¿Tienes copias de seguridad de documentos personales importantes? Piensa en información fiscal, escrituras de inmuebles, seguros, etc. Si no las tienes, es hora de empezar a hacer copias.
Al mismo tiempo, si posees una pequeña empresa, también es fundamental tener duplicados de esos documentos. Pero no solo escanees documentos importantes para obtener más de una copia impresa. También debes digitalizarlos, para que tengas múltiples formas de protegerlos.
¿No sabes por dónde empezar? No te preocupes. A continuación, te decimos de qué 15 documentos necesitas mantener una copia digital ya.
Documentos del negocio
Es probable que muchos de los documentos de crees que algún día podrás necesitar los guardes en tu ordenador de la empresa. Una avería seria en el ordenador puede hacer que no se puedan recuperar y tengas que solicitarlos o realizarlos de nuevo. Estos son algunos documentos esenciales de los que debes conservar una copia digital:
- Licencia de apertura.
- Escritura del local de tu empresa (si eres el propietario).
- Planos del local e instalaciones eléctricas
Finanzas
Dirigir un negocio trata de trabajar y procesar los números correctos. Necesitarás ciertos documentos regularmente para procesar las nóminas, pagar impuestos y obtener préstamos. Asegúrate de mantener copias de seguridad de lo siguiente:
- Registros de impuestos anteriores.
- Información de cuentas bancarias.
- Registros financieros.
- Recibos de nóminas.
- Documentos de préstamos.
- Documentos de seguros.
Información del empleado
Si eres dueño de un negocio, es muy probable que tengas empleados. Confían en ti para almacenar su información de forma segura y tener una copia de seguridad segura en caso de que algo suceda. Asegúrate de mantener copias digitales almacenadas de forma segura de los siguientes documentos:
- Banco del empleado/información de cuenta corriente.
- Documentos de identificación personal.
- Documentación alta en Seguridad Social.
- Documentos educativos como títulos o diplomas.
- Contratos.
- Certificaciones profesionales, especialmente las tienen relación con las licencias comerciales.
¿Dónde los guardas?
Como sabes, los ordenadores pueden fallar. Los discos duros fallan, hay subidas de tensión que pueden freír tus dispositivos electrónicos y tus datos se pierden.
Peor aún, los piratas informáticos, los virus o el ransomware pueden comprometerte a ti y a tus empleados. Imagina que un hacker obtiene acceso a tu ordenador y te niega el acceso a tus datos hasta que pagues un rescate considerable. No corras ese riesgo. En su lugar, haz una copia de seguridad de tus datos con un servicio en la nube o en un disco duro externo.
