso o chequeo previo antes de una reunión ayudará a tu equipo a eliminar las distracciones y recuperar el enfoque.
Los beneficios del chequeo previo
Hacer el repaso es una práctica para que un equipo abra una reunión o sesión. Cada participante comparte qué está trayendo a la mesa, antes de que comience la conversación de trabajo. Cuando todos pueden eliminar sus distracciones personales, es más fácil centrarse en hacer el trabajo que toca.
Además, así se aumenta la autoconciencia y aporta claridad sobre dónde se encuentran todos. Intencionalmente, les recuerda a los miembros del equipo el compromiso de trabajar juntos.
Así pues, este preámbulo o repaso permite a las personas que estén presentes preocuparse por lo que sucedió antes de la reunión o lo que sucederá después, manteniendo por tanto la mente ocupada. El propósito de permitir que los participantes compartan lo que sea que tengan en mente es conectarse con el ahora y el aquí. Cuando te das cuenta de lo que te distrae, es más fácil dejar de lado esas cosas y volver a pensar en la reunión.
El ritual de chequeo previo también impulsa tanto la autocomunicación como la conciencia colectiva. Al saberse dónde está el pensamiento de todos, se puede ajustar la forma en cómo se facilita la reunión, o ser más tolerante si alguien está actuando a la defensiva o está más callado de lo normal. Cuando comprendes la mentalidad de otra persona, te vuelves menos crítico sobre cómo se comporta.
Por tanto, les da voz a todos los participantes en la reunión y los equipos se benefician de esa diversidad; favoreciendo de esta forma a los que se sienten intimidados para hablar, temen ser juzgados, son introvertidos o los empleados más jóvenes, por nombrar algunos. La oportunidad de compartir alienta un espacio para que todos hablen libremente.
Asimismo, este repaso previo refuerza la confianza, pues es más fácil compartir así los puntos de vista. Compartir lo que se tiene en mente es el primer paso y alentará a otros a hacerlo también.
Un proceso paso a paso
A largo plazo, el repaso previo al empezar las reuniones se convierte en una parte fundamental de las mismas. Adoptar un nuevo proceso en el mundo corporativo es más estresante que cambiar su aspecto. Las personas tienden a rechazar y juzgar cualquier nuevo proceso que se aleje de los negocios como de costumbre. Especialmente uno que expone las emociones y hace que los ejecutivos se sientan incómodos.
Cuándo
Al comienzo de cada reunión. Recuerda incluirlo en la agenda.
Se recomienda comenzar por reuniones pequeñas, ya que es mejor ir más a fondo con grupos reducidos en lugar de tratar de cambiar a todos al mismo tiempo.
Duración
El repaso no debería llevar demasiado tiempo. Una regla puede ser la de cinco minutos como máximo, para una reunión de 8-10 participantes. Al principio, los participantes no compartirán mucho y luego será al revés (todos quieren hablar), por lo que es mejor encontrar el punto ideal entre las personas que permanecen en silencio o compartiendo de más.
Roles
Es recomendable designar un facilitador para que administre el repaso de una manera útil y oportuna. Este rol debería rotar entre los miembros del equipo. La preparación es esencial.
Todos en la sala participan independientemente de los roles (facilitadores y jefes también).
Algunas personas se sienten incómodas al compartir frente a su jefe. Es difícil, pero la rentabilidad, la confianza y la franqueza exponenciales lo vale.
El ritual
El moderador hace preguntas sobre la revisión.
Cada miembro toma un turno para responder. Podría ser en el sentido de las agujas del reloj o a medida de cuando vayan estando preparados.
El moderador dice ‘gracias’ o simplemente deja que la siguiente persona intervenga. No hay lugar para más preguntas o comentarios. La gente simplemente necesita escuchar y estar presente.
El lenguaje corporal puede interponerse rápidamente, por lo que conviene evitar poner caras extrañas o mirar para otro lado cuando alguien está exponiendo; puede ser contraproducente.
Hay que tener presente que los chequeos o repasos previos están destinados a proporcionar un espacio donde se escucha a las personas.
Preguntas
Hay tantas preguntas como equipos. Aquí hay algunas que se han demostrado muy efectivas:
- ¿Qué te llamó la atención? Esta pregunta permite a las personas enfocarse en lo que piensan. ¿Te distrae un problema personal, otra reunión o estás pensando en el partido de fútbol que se está jugando en este momento? Esta pregunta le da a las personas espacio para decidir su grado de implicación.
- ¿Qué vas a traer a esta reunión? Esta otra pregunta invita a los participantes a reflexionar sobre cómo contribuye cada individuo al equipo. Las personas pueden construir sobre cualquiera de sus áreas específicas para responder la pregunta.
- ¿Qué tipo de día has tenido hasta ahora hoy? Esta pregunta es similar a la anterior, pero se centra en el «día» en lugar de en la persona. Es más seguro, pero también crea un desapego que puede limitar el calado de los asuntos.
Agrega rondas de cierre a tus reuniones. Termina con el mismo espíritu que comenzó la sesión. Ayuda a entender dónde está el pensamiento de todos y a asegurarse de que todos salgan de la sala con claridad sobre los acuerdos y los próximos pasos. Una de las razones por las cuales la mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo es que las personas abandonan la sala sin claridad. La ronda de cierre debe abordar la idea u opinión de todos sobre cómo fue la reunión.
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