La ley de Sociedades de Capital (artículo 159 LSC) define la Junta General como la reunión de los socios para decidir por la mayoría legal o estatutariamente establecida, en los asuntos propios de la Junta. Todos los socios, incluso los disidentes y lo que no hayan participado en la reunión, quedan sometidos a los acuerdos de la junta general. En definitiva, la Junta General es el órgano soberano de toda sociedad.
El artículo 164 de la mencionada norma contempla que la junta general ordinaria, previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado. Consecuencia de lo anterior, los administradores tienen que aprobar las cuentas antes del 30 de junio -la mayoría de las sociedades establecen como fecha cierre de su ejercicio el 31 de diciembre-, teniendo un mes a partir de la aprobación en junta de las cuentas para su presentación en el Registro Mercantil -en la mayoría de los casos hasta el 31 de julio-.
Estando muy próxima la fecha que inicia la campaña de presentación de los depósitos de cuentas en el registro mercantil, vamos a dar respuesta de forma práctica y sencilla a todas las dudas que se pueden plantear sobre este tema a nivel general y para este año en especial.
Cuentas Anuales
Las cuentas anuales son los documentos contables que cada 12 meses recopilan la información financiera de una empresa. En determinadas empresas (ley 11/2018), sus cuentas deben incorporar un reporte específico sobre la información no financiera. Son garantía de transparencia y constituyen un medio de prueba en procedimientos administrativos y judiciales.
¿Quién aprueba las cuentas anuales y en qué plazo?
Los administradores son los obligados a formular en el plazo máximo de tres meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio social, las cuentas anuales junto con la propuesta de aplicación del resultado, y, el informe de gestión que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera antes citado. La aprobación delas cuentas anuales corresponde a los socios o accionistas mediante la junta general ordinaria convocada al efecto.
¿Dónde presentar cuentas anuales?
Las cuentas anuales se deben presentar en el Registro Mercantil que corresponda según el domicilio social de la empresa, ya sea en formato papel o bien por vía telemático. Hoy en día más de un 94% se presentan de forma telemática.
¿Qué documentos la integran?
Los documentos que la integran son: Balance de situación, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de Flujo de efectivos, la Memoria y el Informe de gestión (en su caso con el estado de información no financiera). Junto a estos documentos propios de la aprobación de cuentas, se acompañan la Hoja de Declaración Covid 19 y la Declaración de Titularidad Real. En algunos casos se exigen también otros documentos como el Informe de Auditoría, información medioambiental o documento relativo a los negocios sobre acciones o participaciones propias.
¿Qué plazo hay para la presentación de cuentas?
El depósito debe realizarse dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta General de la sociedad. Dado que la mayor parte de las sociedades establecen como fecha de cierre de su ejercicio el 31 de diciembre y que los administradores tienen que formular las cuentas en el plazo de tres meses desde esa fecha y presentarlas para su aprobación por la Junta General en los tres meses siguientes, en la mayor parte de los casos este plazo de depósito de las cuentas anuales vence el 31 de julio de cada año.
Resumiendo, los plazos habituales de presentación de las cuentas anuales cuando el cierre del ejercicio se ha establecido el 31 de diciembre son:
- Hasta el 31 de marzo: Formulación de las cuentas anuales.
- Hasta el 30 de junio: Aprobación de las cuentas anuales
- Hasta el 31 de julio: Presentación de las cuentas anuales al Registro Mercantil
¿Quiénes están obligados?
Están obligadas a depositar sus cuentas las siguientes sociedades mercantiles: Anónimas, Limitadas, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, así como cualesquiera otros empresarios que estén obligados a dar publicidad a sus cuentas en virtud de una disposición legal, por ejemplo, el empresario individual de responsabilidad limitada, entidades de crédito, empresas de servicios de inversión o de seguros.
¿Qué Modelos de Depósitos de Cuentas existen?
Existen 4 modelos distintos según las circunstancias de las sociedades, en todas las lenguas oficiales existentes en España:
- Modelo Normal
- Modelo de cuentas abreviadas
- Modelo especial Pymes
- Modelo de Cuentas Consolidadas
¿Qué formas de presentación existen?
- Con firma electrónica del presentante y desde la aplicación D2 -programa desde el que se realiza el depósito de cuentas en formato ZIP- presentaremos de forma telemática nuestras cuentas, esta es la forma recomendable más cómoda, sencilla y recomendable; o desde la página web del Colegio de Registradores.
- Existen otras opciones de presentación, actualmente muy poco utilizadas, tales como en soporte papel y en soporte digital, en formato ZIP en CD o DVD con el inconveniente de tener que desplazarse al registro mercantil correspondiente.
Novedades para la presentación de las Cuentas correspondientes al ejercicio 2021
A la espera de las Órdenes Ministeriales que publicitan los modelos que deben utilizarse para el depósito de las cuentas anuales del ejercicio 2021, y, con el ánimo de dar respuesta por parte del Colegio de Registradores a los usuarios, en base a los que fueron objeto de información pública en la tramitación de dichas Órdenes, podemos afirmar que en líneas generales estaremos ante los mismos documentos que el año pasado, por lo que se mantiene la Hoja de Declaración Covid19 y con respecto a la Hoja de Declaración de Titularidad Real se establece como novedad, la obligación de identificar al titular real aunque no haya habido modificación con respecto al ejercicio anterior.
