A la espera de la Orden Ministerial comprensiva de los modelos que deben utilizarse para el depósito de las cuentas anuales del ejercicio 2020, y con la finalidad de dar respuesta a las cuestiones que diariamente se nos plantean nos referiremos a los que fueron objeto de información pública en la tramitación de dicha Orden, entendiendo que los mismos, con mínimas variaciones sobre los del ejercicio 2019, serán los que probablemente se aprueben.
El artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital y el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil establecen la obligación que tienen las Sociedades Mercantiles de depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio.
Obligación general
Repasando brevemente su regulación, están obligadas a depositar sus cuentas las sociedades mercantiles de todo tipo: Anónimas, Limitadas, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, así como cualesquiera otros empresarios que estén obligados a dar publicidad a sus cuentas en virtud de una disposición legal.
Plazo
El depósito debe realizarse dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta General de la sociedad. Dado que la mayor parte de las sociedades establecen como fecha de cierre de su ejercicio el 31 de diciembre y que los administradores tienen que formular las cuentas en el plazo de tres meses desde esa fecha y presentarlas para su aprobación por la Junta General en los tres meses siguientes, en la mayor parte de los casos este plazo de depósito de las cuentas anuales vence el 30 de julio de cada año.
Formas de Presentación Cuentas Anuales
- En soporte papel
- En soporte digital, en formato ZIP en CD o DVD
- De forma telemática, que es el medio más cómodo y habitual, con firma electrónica del presentante a través de la página web del Colegio de Registradores. En este caso caben dos modalidades:
– Integral, de forma que el presentante firma y remite con su firma tanto el formato ZIP que contiene la documentación de las cuentas anuales, como el PDF que contiene la certificación que acredita la aprobación de las cuentas.
– Mixta, en la que se presenta vía sede electrónica de la página web sólo el formato ZIP con la documentación, pero se presenta presencialmente y en papel la certificación del acuerdo de aprobación de cuentas en los 15 días siguientes.
Modelos de Depósitos de Cuentas
Existen 4 modelos distintos según las circunstancias de las sociedades, en todas las lenguas oficiales existentes en España:
- Modelo Normal
- Modelo de cuentas abreviadas: Se puede utilizar cuando determinadas cifras contables no superan importes concretos y el número de trabajadores es inferior a determinados máximos.
- Modelo especial PYMES: es el utilizado por la mayor parte de las microempresas de nuestro país. Puede utilizarse cuando el total de las partidas del activo no supere los 2.800.000 euros, el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros, y el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50
- Modelo de Cuentas Consolidadas: para los grupos de sociedades, estando obligada a utilizarlo la sociedad dominante, partiendo de las cuentas individuales de las sociedades que forman el grupo y en las que se han eliminado los saldos y operaciones entre las compañías que lo integran.
A partir de 2007, con la aprobación del nuevo Plan de Contabilidad General de empresas se han ido dictando sucesivas normas y órdenes ministeriales que han adaptado la formulación de cuentas y los documentos que deben acompañarlas a la normativa vigente y también a las Directivas dela UE.
Pendientes aún de aprobación los modelos para el depósito de las cuentas del ejercicio 2020, en la próxima Orden Ministerial, de acuerdo con lo señalado en el trámite de información pública previa, se mantienen los modelos de ejercicios precedentes, con novedades mínimas, que se examinan a continuación.
Novedades para la presentación de las Cuentas correspondientes al año 2020
- CUENTAS AUDITADAS: en la solicitud de depósito de las cuentas se añade la fecha de la emisión del informe correspondiente, tipo de auditoría-voluntaria u obligatoria-realizada, y número de ROAC del auditor o sociedad auditora que ha emitido el informe. La novedad se debe a la necesidad de facilitar el control automático del pago de la tasa que debe abonarse al ICAC por este concepto.
- INFORMACIÓN NO FINANCIERA: es obligatoria para las sociedades determinadas en la Ley 11/2018 y el artículo 262.5 del Texto refundido de la Ley de sociedades de capital apunta la posibilidad de incluirla en el informe de gestión o bien elaborarla por separado. Se establece ahora la obligación de presentarla separadamente, como anexo del informe de gestión. Así se posibilita el tratamiento informático individualizado de este modelo para la elaboración de estudios económicos y estadísticos.
- HOJA DE DECLARACIÓN COVID19: su finalidad es analizar individualmente para cada empresa las repercusiones de la pandemia y la efectividad de las medidas económicas que se han adoptado para paliar estos efectos. Contempla la existencia o no ERTEs, bajas laborales por COVID, préstamos ICO, moratorias en alquileres y en préstamos… La presentación de este modelo tiene carácter excepcional y transitorio, dada la situación de pandemia que hemos vivido.
- FORMATO ESEF (European Single Electronic Format): es el nuevo Formato Electrónico Único Europeo utilizable, de momento, por las sociedades que emitan valores cotizados en un mercado regulado de la Unión Europea. La utilización de este formato deriva de la Directiva 2004/109. El Reglamento Delegado de 2018 estableció su uso obligatorio para los estados financieros elaborados a partir del 1 de enero de 2020, pero el Reglamento 2021/339 del parlamento y del Consejo Europeo han posibilitado que los estados miembros pudieran posponer esta obligación durante un año, posibilidad a la que se ha acogido el Estado Español el pasado mes de febrero, de forma que para las cuentas del ejercicio 2020 no es obligatorio el uso del formato Electrónico Único (ESEF) para las sociedades que emitan valores cotizables en un mercado europeo, pero sin perjuicio de que se pueda utilizar de forma voluntaria.
Este formato prevé un único fichero que incluirá los estados financieros, el informe de gestión y las declaraciones de responsabilidad de los responsables de la empresa. Es legible igual que una página web normal, pero con cierta información etiquetada de acuerdo con la taxonomía de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) utilizando especificaciones en línea (iXBRL) que hará que los mismos sean legibles por las máquinas, facilitando la extracción y tratamiento rápido y uniforme de determinados datos de las empresas, mejorando la comparabilidad y logrando así un uso mejor y más completo de los datos de las sociedades por parte de los inversores y analistas al utilizar las especificaciones en línea, aumentando a su vez la transparencia de los mercados de capitales de la UE.
Hoja de declaración de Titularidad Real
Esta hoja no ha sufrido modificación alguna desde su introducción en los modelos de depósito de las cuentas del ejercicio 2017.
No obstante, no queremos dejar de citarla porque constituye, sin duda, la forma más fácil y económica de cumplir la obligación legal de declarar la titularidad real de las sociedades, obligación impuesta por la normativa de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
La información objeto de esta hoja tiene un tratamiento distinto del propio de las cuentas anuales y un acceso restringido, de acuerdo con la citada normativa. Su destino es el Registro de Titularidades Reales (RETIR), a cargo de los Registradores Mercantiles y centralizado en el Colegio de Registradores, que en un futuro próximo se integrará en el Registro del Ministerio de Justicia cuya creación prevé el Real Decreto-ley 7/2021, de 27 de abril.
Me interesa
- El Registro Mercantil y su interconexión en Europa: BRIS
- Registro Mercantil: asesoramiento y conciliación empresarial
- Registro mercantil del siglo XXI: registro electrónico
- Registro Mercantil: la legalización de los libros de las empresas
- Registro Mercantil: garantía y control de legalidad empresarial
