Probablemente tengas un plan de negocio que te ayude a crear un sistema de crecimiento y ofrecer una perspectiva financiera para el futuro. Un plan de negocio también es necesario si deseas atraer inversores o solicitar financiación. Además, puedes tener un plan estratégico que trace tu dirección para los próximos años.
Pero, ¿qué pasa con el plan operativo?
Un plan operativo es como un manual de instrucciones que detalla cómo lograrás llevar a cabo tu plan estratégico. Incluye:
- Una lista de tareas y procesos dentro de tu empresa
- Una explicación detallada de los roles y responsabilidades para ti y tus empleados.
- Una línea de tiempo para completar tus objetivos estratégicos
La diferencia entre planes operativos y planes estratégicos
Si bien es fácil confundir los planes estratégicos y operativos, funcionan de la mano y ofrecen diferentes beneficios. Por ejemplo:
- Un plan estratégico define los objetivos de una organización, mientras que un plan operativo describe lo que se debe hacer para alcanzar esos objetivos. Para crear un plan operativo, primero debe tener un plan estratégico.
- Un plan estratégico es para toda la organización, mientras que un plan operativo es departamental. Varios departamentos tienen funciones únicas para lograr los objetivos de la organización. Por ejemplo, supón que el plan estratégico es aumentar los ingresos en un 10%. En ese caso, el plan operativo del departamento de finanzas puede implicar el cálculo de los márgenes de ganancia, mientras que el departamento de marketing ejecuta campañas para aumentar las ventas.
- Un plan estratégico cubre un período determinado, generalmente cinco o diez años. Por el contrario, un plan operativo detalla las acciones para ejecutar esa estrategia en cronogramas semanales, mensuales, trimestrales o anuales. Por ejemplo, el plan del departamento de marketing podría incluir un programa de publicación semanal para las redes sociales y una revisión mensual de las métricas de participación.
Cómo un plan operativo ayuda a las empresas emergentes a sobrevivir y moverse más rápido
Las empresas emergentes pueden pensar que son demasiado pequeñas para necesitar un plan operativo y algunas justifican una planificación limitada o nula como «ser ágiles». Sin embargo, la falta de planificación es una de las principales razones por las que las nuevas empresas fracasan, según University Lab Partners.
Sin un plan, los dueños de negocios tienen que reconsiderar y priorizar los esfuerzos de la empresa a diario. Como mínimo, lleva mucho tiempo; muy a menudo, conduce a esfuerzos inconsistentes e incluso contradictorios, convirtiendo un camino en línea recta hacia los objetivos estratégicos en una línea ondulada.
Un plan operativo también puede mejorar el trabajo en equipo al delinear claramente las responsabilidades y, como resultado, la rendición de cuentas. Cada miembro del equipo comprende mejor su función y lo que se espera de ellos. Todos pueden hacer su parte y cada una de las partes trabaja hacia los objetivos estratégicos.
Un plan operativo también ayuda a identificar información aislada de otras áreas del negocio. Por ejemplo, un objetivo estratégico para aumentar los márgenes de beneficio podría, en el plan operativo, pedir al equipo de marketing que aumente el conocimiento de los productos más rentables. Esa solicitud actúa como un incentivo natural para la colaboración con los equipos de ventas o de datos, que poseen los datos sobre los márgenes para el inventario de productos.
Finalmente, un plan operativo puede mejorar la productividad. Los empleados pueden trabajar más rápido porque saben exactamente qué hacer. Las tareas que no ascienden a los objetivos operativos y estratégicos pueden eliminarse.
Un estudio de Gallup encontró que la claridad de las expectativas es una de las necesidades más básicas de los empleados y es vital para el desempeño. Sin embargo, como descubrió otra encuesta de Gallup, solo aproximadamente la mitad de los empleados saben lo que se espera de ellos en el trabajo. Un plan operativo bien redactado traduce los objetivos y las expectativas por escrito.
Cómo redactar un plan operativo que valga la pena
Para crear un plan operativo, primero necesitas un plan estratégico para identificar los objetivos y los plazos de tu organización. Cada proyecto y tarea en el plan operativo se vincula con el «por qué» de tu plan operativo.
Por ejemplo, si el objetivo estratégico es aumentar los ingresos anuales en un 40% en dos años, hay muchos proyectos (elementos del plan operativo) que podrían llevarte allí. ¿Cómo decides qué proyectos seguir?
- Mira tus datos. ¿Dónde están las mayores oportunidades?
- Habla con tu equipo. ¿Qué razones generan la mayor cantidad de no para las ventas o causan más dolores de cabeza a la atención al cliente?
- Lee sobre tu industria. ¿Dónde sugieren los estudios de la industria que las empresas dejan de ganar dinero? Por ejemplo, casi el 70% de los carritos de compras de comercio electrónico son abandonados, y los correos electrónicos de carritos abandonados tienen tasas de apertura y clics impresionantes.
Puedes identificar un conjunto diverso de proyectos potenciales para ayudarte a alcanzar tus objetivos estratégicos, tales como:
- Ejecutar una campaña de marketing en redes sociales.
- Publicar un activo descargable para fomentar los registros de correo electrónico.
- Implementar un programa de recomendación para clientes existentes
- Participar en un evento comercial de la industria
Prioriza los proyectos en función de su posible impacto en tu objetivo estratégico, luego asigna responsabilidades a los miembros del equipo, dividiendo el proyecto en tareas procesables.
En esta etapa, identifica o pregunta si los empleados necesitan recursos adicionales. Por ejemplo, ¿la persona que ejecuta la campaña en redes sociales necesitará una plataforma de automatización para programar publicaciones con anticipación o ver estadísticas acumuladas sobre la participación de las publicaciones?
Divide cada resultado en tareas individuales y asigna fechas límite. Por ejemplo, para crear una campaña en las redes sociales, el desglose puede verse así:
- El director de ventas identifica productos o servicios para promover.
- El contable proporciona un presupuesto para la campaña.
- El director de marketing escribe un informe creativo para establecer pautas de mensajería y asigna miembros del equipo para ejecutar los activos creativos.
- El redactor de contenidos escribe tres versiones de texto para probar el compromiso.
- El diseñador gráfico crea activos gráficos para la campaña.
Si eres propietario de una pequeña o mediana empresa, puedes manejar todos estos roles y responsabilidades. O, si solo tienes unos pocos empleados, una persona puede abordar múltiples funciones. El trabajo importante es dividir y asignar las tareas.
Cuando se trata de establecer plazos realistas, es útil obtener la opinión de los empleados, especialmente si una persona está trabajando en varios proyectos o en varias partes del mismo proyecto. Pero ten cuidado de no dar demasiado tiempo a los empleados. Las personas tiendes a posponer as cosas cuando tienen plazos largos, y la ley de Parkinson sugiere que «el trabajo se expande para ocupar el tiempo disponible para su finalización».
Se perderán los plazos, pero tener una fecha límite significa que lo sabrás tan pronto como una tarea no se termine a tiempo, para que puedas resolver el problema y volver a encarrilar el proyecto. Un proyecto dividido en tareas con plazos es una buena señal de que tienes un plan operativo sólido.
¿Cómo sabes si tu plan operativo está funcionando?
Una vez que tu plan operativo esté funcionando, debes registrar el impacto de tus esfuerzos a un nivel granular. Por ejemplo, si tu objetivo estratégico es hacer crecer tu base de clientes y tu plan operativo incluye una campaña de marketing por correo electrónico, algunos KPI pueden ayudar a medir el éxito:
- Tasa de apertura de correo electrónico, que refleja principalmente la fuerza de la línea de asunto
- Tasa de clics, que evalúa la eficacia del texto y la oferta.
- Tasa de conversión de la página de destino, que mide la relevancia de la página de destino.
Reunir todo, desde el plan estratégico hasta el plan operativo, los resultados, las tareas y las mediciones, puede parecer abrumador. Algunos marcos, como los OKR, pueden ayudar.
Con los OKR, los objetivos son las metas que tu empresa desea alcanzar y los resultados clave son la forma en que mides el progreso hacia esos objetivos. Puedes tener OKR para toda la empresa, departamentales e individuales, que ayudan a conectar el trabajo de los empleados con los objetivos generales.
Una mirada al pasado para evaluar tu plan operativo y perfeccionar el siguiente
Una vez que completes un proyecto, programa una reunión. Durante la reunión, recapitula el proyecto, revisa los resultados y determina qué funcionó y qué no.
Documenta la reunión para que puedas identificar las mejores prácticas y las áreas de mejora. ¿Asumiste demasiado? ¿Las tareas no se desglosaron lo suficiente? ¿Hubo una gran necesidad de un recurso faltante?
Esta información puede ayudarte a construir un mejor plan operativo la próxima vez. Puede simplemente hacer que el proceso de planificación operativa sea más eficiente. Lo que pudo haber llevado días puede llevar solo horas una vez que la gente esté familiarizada con el proceso.
¿El resultado? Un proceso que nadie tema, un plan que mantenga a todos sincronizados y la mejor oportunidad posible de alcanzar ambiciosos objetivos estratégicos.
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