Los líderes efectivos saben cómo delegar, una de las habilidades más importantes que deben poseer los CEOs. La delegación efectiva ayuda a todos a concentrarse en tareas de alto valor y evita horarios sobrecargados.
Si bien puede parecer fácil dividir las tareas, los líderes deben aprovechar las estrategias de delegación para aprovechar al máximo a sus equipos; les dejará más tiempo para concentrarse en proyectos de alto nivel al tiempo que otorgan mayor autonomía a sus empleados.
¿Qué es la delegación?
La delegación es la responsabilidad gerencial de asignar y compartir responsabilidades con otros. En los negocios, los gerentes de todos los niveles practican la delegación, ya que les deja más tiempo para trabajar en proyectos más importantes y les da a los empleados una mayor autonomía.
La delegación ahorra tiempo, brinda a los gerentes y sus empleados oportunidades de crecimiento y empodera a los trabajadores para aumentar su productividad. Una encuesta realizada por Gallup encontró que los directores ejecutivos con fuertes habilidades de delegación producen un 33% más de ingresos que sus contrapartes.
La delegación sólida se centra en la asignación de tareas con intención, teniendo en cuenta los deseos y necesidades de cada empleado.
Cómo delegar en el trabajo
Delegar implica saber cuándo entregar las asignaciones y quién las recibe. Los gerentes no pueden esperar trabajar en cada detalle de los proyectos de sus equipos. En su lugar, deben decidir qué tareas conservar y cuáles delegar.
Para averiguar cuándo tiene sentido delegar una tarea, pregúntate:
- ¿Esta tarea requiere experiencia que no tengo? ¿Quién en el equipo tiene las habilidades necesarias para completarla?
- ¿Esta tarea se alinea con los intereses expresados de otros miembros del equipo? ¿Puede esta tarea ayudar a un empleado a crecer en su carrera?
- ¿Esta tarea ocurrirá con regularidad (y por lo tanto tiene sentido delegarla)?
- ¿Mi equipo tiene espacio o tiempo para trabajar en más tareas?
En general, debes asumir tareas de alto valor a largo plazo mientras entregas las de menor importancia a los empleados directos.
Al seleccionar a quién asignarle una tarea, ten en cuenta la experiencia del empleado, la carga de trabajo actual y el crecimiento profesional deseado. Por ejemplo, si un subordinado directo expresó interés en un trabajo más orientado a los números, puedes asignarle tareas relacionadas con datos.
Sin embargo, no todas las tareas se alinean perfectamente con lo que quiere un empleado. Recuerda priorizar las contribuciones de tu equipo a la organización.
Cómo delegar con eficacia
Evalúa prioridades
Anota las responsabilidades de tu equipo y averigua qué es lo más importante. Puedes utilizar la Matriz de decisiones de Eisenhower, que clasifica las tareas en cuatro categorías:
– Importante.
– Urgente.
– Importante y urgente.
– No importante y no urgente.
Debes asumir tareas importantes y urgentes o delegarlas solo a trabajadores de tu confianza. Delega tareas menos importantes pero urgentes a los miembros de tu equipo para comenzar.
Para tareas importantes pero menos urgentes, planea con anticipación y averigua si puedes delegar alguna subtarea en el futuro. Renuncia a tareas que no son ni importantes ni urgentes.
Analiza las fortalezas de tu equipo
Antes de delegar tareas, analiza las fortalezas y debilidades generales de cada miembro del equipo. Uno puede tener una habilidad especial para el diseño gráfico, mientras que otro tiene éxito en la gestión de proyectos.
Conoce los entresijos de tu equipo para asegurarte de asignar tareas en las que puedan sobresalir. Repartir tareas sin prestar atención a cada individuo desmotivará a los empleados y atrofiará la productividad.
Comunícate con tu equipo
Recuerda explicar el propósito del trabajo cuando entregues las tareas. Debes cubrir:
– ¿Por qué estamos haciendo esta tarea?
– ¿A quién impactará esta tarea?
– ¿Cuándo vence esta tarea?
– ¿Cómo podemos completar esta tarea?
Tus empleados directos deben comprender el contexto detrás de tus asignaciones. Si tienen alguna pregunta o inquietud, anímalos a expresarlas. Antes de finalizar cualquier tarea, asegúrate de que tu empleado y tú estéis en la misma línea.
Proporciona oportunidades de aprendizaje
No todos los empleados tienen las habilidades necesarias para realizar una tarea. Si necesitas delegar una tarea a un empleado que carece de experiencia, ofrécele oportunidades de aprendizaje.
En lugar de microgestionar y proporcionar una guía paso a paso, bríndales herramientas, como cursos o artículos online, para que puedan aprender de forma independiente.
- Asigna tareas alineadas con objetivos profesionales
Los empleados a menudo quieren un trabajo que se alinee con sus objetivos profesionales más amplios. Al delegar tareas, considera cómo encajan en las aspiraciones profesionales de cada individuo. Por ejemplo, alguien que espera dirigir personas algún día podría ser el mentor de otro empleado.
- Empodera a tu equipo para experimentar y cometer errores
Parte de la delegación de tareas incluye que los empleados se responsabilicen por completo de sus asignaciones, fallos y todo. Sin embargo, dos de cada cinco empleados pasan casi la mitad de su tiempo en el trabajo preocupándose por no cometer errores.
Anima a tu equipo a aceptar los errores para que se sientan empoderados para asumir nuevas responsabilidades. Comunica este mensaje regularmente y comparte tus propios fallos cuando surjan.
- Mantén la mente abierta
Es probable que tengas una forma de abordar las tareas. Sin embargo, es previsible que tus empleados trabajen de manera diferente a ti. Por lo tanto, cuando les preguntes cómo abordarían las tareas, mantén la mente abierta. Puedes expresar curiosidad con respecto a su metodología, pero anímalos a trabajar en las tareas a su manera.
- Reserva tiempo para proyectos de alto valor
Delegar inherentemente libera tu horario para trabajar en proyectos más importantes. Sin embargo, puedes caer fácilmente en un ciclo de asumir más tareas de bajo valor. En cambio, mantén tu tiempo disponible para proyectos de alto valor, como la elaboración de estrategias a largo plazo, la contratación o la elaboración de presupuestos.
- Elogia a los trabajadores exitosos
Según un estudio realizado por Globoforce, elogiar regularmente a los trabajadores por su éxito los hace ocho veces más comprometidos que los empleados que reciben un reconocimiento menos frecuente.
Si un empleado completa una tarea con éxito, recuerda elogiarlo. Incluso podrías otorgar a los empleados de alto rendimiento pequeñas recompensas, como bonos.
- Pide retroalimentación
Como gerente, debes pedir comentarios a tus empleados a medida que repartes las tareas. Pregunta a tus empleados sobre su carga de trabajo y qué asignaciones disfrutan más. Si expresan una falta de interés en un proyecto específico, considera reasignarlo en el futuro.
